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关于新一代办公自动化系统产生的电子公文归档要求的通知
发布日期:2018-02-06    撰稿:    摄影:
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各院(系)、部、处、直属单位:

为适应学校管理现代化的需要,我校新一代办公自动化系统(以下简称OA系统)已从2010年10月1日起正式全面上线运行。档案信息管理系统与OA系统的衔接也已完成,实现了办理完毕的电子公文自动向档案管理系统收发文模块的整合导入。为切实做好OA系统所形成的电子公文的归档工作,按照《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局6号令)、《高等学校档案管理办法》(教育部27号令)(以下简称27号令)、《电子文件归档与电子档案管理规范》(CJJ/T117-2007)等有关规定,现将归档要求通知如下:

一、电子公文的归档范围可参照《上海交大档案年度归档工作指南》中的相关内容。

二、电子公文的归档工作由主(承)办单位或公文形成单位负责,主(承)办单位或公文形成单位的兼职档案员具体承担。兼职档案管理员登录网上收发文和预立卷管理系统,就可操作电子公文的归档工作。

三、按照国家现行法规及教育部27号令的有关规定,所有归档电子公文(包括与之相关的电子文件,如发文稿纸、有修改痕迹的痕迹稿、公文处理单等),归档时必须打印出一套对应的纸质文件,并按学校档案工作要求于次年6月底前向档案部门移交归档。

四、为保证归档电子公文与打印出的纸质文件内容的一致性,要求:

(一)以学校名义发布的电子公文应由党办机要室统一打印并加盖学校公章,归档工作由电子公文主(承)办单位负责;

(二)有校领导批示的公文处理单由校办统一打印并加盖学校公章后归档;

(三)其他需归档的电子公文,由电子公文形成单位输出制成纸质文件,并加盖本单位公章后归档。

五、OA系统产生的电子公文只是各单位文件材料归档来源中的一部分。其余未从OA系统中产生的文件材料维持现有归档模式不变。保密文件严格执行脱机归档。

上海交通大学

二○一○年十二月十三日

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