为了加强和提高上海交通大学校友人物类档案(以下简称人物档案)的质量和管理水平，充分发挥人物档案在高校教学、科研中的作用．并为考核本校人物档案工作提供依据．特制定本规范。

 

本规范依据《中华人民共和国档案法》、国家教委发布的《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规、规章，结合本校实际而制订。

 

一、             主题内容

 

本规范规定了人物档案工作的基本原则．归档范围的确定，文件材料的立卷和归档流程，人物档案管理、开发利用的主要内容及方法，人物档案岗位职责及归档范围和保管期限表。

 

二、             引用标准

 

GB3792．5—85(档案著录规则)及国家教委发布的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》、沪交翁字(88)第833号《关于建立我校“人物档案”的通知》。

 

三、  人物档案工作的基本原则

 

1．个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的材料或个人在其非职务活动中形成的主要材料均属人物档案。

2．人物档案通过征集、代管等多种形式进行集中统一管理，力求完整、系统、准确和安全，便于开发利用。

3．在学校领导下，校档案馆负责业务指导，各部门专(兼)职档案人员协助做好征集、收集、归档工作，并纳入相关人员的岗位职责。

4．努力实现人物档案的科学化管理，大力开发信息资源，为学校中心工作服务。

 

四、  人物档案归档范围的确定

 

1、确定的原则

1)所有征集对象必须是在上海交通大学(包括其前身)工作或学习过的，必须是其在职务活动中或非职务活动中形成的各种载体材料。

2)征集对象：国内外院士（含解放前）；校内博士生导师；曾在本校工作和学习过的国内外企事业界名流；文革前一、二级教授、高级工程师、研究员；解放前后厅、局级以上干部；解放前后大专院校校长；建国后大专院校党委书记；交大聘请的名誉（顾问、兼职）教授；海外知名校友；英烈。

2．归档的主要内容：

⑴征集对象的各类人物档案登记表、业务自传等。

⑵各类证书。

⑶学术成果、书籍。

⑷媒体报道。

详见附件一。

⑸其它，除以上范围外的有保存价值的材料

 

五、  人物档案的部门立卷与归档流程

 

1．形成积累

1）学校各院（系）、直属单位等均为立卷单位，各单位办公室主任为本单位人物档案归档负责人。各单位可配备相应兼职档案人员，负责人物档案的形成、积累、归档工作。

2）各立卷单位的兼职档案员，应根据《上海交通大学人物档案类归档范围及保管期限表》，定期做好各项材料的收集和征集工作。

3）各立卷单位在档案部门的业务指导下，对收集、征集对象或其家属提供的材料进行网上登记、移交，并将与之配套的实体材料整理并向档案馆归档。

2．整理组卷

1)根据每个人物材料形成的内容、价直、数量及载体的实际情况，保持材料之间有机联系，以内容为主，将材料组成一卷或数卷，以便于查考利用为原则。

2)拆除卷内文件中的金属物．对破损的材料进行修补。

3)幅面大于卷盒的材料要进行折叠，声像材料归入声像档案。

4)材料采用卷盒方式保管，每份文件也可以用缝纫机装汀。

5)卷盒形式保管的材料，以件为单位，卷内材料应逐件在首页右上角加盖档号章，并填写档号章的各个项目。

6)在上海交通大学校友人物管理系统进行网上组卷，打印卷内目录。打印案卷封面。填写备考表。装盒。

7)填写本案卷内材料的变更、修改、补充、移出等情况，案卷归档后，如发生变化，管理人员应随时在备考表上注明时间。

3归档验收

1)移交档案时交接双方必须当面检查验收。严禁差错。

2)移交时填写移交目录，移交目录一式二份，双方各执一份备查。

 

六、  人物档案的管理

 

1．分类编号

1)根据人物档案形成的特点，编制档号。

2)人物档案档号=人物姓名+案卷号

模式如下

注：1)案卷号按最下位类流水

    2)若遇到同名同姓，姓名后加标识符：A、B、C……

2．编目

1)每卷案卷脊背上填写档号，也可以另行贴上注有档号的标签，标签下沿的位置距离底边40mm处。

2)编写人物档案目录，按档案归档时间先后顺序，以案卷为对象填写。

3)认真登记人物档案总目录、分姓氏目录。

3．排架、保管

1)按人物类档案归档先后顺序排架。

2)按< 上海交通大学档案工作业务建设规范)第八条要求进行保管。

4．统计

按《上海交通大学档案工作业务建设规范》第九条执行。

 

七、  人物档案的开发利用

 

1．大力开发利用人物档案信息资源，为学校各项工作服务，充分发挥其社会效益和经济效益。

2．借阅

按《上海交通大学档案工作业务建设规范》第十条执行。

3．咨询服务、指导交流

1)指导利用者使用各种检索工具查阅档案．回答利用者提出的问题。

2)结合本单位管理现代化的进程，创造条件，逐步应用计算机进行档案的管理检索．提高开发利用人物档案的能力。

 

八、  人物档案岗位职责

 

1．分管人物档案工作的校领导职责

1)关心、支持人物档案建设，利用学校有利条件．积极为档案部门提供有关信息。

2)不定期研究、解决人物档案工作中存在的同题。

2．分管人物档案工作的各部门分管人职责

1)重视本部门的人物档案工作，并将人物档案工作纳入本部门工作计划。

2)加强与学校档案部门联系，共同做好业务指导、检查工作，保证归档案卷的质量。

3)做好兼职档案人员的工作，提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难。

3．学校档案部门职责

1)认真贯彻执行国家有关档案工作的政策、法规，制订和完善人物档案工作的各项管理制度。

2)努力贯彻实施(上海交通大学档案工作业务建设规范>，并对兼职档案人员进行指导、监督、检查。

3)负责人物档案的征集、整理、编目、保管、鉴定和利用等工作。并编制检索工具。

4)负责人物档案的库藏和利用等情况的统计、分析工作。

5)积极开发人物档案信息资源，并做好利用效果反馈信息的收集和分析工作，充分发挥其社会效益和经济效益。

6)切实做好人物档案的安全、保护工作，对破损档案及时修复。

7)负责编制人物档案计算机辅助管理的实工方案，做好计算机管理的准备工作。

4．兼职档案人员职责

1)积极做好建立人物档案工作的宣传工作。

2)指导归档对象认真，仔细地完成归档工作。

3)按照(上海交通大学档案工作业务建设规范>，认真做好人物档案的组卷和归档工作。