学校各院（系）、机关部处及直属单位：

2010年上海世博会是继北京奥运会后，我国举办的又一项举世瞩目的全球盛会。世博会档案作为上海市特大型活动的档案，具有形成范围广、时间跨度大、载体形式多样等特点。为了进一步贯彻落实《中共上海市委办公厅、上海市人民政府办公厅关于加强中国2010年上海世博会档案工作的通知》（沪委办[2009]35号）、《中共上海市教育卫生工作委员会办公室、上海市教育委员会办公室关于加强中国2010年上海世博会档案工作的通知》（上教委办[2010]17号）精神，做好我校有关世博会的文件材料收集归档工作，现将文件材料的收集范围及有关工作要求通知如下：

一．文件材料的收集归档范围

1.关于世博工作的通知、报告、领导讲话、会议纪要等；

2关于世博工作的计划、方案及报批文件；

3.关于举办与世博相关的活动请示、上级批复及活动总体方案、工作总结、媒体报道等；

4.世博志愿者总体工作规划、总结；志愿者招募、培训等材料；

5.聘任、培训的志愿者名单、信息汇总表等；

6.开展世博志愿者表彰工作的文件材料；

7.开展志愿者活动的照片、影像、简报等；

8.关于世博工作的重要会议、重要活动、重要新闻等新闻宣传材料的剪报、录像、录音、照片等；

9.其他应归档的文件材料。

以上归档范围包括纸质、实物、声像（照片、录音、录像等）、电子等各种门类和载体的档案，应确保特殊载体档案与纸质文件材料一并归档。

二．文件材料的收集归档要求

1.学校各院（系）、机关部处及直属单位要充分认识做好上海世博会文件材料收集归档工作的重要性，明确世博会档案工作“记载成功、再现精彩、留住难忘”的总体目标，以对历史负责的态度，认真、负责地把世博会各种有保存价值的文件材料收集齐全，整理规范，及时归档。

2.学校各院（系）、机关部处及直属单位要切实加强对世博会档案工作的领导，将世博会档案工作纳入本单位2010年度档案工作计划，融入到日常档案管理中，明确领导，责任到人，保障文件材料归档工作正常有序进行。

3.学校各院（系）、机关部处及直属单位按照世博会文件材料收集归档范围的要求，有计划、有步骤地做好文件材料的收集、整理和组卷工作。并与2010年12月30日前向校档案馆移交归档。

4.校档案馆要加强对世博文件材料收集归档工作的业务指导、监督和协调，强化对实物、声像、电子文件的收集、征集和整理归档工作，以确保档案材料的完整、准确和系统。

上海交通大学

二〇一〇年九月十九日