上海交通大学是一所历史悠久的著名高等学府，学校档案馆保存着建校以来大量的珍贵历史档案。为了加强我校历史档案工作的业务建设，逐步实行我校历史档案工作的规范化，不断提高科学管理水平，有效地为学校各项工作和社会服务，并为考核历史档案工作提供依据，特制定本规范。

 

本规范根据《中华人民共和国档案法》及国家教委发布的《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》等有关规定，结合本校实际制定。

 

一、   主要内容

 

本规范规定了上海交通大学历史档案工作的基本原则，管理、开发利用的主要内容与方法以及二级类目代号简表，岗位责任制。

 

二、   引用标准

 

GB 3792. 5－85《档案著录原则》。

 

三、 历史档案工作的基本原则

 

 　1. 我校建国前（1949年前）形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属历史档案。

 　2. 历史档案必须集中统一管理，确保其完整、系统、准确和安全，便于档案的开发利用。

 　3. 要进一步贯彻中央关于开放历史档案，为学校、社会以及编史修志服务的原则，努力实现历史档案工作从手工管理向现代化数字化管理方面转变，逐步采用先进的管理技术手段，大力开发历史档案信息资源，最大限度地发挥历史档案的作用。

 

四、历史档案的立卷分类

 

根据建国前学校的工作概况和对建国前学校档案的管理办法，将这部分历史档案分为七类：1.训导工作2.人事工作3.行政工作4.总务工作5.教务工作6.学生及教职员生活调查表7.学生成绩册。将文件按其内容所反映的问题、事物分开，归入不同的案卷。

 

五、历史档案的立卷原则

 

   按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，区别不同的保存价值，分类组卷，使之能准确、全面地反映学校的历史面貌和主要职能，便于查找利用。

 

历史档案的管理

1. 分类编号

（1）参考《中国档案分类法》分类标引。

  （2）根据学校历史档案的内容特点和形成规律，编制用于档案的二级类目代号简表。

  （3）历史档案的档号＝分类号＋案卷号  其模式如下：

       例如：某一卷教工名册，其档号为

  2.编目

（1）档案部门对接收的案卷，在案卷封皮的左下角编写类目代号与案卷档号。

（2）按分类原则编制历史档案案卷目录。

 （3）依据GB3792.5－85《档案著录原则》，对每个案卷进行案卷级和文件级著录，纸质档案数字化处理后，采用计算机管理并与学校信息系统联网。

  3.排架保管

 （1）将案卷按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左至右竖放。

 （2）与文件材料配套的特殊载体形式的历史档案，按《声像载体档案工作规范》的有关条款处理。

 （3）保管要求按《上海交通大学档案工作业务建设规范》第八条执行。

 （4）统计按《上海交通大学档案工作业务建设规范》第九条执行。

 

七. 历史档案开发利用

1. 应设检索阅览室，不断改善检索、阅览条件并配置必要的复制设备，为利用者提供方便。

2. 健全借阅制度，规定借阅档案的审批权限、期限、数量、手续等事项。

3. 对离校及退休人员，在办理调离手续前，必须还清所借档案。

4. 为了保护好珍贵的历史档案，在借阅过程中，原则上原件不提供利用。

5. 学校档案部门应根据社会和学校需要，在条件允许的范围内通过校园网大力开发档案信息资源，服务于学校中心工作。

6. 对开放的历史档案，应认真审查内容，严格区分开放与控制使用的界限。

 

八. 历史档案岗位责任制

1. 认真学习、宣传、贯彻党和国家有关档案工作的方针、政策，按照档案业务规范的要求，不断修订或完善历史档案规章制度，并认真加以实施。

2. 严格执行档案利用的规章制度，为了保存好珍贵的历史档案，以延长档案的寿命，原则上历史档案的原件不对外借阅。

 　 3. 熟悉、掌握历史档案的各类内容，汇编历史档案的各种检索工具及专题索引，以便检索和利用。

4. 大力开发档案信息资源，向社会、学校提供开放目录，为编史修志提供利用，并及时做好档案利用的登记和反馈。

5. 努力学习计算机方面的基本知识，参与计算机管理历史档案。

6. 关心时事政治，认真参加政治学习及馆组织的档案科技与档案学会组织的有关学术活动，不断提高自身业务能力。

7. 自觉遵守学校规章制度和馆制定的《内务管理通则》和《服务公约》。

8. 积极完成室领导交办的其它任务。

 

附：上海交通大学历史类档案二级类目代号简表

 

LS　　　历史类

1　　训导工作

2　　人事工作

3　　行政工作

4　　总务工作

5　　教务工作

6　　学生及教职工生活调查表

7　　学生成绩册