一、归档范围

 依据“上海交大基建档案归档范围和保管期限表”凡在学校基本建设管理和基本建设工程项目（新建、扩建、改建、以及大、中型维修）活动过程中直接形成的，有保存价值的竣工图纸、及招投标文件、前期文件、设计技术文件、施工技术文件、竣工验收文件，声像各种载体的材料。

二、归档要求

1、学校基建处及相关部门要有一位负责人分管基建档案工作，并配备相应专（兼）职档案人员，负责基建文件材料的形成、积累、归档工作。

2、基建处及相关部门在接到基建新建、扩建、改建及大、中型维修项目后，在布置工作计划的同时，布置形成积累基建文件材料的任务。相关部门将项目有关文件材料全部交基建处专职档案员整理归档。招投标办公室负责招投标文件的收集工作。项目的招投标工作结束后移交基建处专职档案员进行前期文件材料整理工作。

3、学校各部门在与设计、施工、监理单位签订基建工程项目的合同或施工协议时，必须在合同或协议书中对竣工资料的编制整理、审核、交接验收做出规定，明确写明编制竣工资料的责任（包括经济、法律责任），做好施工记录、交工验收记录等。以保证基建档案的准确性和完整性。

4、基建项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料，交总承包单位汇总，整理。竣工后三个月内，在项目负责人及监理人的监督协助下，在基建处专职档案员指导下，由总承包单位向学校基建处提交完整、准确、系统的基建档案材料。总承包单位及监理单位对各分包单位的档案资料完整性，准确性全面负责。（杜绝传真件，杜绝无印章的复印件。）

5、基建项目由几个单位分别承包的，在项目负责人、监理人的监督协助下，在基建处专职档案员指导下，各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料，交学校基建处汇总、整理。

6、校档案馆对全校的基建档案业务工作进行指导，随时了解大型基建项目主要的工程进度。督促、指导专（兼）职档案员及相关工作人员做好基建文件材料的积累工作。

7、基建部门要认真做好项目前期文件材料的收集、整理工作。保证前期文件材料的完整性、准确性。

8、基建部门要检查设计、施工单位基建文件材料，与它所反映的对象一致，能揭示其性质与特征，并严格执行基建文件材料的审签制度，明确职责，把好文件材料形成的质量关。并检查基建文件的排例是否合理，编号是否统一，页码是否正确。案卷题名、文件题名与内容是否相符合。在上海交通大学档案管理系统上进行网上预立卷工作。经学校档案馆检查合格后移交学校档案馆。

三、联系方式

在归档过程中如有疑问，可与校档案收集指导室联系。

地址：上海交通大学档案文博管理中心508室

电话：54740125