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档案馆召开基建档案归档协调会及培训会
发布日期:2019-03-22    撰稿:陈海燕、贾彦兴    摄影:陈海燕
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为进一步加强、规范我校建设项目文件的归档工作,3月15日上午,学校基建档案工作专题协调会在闵行校区基建处212会议室召开。会议由档案馆袁继军副馆长主持,档案馆、基建处、审计处、招采办等相关单位的有关人员出席了会议。

会上,基建处、招采办、审计处分别从学校工程项目建设、招投标要求及审计管理等角度对基建项目招投标、竣工结算送审所涉及的具体材料进行了详细梳理,经过深入的讨论和交流,与会各方进一步明确了各自的管理职责以及需移交的基建文件材料的范围、数量、结算送审材料提交方式及质量要求、招投标文件归档格式等,形成了统一领导、分级管理、统一标准以及一次形成、多次使用的工作原则,确定了前端控制、同步归档、分阶段移交的管理方式,不仅有效避免了材料重复提交和归档的情况,减轻了材料提供单位的工作量,而且也从工程建设源头控制了基建档案管理质量,确保基建档案的完整、准确、有效与安全,便于在需要时能方便、及时、准确地查阅、调用相关资料,满足各方利用需求。

为加强和规范国家及上海市重点建设项目档案管理工作,3月19日下午,校档案馆特邀请上海市档案局业务指导处康永副处长来馆开展业务培训。档案馆袁继军副馆长、相关业务科室负责人及工作人员、基建处档案员黄晓燕以及转化医学大楼、李政道研究所、张江科创园等重点基建项目建设方代表参加了此次培训。

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康永副处长从重点基建项目档案的验收标准、验收程序、组卷规范等方面进行了详细的介绍,并逐一解答了现场提问。

为进一步做好学校建设项目档案的归档工作,提高学校各基建项目归档的质量,档案馆和基建处于3月20日下午在闵行校区新图书馆主馆B120室举办了2019年学校基建档案管理工作培训会。学校所有在建项目及部分大修项目的总包单位项目负责人、技术员和资料员、监理单位总监和资料员、设计单位建筑、结构工程师及具体负责电子审图相关人员、校内相关部门(审计处、招采办、基建处、资实处、财务处等)使用基建项目档案的相关人员等近60人参加了此次培训。

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培训会由档案馆业务指导室李弋主任主持。档案馆副馆长袁继军首先介绍了国家关于基建项目档案工作的新形势和新要求,希望借此培训能在提升业务素养、明确工作要求的同时,贯彻落实归档资料“一次提供,多次使用”的理念,达到减负增效的目的。

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随后,邀请各家档案编制服务公司分别介绍了闵行区、长宁区、徐汇区、浦东新区城市建设档案管理中心的归档要求,以及民防工程、声像档案的归档要求。档案馆业务指导室陈惟老师和基建处黄晓燕老师从校档案馆归档要求角度进行了详细培训。

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最后,基建处副处长梅剑作培训总结,他强调要像关注工程实体质量一样关注基建档案的规范性和完整性,希望各方共同努力、不断学习,使基建档案管理工作迈上一个新台阶。

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