一、目的
随着信息技术的发展，学校各部门建立的各自应用系统，数字档案馆作为信息资源的终点站，需要各部门数据共享。面对现有多种多样的结构各异的计算机平台形成的电子文件和其他信息资源。如何实现共享，保证归档电子文件凭证性及长期保存的目的，成为各校研究的重点之一。元数据的重要功能之一就是满足信息的共享，快速流转而又保证归档电子文件的真实性，完整性，有效性。
本规范参照国家档案局、江西省相关元数据规范文件，结合本馆实际，规定了电子文件形成、交换、归档、移交、保管、利用等全过程元数据设计、捕获、著录的一般要求。
二、规范性引用文件
下列文件中的条款通过本规范的引用而成为本规范的条款。凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本规范，然而，鼓励根据本规范达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集 基本集
GB/T 3760-1995 文献叙词标引规则
GB/T 3792.1-1983 文献著录总则
GB/T 7156-2003 文献保密等级代码
GB/T 7408-2005 数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法
GB/T 11821－2002
照片档案管理规范
GB/T 13959-1992 文件格式与代码编制方法
GB/T 13967-1992 全宗单
GB/T 15418-1994 档案分类标引规则
GB 18030-2000 信息技术 信息交换用汉字编码字符集 基本集的扩充
GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范
DA/T 1-2000 档案工作基本术语
DA/T 12-1994 全宗卷规范
DA/T 13-1994 档号编制规则
DA/T 18-1999 档案著录规则
DA/T 19-1999 档案主题标引规则
DA/T 22-2000 归档文件整理规则
DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范
国家档案局第6号令 《电子公文归档管理暂行办法》，2003年7月28日
国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，2006年12月19日
三、术语和定义
◎电子文件（Electronic Records）
电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。它由足以为其职能活动提供凭证的内容、结构与背景信息构成。具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件称为归档电子文件。
◎元数据
描述文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。
◎元素
通过标识、定义、约束性、值域等一系列属性描述的一个数据单元。
四、电子文件元数据集结构
|
序号
|
元数据
|
标识
|
序号
|
元数据
|
标识
|
|
1
|
集合层次
|
JHCC
|
|
|
|
|
2
|
档号
|
DH
|
|
|
|
|
3
|
卷内顺序号
|
JNSYH
|
|
|
|
|
4
|
全宗号
|
QZH
|
|
|
|
|
5
|
文号
|
WH
|
|
|
|
|
6
|
题名
|
TM
|
|
|
|
|
7
|
主题词
|
ZTC
|
|
|
|
|
8
|
类目
|
LM
|
|
|
|
|
9
|
责任者
|
ZRR
|
|
|
|
|
10
|
文件形成时间
|
WJXCSJ
|
|
|
|
|
11
|
起始页码
|
QSYM
|
|
|
|
|
12
|
页数
|
YS
|
|
|
|
|
13
|
参见号
|
CJH
|
|
|
|
|
14
|
立卷单位
|
LJDW
|
|
|
|
|
15
|
附件题名
|
FJTM
|
|
|
|
|
16
|
归档信息
|
GDXX
|
16.1
|
归档时间
|
GDSJ
|
|
16.2
|
部门移交人
|
BMYJR
|
|
16.3
|
一室接收人
|
YSJSR
|
|
16.4
|
一室移交人
|
YSYJR
|
|
16.5
|
二室接收人
|
ESJSR
|
|
17
|
鉴定信息
|
DJXX
|
17.1
|
鉴定类型
|
JDLX
|
|
17.2
|
鉴定时间
|
JDSJ
|
|
17.3
|
鉴定人
|
JDR
|
|
17.4
|
鉴定意见
|
JDYJ
|
|
18
|
计算机文件属性
|
WJSX
|
18.1
|
文件类别
|
WJLB
|
|
18.2
|
文件格式
|
WJGS
|
|
18.3
|
文件大小
|
WJDX
|
|
19
|
存储
|
CC
|
19.1
|
存储位置
|
CCWZ
|
|
19.2
|
缩微号
|
SWH
|
|
19.3
|
盒号
|
HH
|
|
19.4
|
档案馆号
|
DAGH
|
|
20
|
权限管理
|
QXGL
|
20.1
|
密级
|
MJ
|
|
20.2
|
保管期限
|
BGQX
|
|
21
|
维护历史
|
WHLS
|
21.1
|
操作类型
|
CZLX
|
|
21.2
|
操作时间
|
CZSJ
|
|
21.3
|
操作人
|
CZR
|
|
22
|
利用历史
|
LYLS
|
22.1
|
利用人
|
LYR
|
|
22.2
|
利用时间
|
LYSJ
|
|
22.3
|
利用类型
|
LYLX
|
五、电子文件元数据元素定义方法
电子文件元数据表中各个元素用属性进行描述
集合层次
|
编号
|
1
|
|
中文名称
|
集合层次
|
|
定义
|
电子文件在分类、整理、著录、保管和提供利用时，作为个体和特定群体的控制层次。我校主要为卷、件，文件。
|
|
目的
|
以利于对电子文件的管理，为电子文件在某一层次的著录、检索提供条件
|
|
约束性
|
必选
|
|
可重复性
|
不可重复
|
|
元素类型
|
基本型
|
|
数据类型
|
字符型
|
|
值域
|
卷
件
文件
|
|
缺省值
|
|
|
子元素
|
——
|
|
相关元素
|
——
|
|
注释
|
|
档号
|
编号
|
2
|
|
中文名称
|
档号
|
|
定义
|
以字符形式赋予电子文件的用以固定和反映电子文件排列顺序的一组代码。
|
|
目的
|
揭示电子文件分类、组合、排列、编目的结果，便于统计利用，在电子文件与其传统载体（双套保存的）档案之间提供关联标识。
|
|
约束性
|
必选
|
|
可重复性
|
不可重复
|
|
元素类型
|
基本型
|
|
数据类型
|
字符型
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
――
|
|
相关元素
|
——
|
|
注释
|
由档案馆（室）根据电子文件实际整理结果制定档号结构。档号编制规则：年度＋二级分类代码＋案卷号
|
卷内顺序号
|
编号
|
3
|
|
中文名称
|
卷内顺序号
|
|
定义
|
文档在组合文件中的排列顺序
|
|
目的
|
揭示文件中文档的组合顺序，利于文件的保管和利用。
|
|
约束性
|
条件选
|
|
可重复性
|
不可重复
|
|
元素类型
|
基本型
|
|
数据类型
|
字符型
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相关元素
|
——
|
|
注释
|
用来表示组合文件中文档的份数与顺序号。如组合文件中有3份文档，则第1份文档著录为：“1”，第2份文档著录为：“2”，第3份文档著录为：“3”。
|
全宗号
|
编号
|
4
|
|
中文名称
|
全宗号
|
|
定义
|
档案馆（室）分配给档案全宗的代码。
|
|
目的
|
标识档案全宗，为用户提供以全宗号为条件的检索途径。
|
|
约束性
|
必选
|
|
可重复性
|
不可重复
|
|
元素类型
|
基本型
|
|
数据类型
|
字符型
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相关元素
|
|
|
注释
|
由档案馆按照档案学理论确定全宗号。
|
文号
|
编号
|
5
|
|
中文名称
|
文号
|
|
定义
|
收文、发文标识号
|
|
目的
|
|
|
约束性
|
必选
|
|
可重复性
|
不可重复
|
|
元素类型
|
基本型
|
|
数据类型
|
字符型
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相关元素
|
|
|
注释
|
|
题名
|
编号
|
6
|
|
中文名称
|
题名
|
|
定义
|
又称标题、题目，是表达电子文件中心内容和形式特征的名称。
|
|
目的
|
描述电子文件的主要内容，并提供主要检索途径。
|
|
约束性
|
必选
|
|
可重复性
|
不可重复
|
|
元素类型
|
基本型
|
|
数据类型
|
——
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相关元素
|
主题词 7
|
|
注释
|
——
|
主题词
|
编号
|
7
|
|
中文名称
|
主题词
|
|
定义
|
主题词是在标引和检索中用以表达档案主题内容的规范化词或词组。
|
|
目的
|
提供比题名更为精准的检索接入点
|
|
约束性
|
可选
|
|
可重复性
|
不可重复
|
|
元素类型
|
基本型
|
|
数据类型
|
——
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相关元素
|
题名 6
|
|
注释
|
——
|
类目
|
编号
|
8
|
|
中文名称
|
类目
|
|
定义
|
文件所属分类，根据原国家教委《高等学校档案实体分类法》给出
|
|
目的
|
标识电子文件分类，便于检索
|
|
约束性
|
必选
|
|
可重复性
|
不可重复
|
|
元素类型
|
基本型
|
|
数据类型
|
字符型
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相关元素
|
——
|
|
注释
|
——
|
责任者
|
编号
|
9
|
|
中文名称
|
责任者
|
|
定义
|
对电子文件内容形成负有责任的团体或个人。
|
|
目的
|
明确电子文件的责任主体，提供合法性证明，为用户提供以责任者为条件的检索途径。
|
|
约束性
|
条件选
|
|
可重复性
|
可重复
|
|
元素类型
|
基本型
|
|
数据类型
|
字符型
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相关元素
|
机构人员名称
|
|
注释
|
当集合层次（1）的值为“文件”时，该项必选。
|
文件形成时间
|
编号
|
10
|
|
中文名称
|
文件形成时间
|
|
定义
|
电子文件按年度分类后标识的形成处理年度
|
|
目的
|
标识电子文件年度，便于电子文件管理和利用。
|
|
约束性
|
必选
|
|
可重复性
|
不可重复
|
|
元素类型
|
基本型
|
|
数据类型
|
字符串
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相关元素
|
——
|
|
注释
|
——
|
起始页码
|
编号
|
11
|
|
中文名称
|
起始页码
|
|
定义
|
与电子文件对应的纸质档案在案卷内的页面起始号码
|
|
目的
|
利于电子文件的统计、管理。
|
|
约束性
|
可选
|
|
可重复性
|
不可重复
|
|
元素类型
|
基本型
|
|
数据类型
|
字符型
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相关元素
|
——
|
|
注释
|
专业档案按张编号的著录张号
|
页数
|
编号
|
12
|
|
中文名称
|
页数
|
|
定义
|
与电子文件对应的纸质档案页数
|
|
目的
|
利于档案的统计、管理。
|
|
约束性
|
可选
|
|
可重复性
|
不可重复
|
|
元素类型
|
基本型
|
|
数据类型
|
数值型
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相关元素
|
——
|
|
注释
|
当集合层次（M1）的值为“文件”时著录当前文件页数，当集合层次（M1）的值为“案卷”时著录案卷内文件的总页数。
|
参见号
|
编号
|
13
|
|
中文名称
|
参见号
|
|
定义
|
不同档案门类之间的相互关联关系
|
|
目的
|
利于档案的管理。
|
|
约束性
|
可选
|
|
可重复性
|
不可重复
|
|
元素类型
|
基本型
|
|
数据类型
|
数值型
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相关元素
|
——
|
|
注释
|
——
|
立卷单位
|
编号
|
14
|
|
中文名称
|
立卷单位
|
|
定义
|
上海交通大学组织机构，对立档单位名称、时间、主要职能、隶属关系、立档单位主要负责人名录、内部机构设置及其各历史阶段演变情况等信息的描述
|
|
目的
|
便于检索
|
|
约束性
|
必选
|
|
可重复性
|
不可重复
|
|
元素类型
|
基本型
|
|
数据类型
|
字符型
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相关元素
|
|
|
注释
|
|
附件题名
|
编号
|
15
|
|
中文名称
|
附件题名
|
|
定义
|
指文件正文后附加材料的题名
|
|
目的
|
|
|
约束性
|
必选
|
|
可重复性
|
不可重复
|
|
元素类型
|
基本型
|
|
数据类型
|
字符串
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相关元素
|
——
|
|
注释
|
――
|
归档信息
|
编号
|
16
|
|
中文名称
|
归档信息
|
|
定义
|
描述电子文件归档过程的相关信息。
|
|
目的
|
|
|
约束性
|
不必选
|
|
可重复性
|
不可重复
|
|
元素类型
|
复合型
|
|
数据类型
|
――
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
16.1 归档时间
16.2 部门移交人
16.3 一室接收人
16.4 一室移交人
16.5 二室接收人
|
|
相关元素
|
——
|
|
注释
|
|
文件归档时间
|
编号
|
16.1
|
|
中文名称
|
文件归档时间
|
|
定义
|
电子文件按年度归档后形成的时间
|
|
目的
|
标识电子文件归档年度，便于电子文件管理和利用。
|
|
约束性
|
必选
|
|
可重复性
|
不可重复
|
|
元素类型
|
基本型
|
|
数据类型
|
字符串
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相关元素
|
——
|
|
注释
|
格式为yyyy-mm-dd 例如：2007-07-08
|
部门移交人
|
编号
|
16.1
|
|
中文名称
|
部门移交人
|
|
定义
|
电子文档从部门移交到档案馆的执行者。
|
|
目的
|
|
|
约束性
|
必选
|
|
可重复性
|
不可重复
|
|
元素类型
|
基本型
|
|
数据类型
|
字符串
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相关元素
|
——
|
|
注释
|
|
一室接收人
|
编号
|
16.2
|
|
中文名称
|
一室接收人
|
|
定义
|
进行接收部门归档电子文件的执行者。
|
|
目的
|
|
|
约束性
|
必选
|
|
可重复性
|
不可重复
|
|
元素类型
|
基本型
|
|
数据类型
|
字符型
|
|
值域
|
――
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相关元素
|
——
|
|
注释
|
|
一室移交人
|
编号
|
16.3
|
|
中文名称
|
一室移交人
|
|
定义
|
电子文件从档案馆业务指导室移交到档案馆借阅利用室的执行者。
|
|
目的
|
|
|
约束性
|
必选
|
|
可重复性
|
不可重复
|
|
元素类型
|
基本型
|
|
数据类型
|
字符型
|
|
值域
|
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相关元素
|
——
|
|
注释
|
|
二室接收人
|
编号
|
16.4
|
|
中文名称
|
二室接收人
|
|
定义
|
进行从档案馆业务指导室接收电子文件的执行者。
|
|
目的
|
|
|
约束性
|
必选
|
|
可重复性
|
不可重复
|
|
元素类型
|
基本型
|
|
数据类型
|
字符型
|
|
值域
|
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相关元素
|
——
|
|
注释
|
|
鉴定信息
|
编号
|
17
|
|
中文名称
|
鉴定信息
|
|
定义
|
指对电子文件或馆藏档案的鉴定，包括对文件内容价值的鉴定，鉴定元数据记录了对归档电子文件的历次鉴定信息。
|
|
目的
|
|
|
约束性
|
必选
|
|
可重复性
|
不可重复
|
|
元素类型
|
复合型
|
|
数据类型
|
――
|
|
值域
|
――
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
17.1 鉴定类型
17.2 鉴定时间
17.3 鉴定人
17.4 鉴定意见
|
|
相关元素
|
|
|
注释
|
|
鉴定类型
|
编号
|
17.1
|
|
中文名称
|
鉴定类型
|
|
定义
|
指不同类型的鉴定方式
|
|
目的
|
|
|
约束性
|
必选
|
|
可重复性
|
不可重复
|
|
元素类型
|
基本型
|
|
数据类型
|
字符型
|
|
值域
|
是否开放，是否销毁
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
|
|
相关元素
|
——
|
|
注释
|
|
鉴定时间
|
编号
|
17.2
|
|
中文名称
|
鉴定时间
|
|
定义
|
鉴定行为开展的时间
|
|
目的
|
|
|
约束性
|
必选
|
|
可重复性
|
不可重复
|
|
元素类型
|
基本型
|
|
数据类型
|
日期型
|
|
值域
|
――
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相关元素
|
——
|
|
注释
|
格式：yyyy-mm-dd
|
鉴定人
|
编号
|
17.3
|
|
中文名称
|
鉴定人
|
|
定义
|
负责本次鉴定的责任者姓名
|
|
目的
|
|
|
约束性
|
必选
|
|
可重复性
|
不可重复
|
|
元素类型
|
基本型
|
|
数据类型
|
字符串
|
|
值域
|
――
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相关元素
|
——
|
|
注释
|
鉴于由鉴定人在系统中执行鉴定与以书面签署鉴定意见形式的不同，鉴定人姓名的著录可采取系统自动捕获与手工录入两种方式。
|
鉴定意见
|
编号
|
17.4
|
|
中文名称
|
鉴定意见
|
|
定义
|
本次鉴定结果及鉴定意见描述。
|
|
目的
|
|
|
约束性
|
不必选
|
|
可重复性
|
不可重复
|
|
元素类型
|
基本型
|
|
数据类型
|
字符串
|
|
值域
|
――
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相关元素
|
——
|
|
注释
|
鉴于由鉴定人在系统中执行鉴定与以书面签署鉴定意见形式的不同，鉴定人姓名的著录可采取系统自动捕获与手工录入两种方式。
|
计算机文件属性
|
编号
|
18
|
|
中文名称
|
计算机文件属性
|
|
定义
|
电子文件作为计算机文件所具有的一组基本特征
|
|
目的
|
记录文件信息特征，利于管理和利用。
|
|
约束性
|
条件选
|
|
可重复性
|
不可重复
|
|
元素类型
|
复合型
|
|
数据类型
|
——
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
18.1 文件类别
18.2 文件格式
18.3 文件大小
|
|
相关元素
|
——
|
|
注释
|
当集合层次（1）的值为“文件”时，该项必选。
|
文件类别
|
编号
|
18.1
|
|
中文名称
|
文件类别
|
|
定义
|
计算机文件的属格式
|
|
目的
|
提供文件格式的一般说明，为检索和管理同一类格式文件提供条件，为文件的迁移提供参考信息。
|
|
约束性
|
必选
|
|
可重复性
|
不可重复
|
|
元素类型
|
基本型
|
|
数据类型
|
字符型
|
|
值域
|
Text 文本
Message 信息
Application 应用
Image 静态图像
[其他]
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相关元素
|
文件格式（18.2）
|
|
注释
|
值域中的“[其他]”表示除值域中计算机文件类别外的其他类别，用户根据实际情况著录。
|
计算机文件格式
|
编号
|
18.2
|
|
中文名称
|
计算机文件格式
|
|
定义
|
组成电子文件的数据的逻辑格式，通常由文件扩展名表示。
|
|
目的
|
描述文件的详细格式信息，为用户提供以特定格式为条件的检索途径，便于电子文件的管理和迁移。
|
|
约束性
|
必选
|
|
可重复性
|
不可重复
|
|
元素类型
|
基本型
|
|
数据类型
|
字符型
|
|
值域
|
TXT
XML
PDF
DOC
XLS
HTML
TIFF
JPEG
GIF
[其他]
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相关元素
|
计算机文件类别（18.1）
|
|
注释
|
值域中的“[其他]”表示除值域中的计算机文件格式外的其他格式，由用户根据实际情况著录。
|
计算机文件大小
|
编号
|
18.3
|
|
中文名称
|
计算机文件大小
|
|
定义
|
计算机文件的字节数
|
|
目的
|
记录计算机文件信息特征，为保存管理计算机文件提供参考。
|
|
约束性
|
必选
|
|
可重复性
|
不可重复
|
|
元素类型
|
基本型
|
|
数据类型
|
数值型
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
信息来源
|
由形成、处理、管理电子文件的系统捕获。
|
|
相关元素
|
——
|
|
注释
|
该元素的统计单位是“字节”。
|
存储
|
编号
|
19
|
|
中文名称
|
存储
|
|
定义
|
对电子文件存储信息的描述
|
|
目的
|
有利于电子文件有效利用和管理
|
|
约束性
|
必选
|
|
可重复性
|
不可重复
|
|
元素类型
|
复合型
|
|
数据类型
|
——
|
|
编码修饰体系
|
——
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
19.1 存储位置
19.2 缩微号
19.3 盒号
19.4 档案馆号
|
|
相关元素
|
——
|
|
注释
|
——
|
存储位置
|
编号
|
19.1
|
|
中文名称
|
存储位置
|
|
定义
|
电子文件在文档管理系统中所保存的位置
|
|
目的
|
便于电子文件的利用和管理
|
|
约束性
|
可选
|
|
可重复性
|
不可重复
|
|
元素类型
|
基本型
|
|
数据类型
|
字符型
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相关元素
|
——
|
|
注释
|
存储目录的相对地址
|
缩微号
|
编号
|
19.2
|
|
中文名称
|
缩微号
|
|
定义
|
与电子文件相对应的缩微胶片的编号
|
|
目的
|
在电子文件及其相应的缩微品之间建立关联
|
|
约束性
|
可选
|
|
可重复性
|
可重复
|
|
元素类型
|
基本型
|
|
数据类型
|
字符型
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相关元素
|
——
|
|
注释
|
著录电子文件首页的缩微号
|
盒号
|
编号
|
19.3
|
|
中文名称
|
盒号
|
|
定义
|
档案盒的排列顺序号
|
|
目的
|
标识电子文件对应的纸质档案的盒号，利于电子文件与纸质档案关联与管理。
|
|
约束性
|
可选
|
|
可重复性
|
不可重复
|
|
元素类型
|
基本型
|
|
数据类型
|
数值型
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
信息来源
|
由管理电子文件的系统捕获
|
|
相关元素
|
——
|
|
注释
|
对应的纸质档案未编盒号的，该元素值为空。
|
档案馆号
|
编号
|
19.4
|
|
中文名称
|
档案馆号
|
|
定义
|
电子文件脱机载体或与电子文件相对应的纸质档案、缩微品等的存储档案馆位置。
|
|
目的
|
利于电子文件和相应纸质档案、缩微品的管理、保管和利用。
|
|
约束性
|
可选
|
|
可重复性
|
可重复
|
|
元素类型
|
基本型
|
|
数据类型
|
字符型
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相关元素
|
——
|
|
注释
|
——
|
权限管理
|
编号
|
20
|
|
中文名称
|
权限管理
|
|
定义
|
电子文件本身所有的或被赋予的权限信息
|
|
目的
|
描述电子文件权限信息，以利于电子文件安全管理、控制和利用。
|
|
约束性
|
必选
|
|
可重复性
|
不可重复
|
|
元素类型
|
复合型
|
|
数据类型
|
——
|
|
编码修饰体系
|
——
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
20.1 密级
20.2 保管期限
|
|
相关元素
|
——
|
|
注释
|
|
密级
|
编号
|
20.1
|
|
中文名称
|
密级
|
|
定义
|
电子文件保密程度的等级
|
|
目的
|
利于电子文件的管理和利用
|
|
约束性
|
必选
|
|
可重复性
|
不可重复
|
|
元素类型
|
基本型
|
|
数据类型
|
字符型
|
|
值域
|
公开
秘密
机密
绝密
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相关元素
|
――
|
|
注释
|
——
|
保密期限
|
编号
|
20.2
|
|
中文名称
|
保密期限
|
|
定义
|
对电子文件密级时效的规定和说明
|
|
目的
|
利于电子文件的管理和利用
|
|
约束性
|
可选
|
|
可重复性
|
不可重复
|
|
元素类型
|
基本型
|
|
数据类型
|
字符型
|
|
值域
|
永久
长期
短期
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相关元素
|
――
|
|
注释
|
——
|
维护历史
|
编号
|
21
|
|
中文名称
|
维护历史
|
|
定义
|
对归档电子文件、馆藏档案所做的维护历史情况的描述。
|
|
目的
|
――
|
|
约束性
|
必选
|
|
可重复性
|
不可重复
|
|
元素类型
|
复合型
|
|
数据类型
|
——
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
21.1 操作类型
21.2 操作时间
21.3 操作人
|
|
相关元素
|
——
|
|
注释
|
|
操作类型
|
编号
|
21.1
|
|
中文名称
|
操作类型
|
|
定义
|
对电子文件所做操作的记录
|
|
目的
|
|
|
约束性
|
必选
|
|
可重复性
|
不可重复
|
|
元素类型
|
基本型
|
|
数据类型
|
字符型
|
|
值域
|
添加
删除
修改
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相关元素
|
――
|
|
注释
|
——
|
操作时间
|
编号
|
21.2
|
|
中文名称
|
操作时间
|
|
定义
|
对电子文件所做操作的时间记录
|
|
目的
|
|
|
约束性
|
必选
|
|
可重复性
|
不可重复
|
|
元素类型
|
基本型
|
|
数据类型
|
日期型
|
|
值域
|
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相关元素
|
――
|
|
注释
|
——
|
操作人
|
编号
|
21.3
|
|
中文名称
|
操作人
|
|
定义
|
对电子文件所做操作的执行者
|
|
目的
|
|
|
约束性
|
必选
|
|
可重复性
|
不可重复
|
|
元素类型
|
基本型
|
|
数据类型
|
字符型
|
|
值域
|
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相关元素
|
――
|
|
注释
|
可由系统捕获
|
利用历史
|
编号
|
22
|
|
中文名称
|
利用历史
|
|
定义
|
自电子文件登记进入文件管理系统直到销毁的生命历程中，对归档电子文件、馆藏档案数字化资源的合法访问与利用。
|
|
目的
|
便于档案信息利用的统计
|
|
约束性
|
必选
|
|
可重复性
|
不可重复
|
|
元素类型
|
复合型
|
|
数据类型
|
——
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
22.1 利用人
22.2 利用时间
22.3 利用类型
|
|
相关元素
|
——
|
|
注释
|
|
利用人
|
编号
|
22.1
|
|
中文名称
|
利用人
|
|
定义
|
对复制、阅读、借阅人的登记
|
|
目的
|
|
|
约束性
|
必选
|
|
可重复性
|
不可重复
|
|
元素类型
|
基本型
|
|
数据类型
|
字符型
|
|
值域
|
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相关元素
|
――
|
|
注释
|
――
|
利用时间
|
编号
|
22.2
|
|
中文名称
|
利用时间
|
|
定义
|
对归档电子文件或馆藏档案数字化资源访问、利用行为发生的日期与时间
|
|
目的
|
|
|
约束性
|
必选
|
|
可重复性
|
不可重复
|
|
元素类型
|
基本型
|
|
数据类型
|
日期型
|
|
值域
|
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相关元素
|
――
|
|
注释
|
可由系统自动捕获记录
|
利用类型
|
编号
|
22.3
|
|
中文名称
|
利用类型
|
|
定义
|
对归档电子文件或馆（室）藏档案数字化资源访问或利用的类型描述。
|
|
目的
|
|
|
约束性
|
必选
|
|
可重复性
|
不可重复
|
|
元素类型
|
基本型
|
|
数据类型
|
字符型
|
|
值域
|
复制、阅读、下载、访问、借阅
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相关元素
|
――
|
|
注释
|
――
|
