根据我校多校区办公的工作特点，学校要求校内各单位在办公场所搬迁过程中，应本着对历史和现实负责的精神，在搬迁的同时必须高度重视对重要文件资料、实物材料（具体范围详见附件）的整理、保存和归档工作，以及重要办公室、重点实验室等场所拍摄照片归档工作。为此，特提出如下规定：

一、校内各单位在办公场所搬迁前，在清理文件资料、实物材料时，先参照归档参考范围（见附件）进行甄别，并及时与档案馆取得联系，由档案馆派员进行最终鉴定，对具有代表性和重要保存价值的文献、实物归入校档案馆保存，以避免在搬迁过程中因珍贵资料、实物散失而给学校造成无法弥补的损失。

二、校内国家级重点实验室、上海市重点实验室、院士办公室等场所承载着学校的辉煌，记载着学校发展的历程，是交大历史的重要部分组成。上述场所在搬迁或用途变更时，相关单位应及时与档案馆取得联系，由档案馆派员对其进行录像和现场拍照，为交大的未来留下宝贵而形象的历史见证。

附件：文件资料、实物材料的归档参考范围

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　上海交通大学

二○○七年六月二十八日

附件：

文件资料、实物材料的归档参考范围

▲党和国家领导人、国内外知名人士、社会各界给我校的题词、贺信、贺电；

▲国内外人士、社会各界向我校捐赠的重要礼物、纪念品；

▲反映学校及各单位历史、现状、成果的各类正式出版物；

▲新闻媒体对我校师生员工先进事迹的报道材料；

▲学校及各单位举办的各类重要宣传、展示活动的图片资料；

▲学校及各单位举办的重要庆典、重要会议、学术活动的文字和声像材料；

▲我校师生、员工在国际国内重大竞赛中获得的奖杯、奖状、证书；

▲我校教学名师编写的讲义、讲稿；

▲我校教师撰写的获奖优秀教材；

▲重要专业课程考试中成绩优秀的答题试卷；

▲我校自主研发的在历史上具有首创意义或技术领先水平的仪器设备；

▲在我校科研、教学活动中曾发挥重大作用的“高、精、尖”仪器设备；

▲反映校内老建筑、重点实验室、主要教学、办公场所的文字和声像材料；

▲校内重要建筑物在维修、改建过程中形成的文字、声像材料和图纸；

▲我校地上、地下各类管线布局的图纸、文件材料；

▲各单位认为有重要保存价值，需要归档的其他文件、声像材料和实物。