为了提高实物档案的质量和管理水平，更好地为学校提供有效服务，并为学校管理实物和资产清查工作提供依据，特制定本规范。

 

本规范依据《中华人民共和国档案法》、国家教委发布的《普通高等学校档案管理办法》以及《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》等法律、法规、规章，结合本校实际制定。

 

一、主题内容

 

本规范规定了实物档案工作的基本原则，归档范围的确定和归档流程，实物档案的管理，各级岗位责任制以及归档范围和保管期限表。

 

二、引用规范

 

GB3792.5—85《档案著录规则》及国家教委发布的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》。

 

三、实物档案工作的基本原则

 

1、学校在各项活动中形成的，或者是学校在对外交流中形成的有保存价值的实物，如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画及学校发展中有纪念意义的物品和有收藏价值的教学科研设备设施等。

2、由档案馆负责对学校各级各类荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯等实物进行收集归档和统一管理。

3、努力实现实物档案的现代化管理，加大开发实物档案的利用价值，为学校中心工作服务。

 

四、实物档案归档范围的确定

 

1、确定的原则

1）所有征集对象必须是上海交通大学（包括其前身）各项活动中形成的，或者是对外交流中形成的有保存价值的实物。

2、归档的主要内容和重点

1）历任书记、校长在工作中使用过，有保存价值的用品、社交活动纪念品及签名用章。

2）中央、省、市各级领导及社会名流为学校所写的题词和赠送的字画。

3）学校从事教学、科研、管理和对外服务各项活动（包括文艺、体育各种比赛）中获得的奖章、奖杯、奖牌、奖旗、奖状、奖励证书（省/市、部级及以上）。

4）在国际交往中，国际友人赠送的纪念品，包括特制的纪念盘、纪念章、纪念币、纪念杯等。

5）中外校友会及著名校友赠给母校的各种有保存利用价值，便于保管的特定物品（包括校庆接收的各种符合条件的纪念品等）。

6）学校根据特殊需要，通过征集等方式获得的具有保存和利用价值的特定物品。

7）反映学校不同阶段的工作证、学生证、毕业证书和校徽、纪念证章等（样品）。

8）其他有保存价值的实物材料。

 

五、实物档案的部门立卷与归档流程

 

1、形成积累

1）学校各部、处、院、系等部门均为立卷单位，分工立卷归档。

2）各立卷单位的兼职档案员，应根据上海交通大学实物档案类归档范围，定期做好各项材料的收集和征集工作。

3）各立卷单位在档案部门的业务指导下，对收集、征集来的实物进行整理、立卷、归档工作。

2、整理组卷

1）实物档案的整理与标识应严格按照归档要求、分类标准执行。

2）奖品实物档案归档时应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位。

3）字画和礼品归档时应附清单及说明，内容包括物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人。清单一式两份。

4）实物档案实行计算机信息管理，必须对每件实物档案进行拍照，作为电子版信息挂载在实物档案信息管理系统中。

3、归档验收

1）移交档案时交接双方必须当面检查验收，严禁差错。

2）移交时，填写移交目录，移交目录一式二份，双方各执一份备查。

 

六、实物档案的管理

 

1、分类编号

1）根据实物档案形成的特点，编制档号。

2）实物档案档号=实物类别+案卷号

模式如下：

注：实物类别分礼品、人物、藏品、奖品四类。（详见附件一）

2、编目

1）制作档号标签。在标签上填写每个实物的档号，分别对应贴在实物档案的醒目位置。

2）编写实物档案目录，按档案归档时间先后顺序，以案卷为对象填写。

3）认真登记实物档案总目录。

3、排架、保管

按《上海交通大学档案工作业务建设规范》第八条要求进行保管。

4、统计

按《上海交通大学档案工作业务建设规范》第九条执行。

 

七、实物档案的开发利用

 

1、大力开发利用实物档案信息资源，为学校各项工作服务，充分发挥其社会效益和经济效益。

2、借阅

按《上海交通大学档案工作业务建设规范》第十条执行。

3、咨询服务、指导交流

1）指导利用者使用各种检索工具查阅档案，回答利用者提出的问题。

2）结合本单位管理现代化的进程，应用计算机进行档案的管理检索，提高开发利用实物档案的能力。

 

八、实物档案岗位职责

 

１、分管实物档案工作的各部门分管人职责

1）重视本部门的实物档案工作，并将实物档案工作纳入本部门工作计划。

2）加强与学校档案部门联系，共同做好业务指导、检查工作，保证归档案卷的质量。

3）做好简直档案人员的工作，提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难。

3、学校档案部门职责

1）认真贯彻执行国家有关档案工作的政策、法规，制定和完善实物档案工作的各项管理制度。

2）努力贯彻实施《上海交通大学档案工作业务建设规范》，并对简直档案人员进行指导、监督、检查。

3）负责实物档案的征集、整理、编目、保管、鉴定和利用等工作，并编制检索工具。

4）负责实物档案的库藏和利用等情况的统计、分析工作。

5）积极开发实物档案信息资源，并做好利用效果反馈信息的收集和分析工作，充分发挥其社会效益和经济效益。

6）切实做好实物档案的安全、保护工作，对破损档案即使修复。

7）负责编制实物档案计算机辅助管理的实施方案，做好计算机管理工作。

4、兼职档案人员职责

1）积极做好建立实物档案工作的宣传工作。

2）指导归档对象认真，仔细完成归档工作。

3）按照《上海交通大学档案工作业务建设规范》，认真做好实物档案的组卷和归档工作。

 

附：上海交通大学实物类档案类目代号简表

 

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