为了提高产品生产与科技开发类档案(以下简称产品档案)的质量和管理水平．更好地为校办工厂、学校教学、科研提供有效服务，并为考核产品档案工作和产品管理工作提供依据，特制定本规范。

本规范依据《中华人民共和国档案法》，国务院批准的《科学技术档案的工作条例》，国家教委发布的《普通高等学校档案管理办法》以及国家档案局《工业企业档案分类试行规则》等法律、法规、规章、结合本校实际制定。

 

一、          主题内容

 

本规范规定了产品生产与科技开发档案工作的基本原则，归档范围的确定，部门立卷和归档流程，产品档案的管理，开发利用的主要内容和工作方法，各级岗位责任制以及归档范围和保管期限表．二级类目代号简表。

 

二、          引用标准

 

GB3792.5—85《档案著录规则》

GB／T11822—89《科学技术档案案卷构成的一般要求》

 

三、  产品生产与科技开发档案工作的基本原则

 

1、学校下属企业在设计、试制、生产、销售具有自主知识产权的产品过程中直接形成的．有保存价值的文字、图表、声像载体材料等均属产品生产与科技开发类档案。

2、产品档案必须实行集中统一管理，保证档案的完整、准确、系统和安全，方便开发利用。

3、产品档案工作是办好校办产业的重要基础工作之一，也是衡量校办产业管理水平的重要标准之一，必须与生产单位的计划管理、质量管理和岗位责任制工作紧密配合，在布置、检查、验收、总结产品工作时，同时布置、检查、验收、总结产品档案工作。

4、实现产品档案的科学管理。逐步采用先进管理手段。大力开发档案信息资源．为学校中心工服务。

5、把产品档案工作列入学校产业工作发展计划，配备必需的设备和人员，拨给一定的经费。

 

四、  产品档案归档范围的确定

 

1、确定的原则

1)归档的产品生产与科技开发活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2)归档的产品生产与科技开发文件材料。必须反映产品生产管理、经营、销售管理和产品生产各个环节的全过程，保证文件材料完整、准确、系统。

3)归档的产品生产与科技开发文件材料，必须遵循自然形成规律。保持其有机联系．必须与实物一致并且有成套性。

2、归档的主要内容和重点

1)归档的主要内容包括：综合管理、经营、销售项目的计划准备、设计、试制与鉴定、规模生产等六个方面。具体范围见附件一。

3、不归档的文件材料

1)未定稿的材料和未定型的草图、蓝图、工时定额；

2)重份文件、图纸；

3)无查考价值和临时性、事务性文件；

4)未定稿的计划、制度；

5)未生效的合同、协议书。

 

五、  产品生产与科技开发文件材料的部门立卷及归档流程

 

l、形成积累

1)产品下达任务后，企业领导应向技术人员和管理部门布置文件材料形成积累的任务，并指定专人负责整个过程(从设计到销售)中文件材料的形成积累工作。

2)企业各部门按产品生产不同阶段分别积累和整理有关的文件材料。

3)档案部门应深入企业了解各部门文件材料的形成情况。督促指导有关人员做好归档材料的积累工作。

4)归档材料必须字迹工整、图像清晰、纸质优良、图幅大小要按国家统一格式．图纸签字手续完备。

5)归档材料一般归档一份(原件)．重要和经常使用的可酌加副本。兰图、底图应各存一份。

2．整理组卷

1)产品鉴定或定型后．产品设计负责人把本产品形成的文件材料按其自然形成规律和有机联系，整理组卷交技术管理部门。技术管理部门负责检查归档材料的完整、准确、系统情况并与积累的管理性材料整理成卷后．交产品档案室。

2)组卷根据科技文件材料的自然形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则将每个产品项目组成一卷或多卷，反映整个产品项目关键材料放在首卷，底图单独存放。

3)与各产品项目关系密切的管理性文件。应列入产品项目类中组卷。

4)图纸按A4规格折叠成手风琴式。底图一律平放或卷放，严禁折叠。对透明底图应用缝纫机打边。

5)卷内文件材料按正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前,请示在后。

6)对组好卷的技术文件进行逐页编号．每卷页号从“1”开始顺序编下去。无论单面或双面只要有书写，印刷的文件材料。每面均为一页。一页上贴几张曲线图、照片．每页上就编几张页号，页号位置标在非装订线一侧的下角。

7)填写卷内目录和备考表。卷内目录放在卷内材料首页、备考表放在卷内材料尾页。卷内目录、备考表都不编号。备考表上签上立卷人名字、检查人由该产品负责人签字。

8)产品技术负责人应填写归档说明书或者简介，归档说明书或简介放在产品项目内首卷卷内目录后页。

9)和产品生产和科技开发档案配套的照片、底片、录音带、录像带、计算机软盘等特殊档案材料应分别组卷、专柜保管、在备考表内注明与有关文字材料相关的档号。

3、归档验收

1)新产品在成型鉴定前，产品档案室应会同技术管理部门对应归档文件材料进行审查，并出具证明材料，没有产品档案室的证明材料，不能进行鉴定投产工作。

2)在产品定型鉴定(或验收)后两个月内，应完成立卷归档任务。在生产销售过程中产生的科技文件材料．由各有关部门按年度向产品档案室归档。

3)因某种原因工作中断的产品，应在中断后两个月内完成立卷向产品档案室归档。

4)技术部门应认真填写档案移交目录一式二份。连同案卷一起交产品档案室清点后,双方在移交目录上签字盖章，各执一份。

5)学校下属企业的产品档案室，每年向校档案馆移交案卷目录。

6)管理性材料．应在次年六月底前完成归档任务。

 

六、  产品生产与科技开发档案的管理

 

1、分类编号

1)按《高等学校档案实体分类法》进行分类

2)根据产品档案的内容构成和形成特点，编制用于档号二级类目代号简表。见附件二。

3)产品生产类档案档号=年度号+产品生产与开发档案分类号+案卷号

模式如下：

案卷号按最下位类目流水。年度采用产品投入生产和科技开发的自然年度。

2、编目

1)档案部门应对产品档案编制目录，按档号先后顺序登录。

2)按照GB3792.5—85《档案著录规则》编制产品档案案卷级、文件级著录卡、作为手工检索和计算机采集卡使用。

3为了方便利用，还应编制各种分类目录、系列产品专题目录。

3、排架、保管

1)按档号顺序排架。

2)保管按《上海交通大学档案工作业务建设规范》第八条执行。

4、鉴定与销毁

按《上海交通大学档案工作业务建设规范》第九条执行。

5、统计

按(上海交通大学档案工作业务建设规范)第九条执行。

6、档案的补充与修改

1）已归档的技术文件材料需要更改时，必须填写更改通知单。经产品设计(研制)负责人或有关主管负责人批准同意后，方可更改有关技术文件材料。

2)对修改后的各种底图，应重新绘制蓝图、连同更改通知单一并归档。

3)更改一般是谁设计谁更改。协作单位应会同主要设计单位进行更改．按协议．合同办理。更改必须履行审批手续，未经批准．任何人不得任意更改已归档的技术文件材料。

4)对归档补充的技术文件材料应及时整理编目，补充材料少可归入有关案卷内，材料多时应单独组卷编目。

 

七、  产品生产与科技开发档案的开发利用

 

1、借阅

按《上海交通大学档案工作业务建设规范》第十条执行。

2、咨询服务、报道交流

1)档案人员应下生产部门了解生产情况，掌握其需要，积极主动准确提供档案为产品试制、生产服务。

2)档案部门要定期编制本单位产品档案目录及摘要，编写各种参考资料，在单位内部提利用。

3)在档案管理中，必须严格执行国家保密法，专利法等有关法律，确保生产档案的安全，维护科技人员的合法权益。

4)注意收集、登记利用产品档案后取得的经济效益和社会效益．并编印成册，广泛宣传。

八、产品生产与科技开发档案工作岗位责任制

1、主管产品生产与科技开发的校领导职责

1)认真贯彻执行《档案法》组织有关人员学习档案工作的方针政策．把档案工作纳入本单位的发展计划，合理安排档案工作人员、设施、经费、确保档案工作的顺利进行。

2)经常检查本单位技术文件材料形成、积累、归档情况，发现问题、及时解决。

2、产品生产与科技开发部门领导职责

1)认真贯彻执行< 档案法>，组织职工学习档案工作的方针政策，贯彻执行有关档案工作的规定，提高职工的档案意识。

2)深入基层检查各部门文件材料的形成、积累、归档情况、发现问题。及时解决。

3)把档案工作纳入有关部门及有关人员职责范围，对本单位所需档案人员、设备、经费要给予支持。保证档案工作的顺利开展。

3．产品生产与科技开发部门职责

1)制定各种管理细则和实施办法，把技术文件材料形成、积累、立卷、归档工作纳入有关部门及人员的岗位职责。

2)了解各岗位技术文件材料的形成积累情况。督促做好立卷归档工作。

3)按照归档要求，负责检查归档材料的完整、准确、系统情况，负责向产品档案室的移交工作。

4)参与做好产品档案鉴定及密级的确定工作。

4、校档案馆职责

1)对产品档案工作的法规、方针、政策的实施进行监督、检查．并制定有关规章制度。

2)负责接收产品生产与科技开发档案的案卷目录，并对产品档案业务工作进行指导、督促、检查。

5、产品技术部门负责人职责

1)负责组织检查本室(组)技术文件材料的积累和立卷归档工作，负责验收归档材料是否完整、准确、系统。

2)负责提出案卷密级和保管期限、填写归档说明书(或简介)，并指定有关人员填写卷内目录和备考表。

3)办理向产品档案室移交档案手续。

6、科技人员职责

1)做好平时文件材料的形成、积累、立卷和归档工作。

2)产品完成后，应把自己所承担部门的技术文件材料整理后填写归档说明书(或简介)、卷内目录和备考表。

3)自觉做好档案工作，任何人不得以任何借口将应该归档的文件材料据为已有。

7、专(兼)职档案人员职责

1)学习、宣传贯彻《档案法》、以及党和国家有关档案工作的方针、政策。

2)负责产品档案的接收、整理、保管、统计、鉴定、利用等业务工作，推行产品档案工作与产品管理工作同步。

3)协助科技人员做好产品文件材料的形成、积累、立卷和归档工作。并对档案业务进行指导。

4)接收档案馆的业务指导、监督、检查并按规定时间向校档案馆移交案卷目录。

5)参加新产品鉴定验收会，并审查文件材料的完整、准确、系统。