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关于转发教育部、国家档案局《高等学校档案管理办法》的通知
发布日期:2018-02-06    撰稿:    摄影:
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各院(系)、部、处、直属单位:

现将教育部、国家档案局联合颁布的《高等学校档案管理办法》(教育部、国家档案局第27号令,以下简称“27号令”)予以转发,结合学校实际,对有关工作要求通知如下:

一、认真学习领会“27号令”精神,切实加强档案工作领导。

“27号令”是我国高校档案工作重要的政府部门规章,进一步明确了高校档案工作的管理体制,强化了高校档案工作的条件保障机制,强调了高校档案资源建设,指明了高校档案工作服务的方向。各单位要充分认识“27号令”的实施对推进我校规范化管理和科学建设的重要意义,积极组织学习宣传活动。切实重视档案工作,切实加强档案工作的领导。

二、建立健全工作机制,切实强化档案工作与其他工作的同步管理

“一流大学要有一流的管理,一流管理要有一流的档案”,这是现代大学制度建设的基本规律。建立健全学校档案工作由校长领导机制既需要学校领导层面的高度重视,又需要学校各部门的大力配合,齐抓共管。学校要进一步明确各单位档案工作的岗位职责,用制度管人管事:

校档案部门要进一步修订完善岗位职责,建立学校档案工作奖惩办法,充分调动档案工作人员的积极性。要强化档案工作的业务指导、监督检查等方面的职能,坚持不懈地加强档案基础业务建设。要加强对重大项目、重要会议、重大活动及人才培养等方面的建档工作,丰富档案门类,优化档案馆藏结构。要以档案信息资源建设为核心,创新学校档案资源体系和档案服务体系建设,不断提高服务学校、社会的能力和水平。

学校即将印发《上海交通大学档案工作各级岗位职责》(以下简称岗位职责),各机关部处及直属单位要依据岗位职责要求,严格规范档案管理,深化各单位“纸质文件与电子文件同步配套归档”工作,确保应归档文件的齐全完整,切实执行“学校各部门应当在次学年6月底前归档”的法定归档时间。

各院(系)要按照“岗位职责”的要求,分管教学、科研、行政的院长(系主任)要认真履行档案工作岗位职责,切实实现教学工作、科研工作和党政管理工作与档案工作同步管理,全面推进院(系)凭证性文件与电子文件同步归档,参考性文件以电子文件为主的归档工作。

三、确保档案工作的条件保障,切实加快数字档案馆建设

针对档案馆库爆满的现状,学校将纳入近期建设规划,在闵行校区新建档案文博楼。数字档案馆建设,通过学校“985工程”一期、二期的投入,并经过五年的建设,已初具规模。今后,学校将继续坚持将档案工作所需经费列入学校预算,并根据学校财务情况,对档案工作经费的投入每年有所增长。学校每年将设立一定额度的专项经费,用于归档文件数字化及数字档案馆管理系统和硬件系统维护更新,保障学校档案事业的健康持续发展。

各单位要结合工作实际认真学习和领会“27号令”精神,以此推动我校档案管理工作整体水平的不断提高。

上海交通大学

二〇〇八年十二月五日

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