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上海交通大学招标采购档案管理办法(试行)
发布日期:2018-02-06    撰稿:    摄影:
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沪交档【2015】1号

各院系、机关部处、直属单位:

为加强和规范学校招投标项目档案管理,确保归档文件完整、准确和系统,以利于今后有效地保管和利用,根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规以及《上海交通大学档案工作条例》《上海交通大学执行政府采购开展招标投标活动实施意见》等规定,结合学校实际,制定本办法。

第一章 总则

第一条 本办法所指招投标项目档案包括所有新建工程、修缮工程、设备采购、软件采购、图书采购、家具采购、物业管理等项目,在进行招投标活动中直接形成的具有保存价值的文字、数字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料及配套的电子文档。

第二条 本办法适用于校内采购金额在20万元(含20万元)以上的各类招标采购项目档案的管理。

第三条 招投标项目档案作为反映招投标活动的真实记录,有重要的凭证作用,应当依法保存,不得伪造、变造、隐匿或者销毁。其内容必须准确、齐全完整,并能真实反映招标投标活动内容。任何人不得占为已有或拒绝归档。

第二章 管理职责和分工

第四条 招投标过程中产生的各类文件资料由学校招投标管理办公室(以下简称校招标办)项目承办人及时收集、整理和保存,并在接受合同备案之日起五个工作日内,将收集齐全的文件材料移交至校招标办档案管理人员。项目承办人发生变更时,应做好交接工作。

第五条 校招标办的档案管理人员应遵守档案管理的有关法律、法规和规章制度。在收到归档的招标投标文件后,应及时登记,并认真做好文件材料的立卷、整理和集中管理工作。档案管理人员离开工作岗位前,应按规定移交招标投标档案资料,不得擅自处理或带走。

第六条 校招标办负责除新建工程项目以外的所有招投标文件材料的收集、整理、立卷以及向校档案馆移交工作。

第七条 学校基建部门负责新建工程招投标文件材料的收集、整理、立卷,并与基建项目文件材料一起向校档案馆移交。

第八条 学校档案馆负责招投标文件材料立卷归档的业务指导和接收进馆,并按照国家有关规定进行科学保管和提供利用。

第三章 招投标项目文件材料的形成与归档

第九条 招投标文件材料的归档内容:

(一)建设工程项目报建表(附立项批文复印件);

(二)招标备案表及附件资料;

(三)招标代理委托合同、授权委托书及招标代理项目组组成人员情况表;

(四)招标公告或投标邀请书;

(五)招标文件以及招标文件的澄清或修改文件;

(六)投标、开标、评标资料;

(1)投标文件送达签到表;

(2)投标文件

(3)投标人开标签到表;

(4)评委评分表及汇总表;

(5)评标报告;

(6)招标投标情况的书面报告。

(七)业主评委备案表,专家评委抽取、通知记录表;

(八)中标结果公示表;

(九)中标通知书;

(十)合同;

(十一)项目招标代理评价意见表;

(十二)项目招标投标合同备案表;

(十三)项目招标投标监督情况记录表;

(十四)招投标工作的重大决议及会议纪要;

(十五)招投标工作中各部门之间的流转表格;

(十六)其他需要存档的资料。

第十条 招投标材料的归档时间

(一)新建工程招投标文件材料在基建项目竣工验收后的三个月内,随全套基建项目档案一起归档至校档案馆。

(二)其余招投标文件材料在合同签订后的次年6月底前,由校招标办统一归档至校档案馆。

第四章 招投标文件材料的整理

第十一条 招标投标文件材料的整理和组卷按照《上海交大行政类档案管理规范》的要求,遵循文件材料的形成规律和特点,应保持卷与卷之间的系统联系,以便于档案的保管和利用。

第十二条 归档材料的保管期限分长期和短期两种。原则上采购金额在50万元以下的,由校招标办分室存档,每年向校档案馆归档一份分室存档清单;50万元以上(含50万元)的为长期,由校招标办移交档案馆保存。

第五章 附则

第十三条 项目单位自行组织的金额在20万元以下的采购项目文件材料,可按上述要求对重要材料自行留存。

第十四条 本办法自发布之日起施行。

第十五条 本办法由校招标办、档案馆负责解释。

上海交通大学

2015年4月23日

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