为了加强我校人事档案（退休、死亡）工作的业务建设，逐步实行我校人事档案（退休、死亡）工作的规范化，不断提高科学管理水平，有效地为学校各项工作和社会服务，并为考核人事档案（退休、死亡）工作提供依据，特制定本规范。

本规范依据《中华人民共和国档案法》、中央组织部、国家档案局《干部档案工作条例》及国家教委发布的《普通高等学校档案馆理办法》等有关规定，结合本校实际制定。

一、主要内容

本规范规定了本校人事档案（退休、死亡）工作的基本原则，人事档案（退休、死亡）管理，利用的主要内容与方法，岗位责任制。

二、人事档案（退休、死亡）工作的基本原则

1. 按照中央组织部、国家档案局《干部工作条例》有关规定，退休人员的档案归人事档案室保管，死亡人员的档案由人事档案室保管五年后，移交到档案馆保管。

2. 目前保存在档案馆内的人事档案（退休、死亡），必须集中统一管理，确保其完整、系统、准确和安全，便于档案的利用。

3. 人事档案（退休、死亡）要从手工检索向现代化管理方面转变，逐步进行计算机管理，提高检索效率。

三、人事档案（退休、死亡）的管理

1. 分类编号

    上海交通大学人事处下属人事档案室保存着本校所有在职教职工的人事档案，历年来当现任教职工退休、死亡以后，其人事档案就移交本校档案馆保管。鉴于退休、死亡教职工人事档案在管理上的这种特殊性，校档案馆在实施管理的过程中，采用“标识符＋案卷号”的模式对这部分档案进行编号。其中，标识符即“人事”的拼音缩写“RS”，案卷号则沿用人事档案室移交号并与档案馆所编制的《退休、死亡教职工分姓索引名册》上的编号一一对应。

例如馆藏退休教师王××的人事档案（人事档案室移交号为120）的馆内编号为：

  2. 编目

档案部门对接受的案卷，在案卷的左上角编写案卷档号。

  3. 编制《退休、死亡教职工分姓索引名册》

  4. 排架、保管

（1）将案卷按档案顺序在档案柜内依次自上而下，从左至右竖放。

（2）保管要求按《上海交通大学档案工作业务建设规范》第八条执行。

（3）统计按《上海交通大学档案工作业务建设规范》第九条执行。

四、人事档案（退休、死亡）的利用

因工作需要查阅和借用人事档案（退休、死亡），须遵守下列规定：

1. 查阅单位应携带查档介绍信，按规定查阅档案。

2. 档案管理部门要根据规定，确定是否提供和提供什么材料。

3. 凡查阅人事档案（退休、死亡），利用单位应派中共党员干部到档案馆查阅。

4. 档案一般情况下不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经过主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。

5. 任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

6. 各级人事档案管理部门，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，违犯者应视情节轻重，按违犯《中华人民共和国档案法》处理。   

7. 借用、查阅档案的单位和个人，不得擅自拍摄复制档案内容，因工作需要从档案中取证的，必须请示主管部门审查批准后才能拍摄复制。

五、人事档案（退休、死亡）岗位责任制

1. 认真学习、宣传、贯彻党和国家有关档案工作的方针、政策，按照档案业务规范的要求，不断修订或完善人事档案（退休、死亡）规章制度，并认真加以实施。

2. 负责接收校人事档案室移交的全校退休、死亡教职工的人事档案，确保准确、无误。

3. 对接收的人事档案（退休、死亡）做到当年接收，当年计算机著录，当年编目上架并做好统计工作。

4. 严格遵守人事档案的保密制度，根据上级有关查阅人事档案的规定进行档案的利用工作。

5. 关心时事政治，认真参加政治学习及馆组织的档案科技与档案学会组织的有关学术活动，不断提高自身业务能力。

6. 自觉遵守学校规章制度和馆制定的《内务管理通则》和《服务公约》。

7. 积极完成室领导交办的其它任务。