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上海交通大学科学技术研究项目文件材料接收归档管理办法
发布日期:2008-08-06    撰稿:    摄影:
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科学技术研究项目档案是一项重要的科学技术信息资源,是学校服务国家与区域经济社会发展和科技文化事业的历史记载,是国家和学校的宝贵财富

科学技术研究项目档案是一项重要的科学技术信息资源,是学校服务国家与区域经济社会发展和科技文化事业的历史记载,是国家和学校的宝贵财富。为了适应科技管理体制改革和发展的需要,有效保护学校和科研教师科技成果知识产权。根据《中华人民共和国档案法》、《上海市档案条例》和国家档案局、国家科委《科学技术研究档案管理暂行规定》、上海市档案局、上海市科委《上海市科学技术研究项目档案管理办法》等法律法规,结合本校实际情况,特制定《上海交通大学科学技术研究项目文件材料接收归档的管理办法》(以下简称《办法》)。

 

第一章      总则

 

第一条  本办法所称科学技术研究项目档案(以下简称科研项目档案)是指凡在基础理论研究、技术研究、应用研究和软科学研究等方面的某项具体科研活动过程中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、数据、声像、电子文件等各种载体形式的记录。

第二条  科研项目档案是科技成果的真实记录,是实现科技成果转化及其产业化的重要载体,学校任何部门或个人在职务活动中形成的各类科研项目档案,其归属权属于学校,必须由校档案馆集中统一管理,任何部门和个人不得据为己有。

第三条  科研项目档案工作是学校科研管理的重要组成部分,是维护学校经济利益和保护知识产权的一项重要举措。科研项目文件材料接收归档工作应遵循“把握全局,突出重点,兼顾一般”,这是做好新形势下学校科研项目文件材料接收归档的指导原则。

 

第二章      管理职责

 

第四条  学校各级科研管理部门应将科研项目档案工作作为科技管理的一项重要内容,并应采取有效措施切实做好科研项目文件材料的管理和归档工作。

1.校科研技术发展研究院(简称科研院)和文科建设处应按照科研管理工作与科研项目档案工作同步管理的要求,在科研项目立项确定后,在下达项目经费时同步下达项目的归档任务,并负责我校获得专利项目的文件材料的收集和归档工作

2.各院(系)的科研项目档案工作由分管科研工作的领导负责,应将科研项目档案工作纳入院(系)科研办和科研人员的职责范围,作为科研工作的考核内容之一。院(系)科研办具体负责接收本单位各课题组科研项目文件材料并向档案馆移交归档凡完成归档任务的科研项目,应由科研办在“科研项目文件材料归档审核表”(见附件一)上签字或盖章,以示该项目已完成归档任务,并作为项目经费结算的依据。

3.校档案馆向各院(系)科研办提供科研项目文件材料归档须知、归档审核表、备考表等资料,负责对课题组进行科研项目文件材料立卷归档的业务指导、负责将科研办移交的科研项目文件材料接收进馆,并按国家有关规定对科研项目档案进行科学保管和提供利用服务。

4.承担科研项目的课题组,应由项目负责人在项目立项确定时确立项目文件材料归档责任人,并由归档责任人负责项目文件材料的积累、整理,在课题结题后一个月内应将项目文件材料移交所在单位科研办。

 

第三章      科研项目文件材料的形成和归档

 

第五条  科研项目文件材料归档范围

1.我校承接的国家级纵向科研项目,包括863973计划、国家各类基金及科技攻关计划项目等,必须归档。

    2.我校承接的上海市纵向科研项目,包括上海市各类基金及科技攻关计划项目等,由校科研院和档案馆共同确定应归档的项目范围。

3.我校承接的横向科研项目,凡项目经费达500万元以上的,必须归档;项目经费在500万元以下,由各院(系)酌情认定项目归档。

4.获市级以上(含市级)奖项的科研项目。

第六条  科研项目文件材料归档内容

    科研项目档案是科研成果的重要体现形式,各课题组应按照下列归档内容,做好原始科研项目文件材料的形成、积累、整理和归档工作。

    1.科研准备阶段:方案论证报告、项目计划任务书、合同;

2.研究实验阶段:实验测试记录、计算分析报告、计算机源程序、说明书、用户手册、样品照片;

3.总结鉴定阶段:研究工作总结、技术报告、鉴定(或验收)证书及申请书、专家名单及评审意见、科技查新报告、项目决算表、发表的重要论文;

4.成果申报阶段:成果登记表、用户使用证明、成果申报书、获奖证书、奖状;

5.应用转化阶段:关于成果应用的宣传报道材料;

6.课题组认为其他应归档的科研项目文件材料;

第七条  凡是几个单位协作完成的科研项目由主办单位归档一套完整的项目档案。协作单位除保存自己承担任务有关的项目档案正本外,还应将复制件送交主办单位保存,或将已归档的文件材料的档案及案卷目录提供给主办单位,主办单位对任何一方送交的档案,负有保密的义务。

 

第四章      科研项目档案工作监督保障措施

 

    第八条  科研项目归档工作是评价院(系)科研管理工作的重要组成部分,校档案馆将每年对各院(系)的科研项目归档情况进行定性定量考核和公示,对拒不归档的课题组或进行通报批评,或上报上级档案行政管理部门进行执法处理。

 

 

附件一:上海交通大学科研项目文件材料归档审核表

 

                                         

上海交通大学

                                   OO六年五月三十日

 

 

 

 


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