为了加强本校教学类档案(以下简称教学档案)工作，充分发挥教学档案在学校教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用．提高教学档案的质量和水平，逐步实现教学档案的标准化、规范化和现代化，并为今后考核教学档案工作和教学管理工作提供依据．特制订本规范。

本规范依据《中华人民共和国档案法》，国务院批准的《科学技术档案工作条例》．国家教委、国家档案局教办字(87)16号文件，《普通高等学校档案管理办法》以及《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》等法律、法规及规章结合本校教学档案工作的实际情况拟定。

 

一、主题内容：

 

本规范规定了教学档案工作的基本原则，归档范围的确定，文件材料的部门立卷和归档流程。教学档案的管理，教学档案的开发利用，各级岗位责任制，归档范围与保管期限。

 

二、引用标准：

 

GB3792.5——85《档案著录规则》

《文书档案案卷质量标准》

GB9705——88《文书档案案卷格式》

GB／T11822——89《科学技术档案案卷构成的一般要求》

 

三、教学档案工作的基本原则：

 

1．凡是在教学管理、教学实践和教学研究活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。

2．教学档案是衡量院校教学管理水平和教学质量的重要标志之一，是培养人才、进行教育思想、教学改革和教学史研究必不可不少的条件，是教学评估、学生学历的依据和凭证，是学校档案的主体、核心和重点。

3．教学档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

4．教学档案是教学管理的重要组成部分，应实行“三纳入”、“四同步”，即纳入教学计划、规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审，鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；授予学位．上报评审材料与档案部门出具归档证明同步。

5．努力实现教学档案工作从经验管理向科学管理转变，分散管理向集中统一管理转变，手工管理向现代化管理转变，逐步参与教学管理，使档案馆成为教学管理和教学改革的参谋

与信息咨询部门之一。

   6．逐步建立教学档案数据库，不断完善教学档案“双轨制”归档模式，并纳入全校信息系统统一管理和开发利用。

 

四、教学档案归档范围的确定

 

    1．确定的原则：

    1)归档的教学管理和教学实践活动中形成的文件材料．必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

    2)归档的教学文件材料．必须反映教学管理、教学实践活动的全过程．保证完整、准确、系统。

    3)归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。

    2．归档的主要内容和重点：

    1)归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材、成绩册、论文等方面，具体范围见附件一。

    2)归档的重点是本校教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。

    3．不归档材料

    1)上级有关教学的普发的(非专指高校)，不需办理的文件；

    2)上级有关教学的未定稿的文件；

    3)上级发来的供工作参考的文件；

    4)无查考利用价值的事务性．临时性文件；

    5)非隶属单位抄送的不需办理，也无参考价值的文件；

    6)校内其他单位发来的文件；

    7)与校外单位交换来的材料；

    8)未经会议讨论．未经有关领导审阅，签发的未生效的文件；

    9)只有请示没有批复或只有请示，上级又无口头同意，本校又没有执行的文件。

    电报草稿。一般性文件的历次修改稿，征求意见稿、铅印的历次校对稿(主管领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)。

以上不归档材料．如认为必要．可作为资料由本部门暂存。

 

五、教学文件材料的部门立卷与归档流程

 

1．形成与积累

1)每学年始，分管教学工作的校长在向各院、系、处、部布置新学年工作，同时向院、系、处布置形成积累教学文件材料的任务。

2)院、系、处兼职档案员按文件材料类目表(见附件一)分别积累文件材料，并定期进行整理，及网上收发文登记工作。

3)档案馆随时了解、督促、检查、指导专(兼)职档案员做好文件材料的积累工作和整理工作。

4)归档的教学文件材料必须字迹工整、格式统一，签字手续完备。

5)教学档案管理文件一般归档一份，重要的教学文件除原稿外，可根据实际情况，酌加副本。

2．立卷分类

1)分年度

一般性的教学管理文件材料归入文件形成年度；跨年度的请示与批复、归入批复年度；跨年度规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议，一般可归入会议开幕的年度；本科生、研究生论文及评阅材料放在批准授予学位年度立卷；成绩大表，原始成绩放在毕业年度立卷；考试试卷，按学年立卷。

2)分问题

将文件按其内容所反映的问题，事物分开。

3)分期限

将文件按照规定的不同保管期限分开。

3．整理组卷

1)坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由各院、系、所或教学管理部门的专(兼)职档案员负责将积累的文件材料向档案部门归档。

2)根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用．同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷，每卷超过200页。也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一，文件较少者按不同内容分别组成薄卷。

3)卷内密不可分的文件材料按正件在前．附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列；会议材料按议程的顺序排列。

4）在网上收发文登记的基础上，做好文件开放信息的鉴定和著录工作，完成网上文件预立卷，实现纸质文件与电子文件同步归档。

5)卷内材料一律拆掉金属物，分别用线装订，对破损的文件材料应进行修补。

6)凡是文件材料未注明标题的可以自拟标题，外加“[  ]”。

7)各种材料大小均为16开或A4，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。

8)文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内；附图册、表册应贴上标签。填写件号与档号附在文字材料之后共同组成保管单位。

9)透明图纸用缝纫机打图边，并贴上标签．填写张号及与文字报告一致的档号。

10)卷内文件编页码

卷内文件无论是单面或双面只要有书写文字，均应每面编写一个页号；页号的位置在每面材料非装订线的下角。不装订的以件为单位者，应在右上角加盖有单位名称、档号、件号戳记，并逐项填写。

11)填写卷内文件目录

顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号。

文号：文件制发机关的发文字号。

责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者或单位。

题名：即文件标题，一般应照实抄录。

日  期：文件的形成日期。一般写最后的批准日期(如学籍管理审批表)。

页号：卷内文件起止之页的编号。

12)填写卷内文件备考表

本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出销毁等情况。立卷装订好后，加发生或发现问题，应由有关人员填写说明并签名，标注时间。

立卷人：由组成本卷的责任者签名

检查人：由对案卷质量进行审核的部门分管档案工作的领导签名。

13)拟写案卷标题，要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称(文种)，题名要简要，确切反映卷内文件材料内容。

14)与教学文件材料有密切联系的声像材料，应归入声像类档案，并将声像类档号作为教学文件材料的参见号填入备考表内。

3．归档要求与时间

1)归档的文件材料应用兰黑黑墨水书写，字迹清晰，纸质优良、书绘工整。不得使用褪化变色、不易长期保存的书写工具纸张。

2)归档时交接双方必须当面验收，检查文件材料是否完整、齐全、排列、书写是否符合要求，标题是否确切，凡不符合规定要求者．接收人应拒绝接收，并限期改正补交。

3)归档时归档人员要填写归档登记薄．一式两份，双方各执一份，作为移交凭证。

4)归档时间

一年度归档一次．管理性文件于次年暑假前归档；成绩册于当年寒假前归档；研究生答辨材料及论文于答辩当年的暑假前归档。

 

六、教学档案的管理

 

1．分类编号

1)按《高等学校档案实体分类法互高等学校档案工作规范》进行分类。

2)根据本校教学档案的内容和特点，编制用于组成档号的三级类目代号简表(见附件二)。

3)教学档案档号=年度号+教学档案分类号+案卷号

模式如下：

  案卷号按最下位类目流水。

  属于教学管理内容的采用自然年度，其余可采用教学年度。

  2．编目

  1)每卷档案脊背上填写档号。

2)按照GB3972．5—85《档案者录规则》，编制教学类档案卷级。文件级著录卡．作为手工检索和计算机采集卡使用。

3)登录教学档案目录，按档号顺序，以案卷为对象填写。

4)编制各种分类目录和专题目录．积累到一定程度后．打印汇编出版。

5)努力创造条件．力求及时将教学档案数据输入计算机数据库逐步实现与本校信息中心的联网。数据库逐步实现与本校信息中心的联网。

3．排架：按档号顺序排架。

4．保管：按《上海交通大学档案工作业务建设规范》第八条执行

5．统计：按(上海交通大学档案工作业务建设规范)第九条执行。

6．档案的补充、修改

各院、系、处随时将收集到的教学文件材料整理后到档案馆补充归档，档案馆负责教学档案的人员应及时将补充材料，插入相应的案卷．并在卷内目录、备考表、统计表上补充填写有关内容及补档原因。

7．档案的鉴定和销毁

按(上海交通大学档案工作业务规范)第九条执行。

 

七、教学档案工作岗位责任制

 

1．分管教学工作的校领导的职责

1)组织学习贯彻《中华人民共和国档案法》及有关档案工作的方针、政策，把教学档案工作列入本校有关工作、计划，积极支持档案工作。

2)定期检查和研究解决教学档案工作中存在的实际问题，纳入其职责范围。

八、教学管理部门领导的职责

1)制订和健全有关管理制度．切实做到把教学档案全面纳入教学管理之中，井监督各部门执行。

2)加强与学校档案部门的联系，共同做好业务指导和监督检查工作，保证教学档案质量。

3)对本部门管理干部和专(兼)职教学档案员提出具体要求并帮助他们解决一些实际困难。

3．学校；档案部门职责

1)认真贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规，制订本校教学档案工作各项管理制度并组织实施。

2)督促、指导和检查全校教学档案工作，验收各部门移交的教学档案。

3)按照(上海交通大学教学档案工作规范)要求做好教学档案的各项工作。

4)努力开发教学档案信息资源，充分发挥其作用。

5)积极开展教学档案理论研究，参加各种学术活动．不断提高工作质量。

6)组织全校专(兼)职教学档案员的业务学习，经验交流。

4．各部门专(兼)职教学档案干部职责

1)做好本单位教学文件材料的形成积累工作，重视收集教师的典型教案、集体备课记录、试题、试卷及学生各类竞赛的获奖材料。

2)将收集、积累的文件材料整理组卷装订，做到组卷合理，编目清楚，标题准确，装订整齐，并及时向学校档案馆档案业务指导监督室移交。