为了加强我校党群、行政类档案(以下简称党、政档案)工作的业务建设，逐步实行我校党、政档案工作的规范化，不断提高科学管理水平，有效地为学校各项工作和社会服务，并为考核党、政档案工作提供依据，特制定本规范。

 

本规范依据《中华人民共和国档案法》国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、及国家教委发布的《普通高等学校档案管理办法》、《档案实体分类法与高等学校档案工作规范》有关规定，结合本校实际制定。

 

一、             主要内容

 

本规范规定了本校党、政档案工作的基本原则，归档范围的确定，文件材料的部门立卷和归档流程，党政档案的管理，开发利用的主要内容与方法，各级岗位责任制，归档范围和保管期限表，二级类目代号简表。

 

二、             引用标准

 

GB3792．5—85《档案著录规则》

GB9705—88   《文书档案案卷格式》

《文书档案案卷质量标准》

 

三、   党、政档案工作的基本原则

 

1．学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属党、政档案。

2．党、政档案必须集中统一管理，确保其完整、系统、准确和安全，便于档案的开发利用。

3．党、政文件材料严格实行文书处理部门立卷归档制度。

4．党、政文件材料的归档工作应实行“三纳入”，即纳入学校各部、处、院、系、所、中心、直属单位等的计划、规划，纳入管理制度．纳入管理人员的职责范围，做到“四同步”管理：布置、检查、总结、验收各项工作时。要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。

5．学校各部、处、院、系、所、中心、直属单位等，要有一位负责人分管本部门的档案工作，并确定适当的兼职档案人员，协同校档案部门认真做好党、政档案的收集、整理归档工作。

6．为了使党、政档案工作从手工管理向计算机管理方向转变，积极使用先进的管理技术手段．大力推广使用档案管理服务和信息系统，开发档案信息资源，实现馆藏档案数字化，最大限度地发挥党、政档案的作用。

 

四、   归档范围的确定

 

1．确定的原则

1)归档的党、政文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考、凭证作用和研究价值。

2)归档的党、政文件材料必须反映学校党、政部门职能活动的全过程．保证其完整、准确、系统。

3)归档的党、政文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此之间的有机联系。

 

2．归档的主要内容和重点

1)归档的主要内容包括党务、行政、工会、团委等系统的内容(详见附件一）：

2)归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次是上级和其他单位的来文、来电。上级来文中应以针对本校的指令性、指导性文件为主。

 

3．不归档的文件材料

1)上级机关普发的仅供查阅、不办的文件材料；

2)上级机关发来的供工作参考的抄件；

3)上级机关征求意见未定稿的文件；

4)重份文件；

5)无查考利用价值的事务性、临时性文件：

6)未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿(学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)；  

7)从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；

8)无特殊保存价值的信封，一般性表态，询问一般性问题，提出一般性建设性意见的人民来信；

9)学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；

10)本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料可作为人物档案收集归档；

11)为参考目的从各方面收集的文件材料；

12)非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

 

五、   党、政文件材料的部门立卷和归档流程

 

1．形成积累

1)校各部、处、办、院、系、所、中心、直属部门、集团、公司等均为立卷单位，分工归口立卷；

2)各立卷部门根据本单位历年文件材料形成规律，对照附件一，编制案卷类目；

3)各立卷部门兼职档案员平时应严格按文书处理制度做好文件收文、发文的收集工作，鉴定文件的开放情况和涉密程度，及时做好网上收发文登记及其电子文档的挂载，并根据案卷类目分门别类地存放。

 

2．整理立卷

1)立卷原则

文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系．区别不同的保存价值、分类组卷，使之能准确、全面地反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用。

2)立卷分工

①中共中央、国务院、上海市委、市府、国家教委以及国务院有关部委下达的文、电材料，其中综合性的由党办、校办立卷归档．专业性或具体行业性的由承办单位立卷归档。

②学校有关各部门以党委、学校名义代为行文并经校领导审核签发的文件，由拟稿单位立卷归档．凡以部门名义发文的。也由拟稿单位立卷归档。

③党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、常委扩大会、办公会所形成的材料由党办、校办分别立卷归档，职能部门以党委和学校名义交办的全校性的专门会议、干部会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。

④校内各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件由报文单位立卷归档。

⑤两个以上的单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档。

⑥各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学校档案部门保存．任何人不得带入其他单位。

⑦重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档。

3)立卷程序

党群、行政类文件材料，一般应于次年五月底以前，由兼职档案员按案卷类目将文件收齐归档，并完成网上预立卷文件的在线归档，提交档案馆业务指导室进行审核。依照以下程序进行：

检查案卷文件是否收集齐全完整，同时检查案卷有无不需要立卷归档的文件材料；

检查案卷文件是否依照案卷类目立卷．纠正案卷之间文件归档不统一和相互混淆重复或拆散文件间有机联系的现象；

检查案卷文件的保存价值，调整各案卷内文件保存价值不一致的文件；

检查案卷文件的标题是否反映文件内容，文件标题一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件．可自拟标题，外加“[]”号。

检查案卷文件页（件）数，一般不超过200页，对同一问题文件数量多的，宜酌情分为数卷。问题单一、文件数量少的可组成簿卷；

检查案卷纸质文件预立卷和网上预立卷的案卷标题是否一致、卷内文件标题与电子文件标题是否一致、纸质文件与其相应的电子文件的全文信息是否一致。

4)立卷分类

①分年度

先将文件按其形成或针对的年度分开．普通文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复归入批复年度，跨年度的规划、计划归入文件内容针对的第一年度，跨年度的会议文件归入会议开幕的年度，跨年度的非诉讼案件材料归入结案年度，法规性文件归入公布或批准年度。

②分问题

将文件按其内容所反映的问题、事物分开。

③分期限

将文件按照规定的不同保管期限分开。

5)立卷组合

①立卷组合的基本要求

立卷组合一般应以问题为主，兼顾其他特征，使之联系紧密。

②立卷组合形式一般按下述内容和顺序进行：

会议文件按会议的届次组合，根据文件数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷；

非诉讼案件材料，按立案问题或人头组合．可以一案一卷或一案数卷；

人民来信材料可按信件作者、信件的处理形式或信件所反映的问题组合；

统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量可组成一卷或数卷；

学校管理和业务活动中形成的业务文件、调研材料等一般按单一问题组合；

工作计划、总结等文件一般可按责任者或名称组合，简报按名称或期号组合；

其它文件材料可按照特殊的形式组合。

6)卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列；

批复、批示在前，请示、报告在后；

正件在前．附件在后；

正本在前．定稿在后；

转发件在前。被转发件在后；

非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；

其它文件材料按时间顺序排列。

7）对组成案卷的文件进行网上预立卷，并自动生成卷内文件目录和案卷目录。

8)卷内对装订线以外有字迹的或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊，对较大的表格要适当地折叠，拆除文件材料上的金属物。声像载体的材料、礼品实物．应保持原状，另行专类、专柜保管，档号与文字材料的档号互为参见。

9)成卷装订的卷内文件编号，卷内文件只要有书写文字的每页材料均应编写一个页号．每卷页号从1开始．页号位置在每页材料非装订线一侧的下角。

10)填写卷内备考表

本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况．案卷装订成册后发生或发现问题由档案管理人员或兼职档案员填写并签名、标注时间。

立卷人：由组成本卷的立卷人签名。

检查人：由对案卷质量进行审核的部门分管档案工作的负责人签名。

11)采用立薄卷的方式装订组卷。

12)拟写案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称(文种)。除会议文件外，不得用“×××文件材料”作为标题；除一般函件外，不得用“×××来往文书”作标题，除非诉讼案件材料外．不得用“×××案件”作标题。

 

3．归档验收

文书立卷部门整理好案卷。校档案馆派人检查合格后，填写移交目录，在次年六月以前，双方履行签字盖章手续、办理移交并各执一份存查。

 

六、   党政档案的管理

 

1．分类编号

1)按(中国档案分类法——教育档案分类法>分类标引，编出检索分类号。

2)根据学校党、政档案的内容特点和形成规律．编制用于档号的二级类目代号简表(见附件二、三)。

3)党群(行政)类档案档号=年度号十党、政档案分类号+案卷号其模式如下：

年度用自然年度．案卷号按最下位类目流水。

 

2．编目

1)档案部门对接收的案卷在案卷背脊上“档号”一栏中填写档号或贴上注有档号的标签。标签下沿的位置距案卷背脊底边40mm。

2)按分类原则编制党、政档案案卷目录。

3)依据GB3972．5—85(档案著录规则>，对每个案卷进行填写案卷级和文件级著录卡标引卡片，作为手工检索和计算机采集卡使用。为了方便调阅档案，应编制全引目录、分类目录、专题目录、主题目录卡片等作为检索工具。

 

3．排架、保管

1)将案卷按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左至右竖放。

2)与文件材料配套的特殊载体形式的党、政档案，按(声像载体档案工作规范>的有关条款处理。

3)保管要求按(上海交通大学档案工作业务建设规范)第八条执行。

4)鉴定和销毁按< 上海交通大学档案工作业务建设规范>第九条执行。

5)统计按< 上海交通大学档案工作业务建设规范)第九条执行。

 

七、   党、政档案开发利用

 

1．阅览

1)应设检索阅览室，不断改善检索、阅览条件并配置必要的复制设备，为利用者提供方便。

2)健全借阅制度，规定借阅档案的审批权限、期限、数量、手续等事项。

3)档案查、借、归还时，由利用者和档案部门共同清点检查，并在档案查阅或借阅登记簿上登记，借出档案要从严掌握、定期催还，需续借者，应重新办理借阅手续，对无故逾期不还者，应停止其借阅。如果发现档案损坏或丢失．根据有关规定，区别不同情况．对责任人员严肃处理。

4)对离校及退休人员，在办理调离手续前．必须还清所借档案。

 

2．根据工作需要．编制配套的检索工具和参考资料。

 

3．对党、政档案进行加工汇编工作，编制全宗介绍、组织机构沿革、基础数字汇编等。

 

4．对历史档案、珍贵的档案．应备复制件以代替档案原件提供利用。

 

5．学校档案部门应根据社会和学校需要，在条件允许的范围内，通过校园网大力开发档案信息资源，服务于学校中心工作。

 

6．对馆藏档案从形成之日起满三十年的．除未解密和需要控制的部分外．均按国家有关规定．报分管校长批准后．可分期分批向社会开放。

 

1)对开放的档案，应认真审查内容，严格区分开放与控制使用的界限；

2)利用开放档案对国内利用者、港、澳、台同胞及外宾应按上级有关规定执行；

3)开放党、政档案应另行编制开放目录和检索工具，供利用者检索时使用。

 

7．加快档案工作现代化管理的进程，创造条件逐步应用计算机进行档案资料的检索、汇编提高开发利用档案的能力。

 

八、  党、政档案工作岗位责任制

 

1．分管档案工作的校领导职责

1)宣传、贯彻执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针、政策。

2)加强对学校档案工作的领导，把档案工作纳入学校的整体发展规划，并列入学校议事日程，督促各部门按上级和学校档案部门要求敛好应做的工作。

3)关心档案工作和档案部门的建设与发展，及时解决工作中的重大问题和困难。

 

2．分管档案工作的各部、处、院、系等部门领导职责

1)组织本单位兼职档案员和工作人员学习档案法规，执行学校档案工作规章制度，把档案工作纳入本单位的议事日程．每学期或年初研究一次档案工作。

2)加强与校档案部门的联系。共同做好业务监督、指导、检查工作，保证归档案卷的质量。

3)做好兼职档案人员的工作，提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难。

 

3．各立卷部门兼职档案员职责

1)坚持平时立卷，根据本部门不同种类文件材料形成的特征，制定其案卷类目，合理分类存入．便于利用和立卷归档。

2)负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作，保证归档文件材料的完整、准确、系统。

3)归档案卷做到组卷合理、编写页号准确、案卷目录填写清楚；案卷标题简明扼要、装订整齐。

4)主动接受校档案部门的精心指导和督促检查，按规定时间向校档案部门归档。

5)积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。

6)注意文件材料的安全和保密工作。

 

4．学校档案部门负责人职责

1)负责制定党、政档案工作计划、规划，拟制(修订)业务工作的各项规章制度，并认真地组织实施。

2)对校档案部门各室人员进行合理分工，随时掌握工作情况，按计划完成工作任务。

3)组织本室人员参加政治和业务学习，组织兼职档案员的业务培训。

4)负责接待、处理有关单位和群众的来访、来函，负责有关党、政档案业务工作的对外联系。

5)调查了解本校党、政档案工作情况，并就党、政档案的改革等有关问题提出意见和建议。

6)完成校领导交办的事宜。

 

5．党、政档案管理人员职责

1)根据国家和学校有关档案工作的政策和法规，制定党、政档案工作的各项管理制度。

2)指导、监督、检查、协助兼职档案人员做好文件材料的形成、积累和整理归档工作。

3)对接收入库的党、政档案进行分类、整理、编制多种检索工具．有计划、有步骤地进行档案史料汇编，积极做好档案信息资源的开发工作．为学校各项工作及社会利用服务。

4)贯彻执行党和国家关于保守党和国家机密的规定，维护涉密档案的安全。

5)做好“八防”二作，确保档案材料的完整、安全。

6)每年年终对保存的党、政档案数量进行准确的统计。

7)完成领导交办的事宜。