为建立健全学校档案工作由校长领导工作机制，把档案工作纳入学校整体发展规划，强化档案工作与学校教学、科研等工作的同步管理，进一步规范学校档案管理工作，提高档案服务学校及社会的能力和水平，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等法律、法规和规章，结合本校实际，制定本规范。

一、校长档案工作岗位职责

校长是学校的法定代表人，档案工作由校长领导。其主要职责是：

（一）、贯彻执行国家关于档案工作的法律法规和方针政策，批准学校档案工作的规章制度；

（二）、将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

（三）、建立健全与办学规模相适应的学校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费等；

（四）、研究决定学校档案工作中的重要奖惩问题和其他重大问题。

分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

二、机关部处及直属单位档案工作岗位职责

（一）机关部处及直属单位档案工作分管领导岗位职责

1、贯彻执行国家和学校的档案工作法规、政策及规章，教育本部门干部职工增强档案意识，认真做好档案工作；

2、加强对本部门档案工作的领导，把档案工作纳入本部门、各科（室）和兼职档案人员的岗位职责，并作为年度工作考核的一项重要内容；

3、按照纸质文件与电子文件同步配套归档的工作要求，督促兼职档案人员在次学年6月底前完成归档工作，确保归档文件的完整性、准确性和系统性；

4、保障本部门兼职档案人员完成档案工作必需的工作时间和条件，积极支持兼职档案人员参加档案业务知识学习和岗位技能培训；

5、加强对本部门网上档案信息利用的安全监督，提高本部门兼职档案人员的档案工作安全保密意识；

6、负责本部门年度归档文件的开放鉴定和部门年度归档案卷的审核工作，对部门年度归档工作和归档文件开放负责。

（二）机关部处及直属单位兼职档案人员岗位职责

1、认真学习、执行国家和学校的档案工作法规、政策及规章，积极参加档案理论知识学习和岗位业务技能培训；

2、主动接受学校档案部门的业务指导和督促检查，除基建项目类档案外，确保在次学年6月底前完成归档任务的规定；

3、认真编制本部门年度归档的预立卷目录，负责本部门文件材料的收集、整理和立卷归档，确保归档文件材料的完整性、准确性和系统性；

4、坚持纸质文件与电子文件配套归档的工作要求。对于非保密文件应认真做好网上收发文登记工作，并挂接相应的电子版文件。凡需要归档但没有电子版的文件须在数字化之后一并归档。对于保密文件应实行脱机报盘归档；

5、加强案卷整理工作，努力提高归档质量。对本部门年度应归档的文件材料编制页号、编制卷内目录、按照“责任者、内容、文种”三要素拟写案卷标题等；

6、将本部门年度归档案卷和开放鉴定情况送交本部门分管领导审核；

7、严格执行学校关于网上档案信息查询利用的各项规定，妥善保管本部门校园网档案信息查询利用的用户名及密码。

三、院（系）档案工作岗位职责

各院（系）必须明确一位院（系）领导分管档案工作，其他院（系）领导要协助分管领导切实做好科研、教学等方面的档案工作。

（一）院（系）档案工作分管领导岗位职责

1、贯彻执行国家和学校的档案工作法规、政策及规章，规范本院（系）档案管理，教育本院（系）教职员工不断增强档案意识，提高档案工作水平；

2、加强对本院（系）档案工作的领导，把档案工作纳入教学、科研、党政管理等分管领导的岗位职责；

3、加强对本院（系）网上档案信息利用的安全监督，提高本院（系）兼职档案人员的档案工作安全保密意识；

4、主管本院（系）党政档案工作

建立健全把党政档案工作纳入党政管理的规章制度，把党政档案工作纳入本院（系）党政办公室及相关人员（即兼职档案人员）的岗位职责，并作为年度工作考核的一项重要内容；

保障兼职档案人员完成年度档案工作的必需的工作时间和条件，支持兼职档案人员参加档案业务学习和岗位技能培训；

督促本院（系）党政办公室及其兼职档案人员按照凭证性纸质文件与电子文件同步配套、参考性文件以电子文件归档为主的归档工作要求，在次学年6月底前完成归档工作，确保年度归档文件材料的完整性、准确性和系统性；

负责年度归档文件开放鉴定和归档案卷质量的审核。

（二）主管科研的院（系）领导档案工作岗位职责

1、建立健全把科研档案工作纳入科研管理的规章制度，把科研档案工作纳入本院（系）科研办公室及相关人员（即兼职档案人员）的岗位职责，并作为年度工作考核的一项重要内容；

2、加强宣传教育，不断增强科研教师的档案意识，认真做好科研项目文件材料的管理工作，加大知识产权保护力度。督促本院（系）科研办及其兼职档案人员在项目课题组鉴定、验收或结题后二个月内完成科研项目文件材料向学校档案部门移交归档；

3、切实加强对科研档案工作的领导，定期检查本院（系）重大科研项目和国防军工项目课题组文件材料的安全保密和项目文件材料立卷保管情况，并针对问题及时提出整改措施，确保项目研究的保密安全和归档文件材料的完整性、准确性和系统性。

（三）主管教学的院（系）领导档案工作岗位职责

1、建立健全把教学档案工作纳入教学管理的规章制度，把教学档案工作纳入本院（系）教务办公室及相关人员（即兼职档案人员）的岗位职责，并作为年度工作考核的一项重要内容；

2、不断加强任课教师和教务部门干部职工的档案意识，认真做好教学管理的档案工作，并督促本院（系）教务部门在次学年寒假前将应归档的文件材料向学校教学主管部门或档案部门归档；

3、定期检查本院（系）教学管理等方面文件材料管理情况，并针对问题及时提出整改措施，确保年度归档文件材料的完整性、准确性和系统性。

（四）院（系）兼职档案人员岗位职责

1、认真学习、执行国家及学校的档案法规、政策及规章，积极参加档案理论知识学习和岗位技能培训；

2、按照国家和学校有关归档工作的要求，负责各自承担的相关档案文件材料的收集积累、整理立卷和归档工作，确保归档文件材料的完整性、准确性和系统性；

（1）院（系）党政办公室及其兼职档案员负责年度归档工作以及归档文件的开放鉴定,并将年度归档案卷和开放鉴定情况送交本院（系）分管领导审核；

院（系）机关的凭证性纸质文件与电子文件应配套归档，参考性文件则以电子文件归档为主；

严格遵守在次学年6月底前完成归档工作的规定；

切实执行学校关于网上档案信息查询利用的各项规定，妥善保管好被授权的用户名和密码等资料；

（2）院（系）科研办及其兼职档案人员应在科研项目结题、验收或鉴定后二个月内将科研项目课题组应归档的文件材料向档案部门移交归档。

（3）院（系）教务办及其兼职档案员将应归档的文件材料在次学年寒假前向学校教学主管部门或档案部门归档。

3、院（系）兼职档案人员要注重保护重要文件材料的安全，防止整理和移交归档过程中的泄密和丢失事件。

四、档案馆岗位职责

档案馆既是学校档案文博工作的职能管理部门，又是收集、保管和向学校及社会提供档案文博资源服务的科学文化事业机构。其主要职责：

1、宣传、贯彻和执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国文物保护法》以及党和国家有关档案文博工作的方针、政策；

2、拟定学校档案文博工作中长期发展规划，依法建立、健全学校档案文博工作的规章制度，负责组织学习宣传、贯彻落实和监督检查工作；

3、加快数字档案馆和博物馆建设，创新档案文博资源体系和档案文博服务体系建设，不断提高档案服务学校及社会的能力和水平；

4、根据国家有关档案文博资源建设的要求，按照档案文博集中统一管理的原则，负责全校党政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、人物、外事、声像、财会、历史、实物、校史资料等门类纸质档案与电子档案的收集（接收）、整理、编目、保管、利用、鉴定、销毁等工作。负责学校有关陈列品、艺术品和校史文物等固定资产的管理；

5、制定并组织实施档案文博年度工作计划，总结年度工作，编制档案文博工作统计年报表；

6、建立健全学校档案管理工作网络，指导学校各部门文件材料的积累、立卷和归档工作，不断完善各院（系）、机关部处及直属单位年度归档工作的考核评估体系；

7、加强档案学术研究、档案史料研究和著名校友学术思想研究，深化档案学硕士点教学改革，完善档案学硕士点培养机制，提高人才培养质量；

8、加大档案全文信息开放鉴定力度，大力推进在线编研陈展工作，为学校各部门对档案信息资源网上利用提供便利，努力扩展档案文博工作服务学校和社会的功能；

9、加强新技术在档案文物保护工作中的应用，不断提高档案文献复制、修复等保护技术的水平；

10、面向世界，立足学校，服务社会，做好博物馆、钱学森图书馆的建设和管理，不断扩大博物馆、图书馆的社会影响，充分发挥博物馆、图书馆的教育作用；

11、加强档案文博创新团队建设，组织全校专兼职档案文博人员的业务学习和岗位技能培训，开展国内外档案文博人员的学术交流。

12、认真做好学校档案工作先进集体、优秀档案工作者的评选活动和档案文博人员的专业职称评聘工作；

13、完成学校领导交办的其他工作。

五、档案工作奖惩办法

为切实落实学校档案工作岗位职责，规范学校各部门管理行为，确保档案工作与学校其他工作协调发展，实现依法治校与依法治档、显性与隐性管理的有机统一，学校决定对下列情况给予奖励或惩处：

1、每两年一次开展档案工作先进个人和集体评比活动。对在档案收集、整理、保护、利用和现代化管理工作中作出显著成绩的、在档案学研究及档案史料研究中作出突出贡献的和将重要或珍贵档案捐赠给校档案馆的个人或集体，授予学校档案工作先进个人或先进集体的荣誉称号，颁发证书并予以一定的物质奖励；

2、对玩忽职守、造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的行为，对违反保密规定，擅自提供、抄录、公布、涂改、伪造档案的行为，对擅自出卖、赠送、交换档案、不按规定归档、拒绝归档或者将档案据为己有的行为以及其他违反档案法律、法规或规章的行为，其直接负责的主管人员和其他责任人员应依法受到处分。构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任；

3、档案工作纳入学校对各单位年终工作考核和精神文明单位评比活动。对有下列情况之一的单位，不得评为学校年度工作考核优秀单位和精神文明单位。

机关部处和直属单位：

（1）连续两年不按规定时间归档；

（2）参照部门预立卷目录和年度工作总结，连续两年归档齐全率低于95%；

（3）连续两年归档电子文件和纸质文件配套率低于95%；

院（系）：

（1）连续两年不按规定时间归档；

（2）党政档案：参照部门预立卷目录和年度工作总结，连续两年归档齐全率低于95%或连续两年归档的凭证性纸质文件与电子文件配套率低于95%的；

（3）科研档案：参照《上海交通大学科学技术研究项目文件材料接收归档的管理办法》（沪交内(档)[2006]7号）的有关规定，连续两年科研项目档案归档率低于90%；

（4）教学档案：参照毕业生验印名册，连续两年硕博毕业论文评审材料归档率低于100%。

六．附则

1、本规范2009年4月13日经校长办公会讨论通过；

2、本规范2010年1月1日起执行；

3、本规范医学院及附属医院参照执行；

4、本规范解释权归校档案馆。

上海交通大学

二〇〇九年十二月一日