各机关部处和直属单位：

为了进一步推进学校机关部处和直属单位档案管理水平，规范档案工作，更好地服务学校教育教学、科研，根据《上海交通大学档案工作岗位职责规范》（沪交内（档）[2009]10号）精神，拟于今年下半年开展学校档案工作先进集体和先进个人评选活动。现将评选有关事宜通知如下：

一、评选范围

1、凡属我校机关部处和直属单位的各归档基层单位（医学院除外）均可参加先进集体的评选。

2、凡我校机关部处和直属单位主管档案工作的领导和截止到2010年12月底具有连续2年以上基层档案工作经历的人员均可参加先进个人的评选。

二、评选项目

1、档案工作先进个人

2、档案工作先进集体

三、评选条件

（一）先进集体条件

1、认真宣传、贯彻、上级颁发的有关档案工作的法律、法规，严格执行学校有关档案工作的规章制度。

2、单位档案工作有领导专门负责，并将档案工作纳入本单位的工作计划之中，纳入各项规章制度之中，纳入有关人员的岗位责任之中。

3、在布置各项工作的同时提出档案工作的要求，在检查工作情况的同时检查或接受检查相关文件和记录材料的形成、积累情况，在总结各项工作的同时验收或接受验收档案材料。

4、完整、及时、准确、规范地将本单位工作中形成的档案材料收集、整理、立卷、归档，案卷质量符合要求。

5、主动与档案馆沟通、协调，完成分管范围内的档案工作，积极参加学校组织的与档案工作有关的活动。

（二）先进个人条件

分管档案工作的领导:

1、贯彻执行国家和学校的档案工作法规、政策及规章，教育本部门干部职工增强档案意识，认真做好档案工作；

2、加强对本部门档案工作的领导，把档案工作纳入本部门、各科（室）和兼职档案人员的岗位职责，并作为年度工作考核的一项重要内容；

3、按照纸质文件与电子文件同步配套归档的工作要求，督促兼职档案人员在次学年6月底前完成归档工作，确保归档文件的完整性、准确性和系统性；

4、保障本部门兼职档案人员完成档案工作必需的工作时间和条件，积极支持兼职档案人员参加档案业务知识学习和岗位技能培训；

5、加强对本部门网上档案信息利用的安全监督，提高本部门兼职档案人员的档案工作安全保密意识；

6、负责本部门年度归档文件的开放鉴定和部门年度归档案卷的审核工作，对部门年度归档工作和归档文件开放负责。

       基层档案工作人员:

1、认真学习、执行国家和学校的档案工作法规、政策及规章，积极参加档案理论知识学习和岗位业务技能培训；

2、主动接受学校档案部门的业务指导和督促检查，除基建项目类档案外，确保在次学年6月底前完成归档任务的规定；

3、认真编制本部门年度归档的预立卷目录，负责本部门文件材料的收集、整理和立卷归档，确保归档文件材料的完整性、准确性和系统性；

4、坚持纸质文件与电子文件配套归档的工作要求。对于非保密文件应认真做好网上收发文登记工作，并挂接相应的电子版文件。凡需要归档但没有电子版的文件须在数字化之后一并归档。对于保密文件应实行脱机报盘归档；

5、加强案卷整理工作，努力提高归档质量。对本部门年度应归档的文件材料编制页号、编制卷内目录、按照“责任者、内容、文种”三要素拟写案卷标题等；

6、将本部门年度归档案卷和开放鉴定情况送交本部门分管领导审核；

7、严格执行学校关于网上档案信息查询利用的各项规定，妥善保管本部门校园网档案信息查询利用的用户名及密码。

（三）有下列情况之一的，不得参加本次先进集体和个人评选

1、连续两年不按规定时间归档；

2、参照部门预立卷目录和年度工作总结，连续两年归档齐全率低于95%；

3、连续两年归档电子文件和纸质文件配套率低于95%；

四、评选办法

1、由各部门根据评选条件填写申报表，由申报单位及个人的所在单位签署意见后送交档案馆。

2、由部分学校分管领导、校档案馆负责人及院（系）分管档案工作负责人组成评审组，根据各单位上报的材料及现场答辩，结合立卷单位工作实际情况，按照规定的条件集体讨论，初步确定先进集体和先进个人。

3、初评结果在校园网上公示，并报经学校批准后，正式评选出学校档案工作先进集体和个人。

五．答辩要求

1、每个申报单位及个人安排15分钟答辩时间，其中10分钟为以ppt演示文稿作现场汇报，5分钟为专家提问。

2、汇报材料要求以量化说明，并突出工作的特色和亮点。

六．奖励办法

       学校于2011年上半年召开档案工作会议，对先进集体、先进个人进行表彰和奖励。

七、时间安排

       各单位请于2010年12月30日前将申报材料报档案馆。

       联系人：张桦、李弋

       电  话：62932664、62932029

                     上海交通大学

                              二〇一〇年三月二十四日