为了提高我校仪器设备类档案(以下简称设备档案)的质量和管理水平，逐步实现设备档案工作的标准化、规范化、现代化，充分发挥设备档案在我校教学、科研中的作用．确保我校国有资产的保值增值，并为评估考核我校设备档案工作和实验室设备管理工作提供依据，特制定本规范。

本规范依据《中华人民共和国档案法》、国务院批准的《科学技术档案工作条例》和国家教委发布的《普通高等学校档案管理办法》以及《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》等法律、法规、规章，结合本校实际情况制定。

 

一、             主题内容

 

本规范规定了设备档案工作的基本原则、归档范围的确定、文件材料的部门立卷和归档流程、设备档案的管理、开发利用、各级岗位责任制、归档范围和保管期限及二级类目代号简表。

 

二、             引用标准

 

    GB3792．5—85《档案著录规则》

GB／T11822—89《科学技术档案案卷构成的一般要求》

 

三、   设备档案工作的基本原则

 

    1．凡作为学校固定资产的仪器、设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、报废等全部活动过程中直接形成的，具有保存利用价值的文字、图表、声像材料，以及随机材料均属设备档案。

    2．设备档案在坚持集中统一管理的前提下，实行分级管理，在实验室与设备处设专职档案管理员．以便于开发利用和确保设备档案完整、准确、系统和安全。

    3．设备档案是国家的重要技术储备，是学校仪器、设备管理工作的组成部分和重要环节。设备档案工作必须纳入学校设备管理工作之中，与设备计划管理、设备采购供应和设备使用等工作紧密结合，保证设备文件材料的完整、准确、系统，应作为学校设备管理部门的职责之一。

    4．努力实现设备档案工作由经验管理向科学管理的方向转变，采用先进的管理技术手

段，大力开发档案信息资源．为学校的科技进步和经济建设服务。

 

四、   设备档案归档范围的确定

 

    1．确定的原则

    1)归档的设备管理工作和仪器设备中购、验收、使用、维修等各环节中形成的文件材料，必须对本校当前的工作和今后的发展具有长远的参考价值和凭证作用。

    2)归档的设备文件材料必须遵循其自然形成规律．保持其有机联系，并与实物相一致。

    3)根据1984年教育部、财政部联合颁发的教供字020号文件(高等学校仪器设备管理办法)的精神，结合本校仪器设备管理的实际情况，确定单价在10万元以上的机电设备及单价在20万元以上的计算机设备，均需建立档案。

    4)单价在10万元以下的仪器设备，凡属国家教委考核范围之内的，应由设备使用部门建档．并上报实验室与设备处档案管理员备案。

    2．设备文件材料归档内容

    归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等方面的材料(详见附表一)。

    3．不归档的文件材料

    1)上级普发(非专指高校)、不办的文件；

    2)未定稿的管理性文件；

    3)未生效的合同、协议书；

    4)重份文件、校内单位发来的文件；

    5)无查考价值的一般性函件；

6)仪器设备广告、宣传材料、定货会与展销会宣传品。

 

五、  设备文件材料的部门立卷及归档流程

 

    1．形成与积累

    1)实验室与设备处应完成有关设备管理的综合性文件材料、从申购设备到验收完毕(进口设备到索赔期满)过程中的管理性文件和技术性文件的收集、积累、整理工作，定期向档案馆归档．负责有关设备档案的编目、保管等工作，按要求向档案馆移交案卷目录。

    2)设备使用部门的专(兼)职档案员要注意设备使用、维修、改造活动中所形成材料的积

累、管理工作．在实验室与设备处档案管理员的指导下及时建档，确保设备文件材料的完整、系统、准确。

    3)设备文件材料．必须用钢笔书写，严禁用圆珠笔、水彩笔等。书写时要求字迹工整、图样清晰。

    2．整理组卷

    1)坚持由设备文件材料形成部门立卷的原则。

    2)根据设备文件材料的形成规律及其内容、价值、数量和载体形式等实际情况，在坚持文件之间的有机联系和便于查找的组卷原则下，将每项设备的文件材料进行系统整理，组成一个或若干个案卷。

    3)将最能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、订购合同、验收报告、索赔文件等组成一卷或若干卷；其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度，依次系统排列。

    4)设备文件材料中的非纸质载体材料，除密不可分者外，应放入特殊载体档案的专柜保

管，并按要求标明参见号。

    5)卷内的文件材料按文字材料在前，图表在后的要求排列。

    6)装订时应拆除卷内文件中的金属物，用线装订；对破损的文件材料进行修补后再装订：

对引进设备中的专用文件夹，可以保持原状。

    7)设备文件材料采用卷盒和卷皮的保管形式，图件按卷盒规格叠成手风琴式。对于用卷

盒保管有困难的，可按其自然状态保管。

    8)全部设备文件无论单面或双面只要有书写符号，每面均为一页．每卷页号均从l开始；

页导位置在菲装订线一侧的下角；对不装订卷在每件文件上加盖有总号、档号、件号的戳记章并依次编写件号。

    9)认真填写卷内目录和备考表。归档的案卷必须填写卷内目录，卷内目录和文件材料可

打印或用钢笔正楷书写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。

    每个案卷组成以后，都应填写备考表，写明本卷图纸和文字材料总页数，并对文件材料的完整、准确程度，损坏、缺少情况加以说明。日后案卷内的图纸和文字材料需要变更、修改时．由档案人员随时在备考表上注明。

    10)拟定案卷封面各栏目，案卷标题要简明、准确。对进口设备的案卷，其案卷标题应以中文书写．卷内目录应有中外文对照。

    11)确定设备档案案卷内文件的保管期限。对最能反映设备购置概况和设备技术性能的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、订购合同、验收报告、索赔文件等，定为长期保管；设备随机的技术文件和使用维修、改造等文件，由于其价值是作为设备的组成部分而存在的。原则上随设备存在而存在，保管期限定为与设备共存。

    12)设备档案原则上无密级。

    13)设备使用部门的专(兼)职档案员的填写移交目录，内容应包括文件材料名称、份数、移交时间。移交目录一式二份。将移交目录连同案卷送部门负责人审查，再向实验室与设备处档案管理员归档，归档时双方签字．各持一份备查。

14)设备从采购到索赔完毕过程中的材料的归档时间为设备到校的2～3年后，综合性文件材料的归档时间为文件形成后次年的5月底之前，设备的全套技术材料及其使用、维修过程中产生的材料于设备到校后的第二年6月30日之前。

 

六、  设备档案的管理

 

  1．分类编号

1)     按《高等学校档案实体分类法》进行分类。

2)根据设备档案文件材料的内容构成和形成特点，编制用于档号的二级类目代号简表(详见附表二)。

    3)仪器设备类档案档号=年度号+设备档案分类号+案卷号

   

模式如下：

   案卷号按最下位类目流水。年度用仪器设备购置的年度。

    2．编目

    1)编写设备档案目录。按档号先后顺序．以案卷为对象填写。

    2)认真登记设备档案的分类目录和专题目录。

    3．排架

    按档号顺序排架

    4．保管和使用

    1)保管要求按《上海交通大学档案工作业务建设规范》第八条执行。

    2)设备档案属校档案馆馆藏范围，为便于利用，在归档工作完成后，设备使用部门经向实验室与设备处档案管理员办理借阅手续后，可将一般设备的档案借出随机使用。

    3)由实验室与设备处指定的少数价值特别重大的高、精、尖、新仪器设备。其材料归档后存校档案馆，如需要使用这些材料的，应取得校档案馆的同意并办理相应手续。材料使用期间，实验室与设备处档案管理员和档案馆有权对使用情况进行检查。

    4)设备档案的所有权属于学校，设备使用部门要有专人负责保管存放在本部门的设备档案。如发生丢失或毁坏现象，应及时报告档案馆，情节严重者按国家档案法规定追究当事人的法律责任。

  5．鉴定和销毁

  1)按《上海交通大学档案工作业务建设规范》第九条执行。

  2)已建档的设备，经批准调出学校或报废时，由设备使用部门填写调拨单或报废单，并上报实验室与设备处和校档案馆，其档案经鉴定后确定归属，或随机调出，或销毁，或作资料保存。

    6．统计

按《上海交通大学档案工作业务建设规范》第九条执行

 

七、  设备档案的开发利用

 

    1．借阅

    按《上海交通大学档案工作业务建设规范》第十条执行

    2．咨询服务、指导交流

    1)指导利用者使用各种检索工具，回答利用者提出的问题。

    2)了解和掌握学校设备和技术状态，定期编制设备档案目录，编辑参考资料．积极为利用者提供服务，为设备管理部门作参谋。

    3)努力提高档案人员的业务素质，发挥档案人员熟悉和掌握学校设备分布情况和技术状

态的优势．为科技人员牵线搭桥，充分发挥学校设备潜力，提高设备利用率，创造经济效益。

4)结合学校管理现代化的进程．创造条件．逐步应用计算机进行设备档案的检索，提高开发利用设备档案的能力。

 

八、  设备档案工作岗位职责

 

    1．分管实验室工作的校领导职责

    1)重视和关心各级设备管理使用部门有关设备档案工作规章制度的建立，并要求认真执

行。

    2)在布置、检查、总结、验收设备工作的同时，布置、检查、总结、验收设备档案工作．并在经费、用房、设备、人员配备及专(兼)职档案员的工作条件等各方面提供支持。

    3)定期检查和研究解决设备档案工作中存在的实际问题。

    2．实验室与设备处分管领导职责

    1)在外购设备开箱验收之前将开箱日期及时通知本处档案管理员和校档案馆．确保设备

档案的同步管理顺利实施。

    2)对属于本处归档范围内的设备文件材料(见附表一)，督促本处档案管理员负责收集、整理、列出卷内目录．在规定的期限内完成归档工作。

    3)关心本处档案管理员的工作．为之创造必要的工作条件。

    3．设备使用部门领导职责

    1)指定专(兼)职档案员对仪器设备项目材料(sBl2…-)归档内容的第6～10条(见附表一)进行收集、整理、列出卷内目录，在设备到校的第二年6月30日之前向实验室与设备处档案管理员归档。

    2)在使用设备的同时，指派专(兼)职档案员随时积累、整理设备在安装、调试、验收、使用、保养、维修、报废等过程中形成的材料．并使之制度化。

    3)将专(兼)职档案员的变更情况及时上报实验室与设备处，协助实验室与设备处和档案

馆搞好对设备档案的考核工作。

    4．实验室与设备处档案管理员职责

    1)参加设备申购论证，配合本处设备采购部门以及设备使用部门共同做好设备开箱验收、技术鉴定等环节的工作，确保对设备档案的同步管理顺利实施。

    2)对有关设备管理的综合性材料及其它有关材料(见附表一)进行收集、整理、分类并列出卷内目录，参与本处对设备使用部门专(兼)职档案员和设备档案的管理、使用状况的调查工作。

    3)指导设备使用部门的专(兼)职档案员做好设备文件材料的形成、积累、立卷归档和编目工作，建立完整、准确、系统的归档移交目录．并报送校档案馆。

    4)把设备档案的考核纳入对实验室的考核范围之中，制订具体而合理的考核办法和考核

标准。

  5．校档案馆职责

  1)与实验室与设备处共同参加设备开箱验收、技术鉴定等环节的工作，搞好对设备档案的

同步管理工作。

    2)督促设备使用部门做好设备文件材料的形成、积累和整理归档工作，协助实验室与设备处档案管理员对专(兼)职档案员的档案业务工作进行指导。

    3)负责进馆设备档案的接收、整理、保管、组织鉴定、统计和利用等具体的业务性工作，并制定相关的章程制度。

    4)努力采用先进的管理技术手段，开发设备档案信息资源，积极为利用者提供服务。

    5)遵守国家有关法律、法规和学校有关规章、制度，保证设备档案的安全，维护本校科技人员的合法权益不受侵犯。

  6．专(兼)职档案人员职责

  1)督促科技人员形成和积累设备文件材料．并定期收集。

  2)按设备计划，采购供应工作的程序形成、积累设备管理技术文件材料。设备验收结束后

整理移交给实验室与设备处档案管理员。

    3)认真做好设备随机文件材料的清点、组卷工作并及时向实验室与设备处档案管理员归

档。

    4)对设备使用、维修、改造工作中形成的技术文件，按规定整理后向实验室与设备处档案管理员移交。