一、档案库房根据档案门类及载体类型分别设置，各库房的进出实行门禁管理，库区外应有醒目的安全提示标志，非保管利用室工作人员不得进入。由大楼总控室根据门禁管理系统与视频监控系统记录，形成库房人员出入库台账。

二、各库房统一采取门禁管理制度，经中心主任授权后，由档案业务口分管领导实施赋权，大楼物业配合日常管理。具体方法参见《档案文博管理中心档案库房门禁管理备忘录》。

三、执行人员出入库房登记制度，非保管利用室人员如因工作、保洁、维修等特殊原因进出各库房，需由保管利用室工作人员全程陪同并做好台账登记。

四、档案库房应保持整齐清洁，定期清扫。严禁任何人员带入食品饮料。严禁存放非档案类的其他物品（书籍、藏品、资料、杂物等）。

五、档案库房安全做到九防：防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护工作。音像、缩微、电子文件等非纸质档案储存，除应符合九防规定外，还应满足使用保管的特殊要求。

1. 防火。档案库房严禁使用明火，库房配备火灾自动报警系统、高压细水雾或惰性气体灭火设施。如因施工原因需产生明火的，需经中心领导审批才可施工。

2. 防盗。档案库房为无窗密闭库房，应设置铁门和门禁识别、红外报警、视频监控系统。出入库房要及时关门落锁，关闭不必要的设备。

3. 防紫外线。档案库房为无窗库房，如临时库房设置有窗户，需用遮光窗帘，避免阳光直射档案。

4. 防有害生物。库房应随时进行鼠虫霉有害生物情况抽查，发现安全隐患应及时采取措施，新接收的档案如发现虫害，需先入消毒房处理后方可入库。

5. 防潮（水）、防高温。档案库房不得毗邻水房、卫生间、食堂（厨房）等可能危及档案安全的用房，库房内应配备温湿度监测调控系统，使库房内温度控制在14～24℃之间，相对湿度控制在45～60％之间。顶楼档案库房应当做好防潮（水）、防高温保护层。

6. 防尘。档案入库前需检查除尘，库房内应定期清扫，保持清洁卫生。

7. 防污染。档案库房应远离污染区，周围有空气污染的，门窗要进行密封处理。

六、档案接收入库前必须认真检查案卷质量，清点数目，及时上架或入柜。档案的存放应严格按各类档案规范的要求摆放，做到整齐有序，便于查找。

七、每年对馆藏档案定期进行清点（可根据各门类调卷情况分批清点），做到帐物相符，发现问题及时解决并上报。

八、档案库房应急预案应当纳入档案文博管理中心整体应急预案，具体参见《上海交通大学档案文博管理中心应急管理预案》，以应对突发事件和自然灾害。

九、保管利用室工作人员发生变动时，应严格执行门禁权限更改及交接清点制度。