沪交档【2015】1号

各院系、机关部处、直属单位：

为加强和规范学校招投标项目档案管理，确保归档文件完整、准确和系统，以利于今后有效地保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规以及《上海交通大学档案工作条例》《上海交通大学执行政府采购开展招标投标活动实施意见》等规定，结合学校实际，制定本办法。

第一章 总则

第一条 本办法所指招投标项目档案包括所有新建工程、修缮工程、设备采购、软件采购、图书采购、家具采购、物业管理等项目，在进行招投标活动中直接形成的具有保存价值的文字、数字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料及配套的电子文档。

第二条 本办法适用于校内采购金额在20万元（含20万元）以上的各类招标采购项目档案的管理。

第三条 招投标项目档案作为反映招投标活动的真实记录，有重要的凭证作用，应当依法保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。其内容必须准确、齐全完整，并能真实反映招标投标活动内容。任何人不得占为已有或拒绝归档。

第二章 管理职责和分工

第四条 招投标过程中产生的各类文件资料由学校招投标管理办公室（以下简称校招标办）项目承办人及时收集、整理和保存，并在接受合同备案之日起五个工作日内，将收集齐全的文件材料移交至校招标办档案管理人员。项目承办人发生变更时，应做好交接工作。

第五条 校招标办的档案管理人员应遵守档案管理的有关法律、法规和规章制度。在收到归档的招标投标文件后，应及时登记，并认真做好文件材料的立卷、整理和集中管理工作。档案管理人员离开工作岗位前，应按规定移交招标投标档案资料，不得擅自处理或带走。

第六条 校招标办负责除新建工程项目以外的所有招投标文件材料的收集、整理、立卷以及向校档案馆移交工作。

第七条 学校基建部门负责新建工程招投标文件材料的收集、整理、立卷，并与基建项目文件材料一起向校档案馆移交。

第八条 学校档案馆负责招投标文件材料立卷归档的业务指导和接收进馆，并按照国家有关规定进行科学保管和提供利用。

第三章 招投标项目文件材料的形成与归档

第九条 招投标文件材料的归档内容：

（一）建设工程项目报建表（附立项批文复印件）；

（二）招标备案表及附件资料；

（三）招标代理委托合同、授权委托书及招标代理项目组组成人员情况表；

（四）招标公告或投标邀请书；

（五）招标文件以及招标文件的澄清或修改文件；

（六）投标、开标、评标资料；

（1）投标文件送达签到表；

（2）投标文件

（3）投标人开标签到表；

（4）评委评分表及汇总表；

（5）评标报告；

（6）招标投标情况的书面报告。

（七）业主评委备案表，专家评委抽取、通知记录表；

（八）中标结果公示表；

（九）中标通知书；

（十）合同；

（十一）项目招标代理评价意见表；

（十二）项目招标投标合同备案表；

（十三）项目招标投标监督情况记录表；

（十四）招投标工作的重大决议及会议纪要；

（十五）招投标工作中各部门之间的流转表格；

（十六）其他需要存档的资料。

第十条 招投标材料的归档时间

（一）新建工程招投标文件材料在基建项目竣工验收后的三个月内，随全套基建项目档案一起归档至校档案馆。

（二）其余招投标文件材料在合同签订后的次年6月底前，由校招标办统一归档至校档案馆。

第四章 招投标文件材料的整理

第十一条 招标投标文件材料的整理和组卷按照《上海交大行政类档案管理规范》的要求，遵循文件材料的形成规律和特点，应保持卷与卷之间的系统联系，以便于档案的保管和利用。

第十二条 归档材料的保管期限分长期和短期两种。原则上采购金额在50万元以下的,由校招标办分室存档,每年向校档案馆归档一份分室存档清单；50万元以上（含50万元）的为长期，由校招标办移交档案馆保存。

第五章 附则

第十三条 项目单位自行组织的金额在20万元以下的采购项目文件材料，可按上述要求对重要材料自行留存。

第十四条 本办法自发布之日起施行。

第十五条 本办法由校招标办、档案馆负责解释。

上海交通大学

2015年4月23日