为了提高上海交通大学外事类档案(以下简称外事档案)的质量和管理水平，充分发挥外事档案在学校对外交流、教学、科研活动中的作用，并为考核外事管理工作提供依据，特制定本规范。

本规范依据《中华人民共和国档案法》、国务院批准的《科学技术档案工作条例》、国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、国家教委《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体类法与高等学校档案工作规范》等法律、法规、规章，结合本校实际制订。

 

一、主要内容

 

本规范规定了外事档案工作的基本原则，归档范围的确定，文件材料的部门立卷和归档流程，外事档案的管理，开发利用的主要内容和方法，各级岗位责任制以及归档范围和保管期表，二级类目代号简表。

 

二、引用标准

 

GB3792.5——85《档案著录标准》

GB9705——88《文书档案案卷格式》

《文书档案案卷质量要求》

GB／T11822—89《科学技术档案案卷构成的一般要求》

 

三、外事档案工作的基本原则

 

1．本校外事管理部门在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属外事档案。

2．外事档案必须实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用

3．外事档案工作必须纳入本校外事工作计划、管理制度之中，落实到本校有关部门外事档案人员的职责范围，做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。

4．外事部门要有一位领导分管外事档案工作，由本部门兼职档案员负责收集、积累、归档。   

5．努力实现外事档案的科学化管理，大力开发信息资源．为本校教学、科研、人才交流服务

 

四、外事档案归档范围的确定

 

    1．确定的原则

1)归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2)归档的外事文件材料，必须反映学校外事管理、外事活动的全过程，保证其完整、准确、系统。

3)归档的外事文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现涉外工作的的职能和特点。

2．归档的主要内容和重点

1)归档的主要内容包括综合管理、出国、来校、任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面(详见附件一)。

2)归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。

3)本校人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品，可采取不同方式归档，或存复印、影印件；外国赠送学校的纪念品、礼品，有保存意义的，应归档，不宜长期保存的可存影印件和清单   

3．不归档的材料

1)上级关于外事工作普发(不专指本校)、不办的文件；

2)未定稿的各种文件；

3)未生效的合同、协议书；

4)无查考作甩价值的一般性、临时性函件；

5)重份文件、校内各单位发来的文件；

6)与校外单位交换来的材料。

 

五、外事文件材料的部门立卷与归档流程

 

1．形成积累

1)本校外事管理部门在外国留学生工作及来校国际合作活动结束后，负责将与此项工作有关的外事文件材料收集、整理组卷，按规定向校档案馆移交。

2)本校单位或个人承担的涉外协作研究项目，由承担方对文件材料收集、整理组卷．按要求向档案馆移交。

3)凡本校师生员工出国的材料。由人事处负责对文件材料收集、整理、组卷，按要求向校档案馆移交。

4)凡本校主办的国际会议的会议材料由主办单位负责收集文件材料，并向外事管理部门移交；外事管理部门在网上登记和预立卷后，向档案馆业务指导室归档。

5)凡承担有与外国政府、科研机构或教学机构协作研究项目的单位或个人，应按科研项目一样执行详见《上海交通大学科学技术研究类档案工作规范》。

6)归档的外事文件材料，必须用钢笔或毛笔书写，字迹工整、图样清晰。

7)外事文件材料一般归档一份，重要和经常使用的可酌加副本。

2．立卷程序：

外事类文件材料，一般应于次年五月底以前，由兼职档案员按案卷类目将文件收齐归档，并完成网上预立卷文件的在线归档，提交档案馆业务指导室进行审核。依照以下程序进行：

检查案卷文件是否收集齐全完整，同时检查案卷有无不需要立卷归档的文件材料；

检查案卷文件是否依照案卷类目立卷．纠正案卷之间文件归档不统一和相互混淆重复或拆散文件间有机联系的现象；

检查案卷文件的保存价值，调整各案卷内文件保存价值不一致的文件；

检查案卷文件的标题是否反映文件内容，文件标题一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件．可自拟标题，外加“[]”号。

检查案卷文件页（件）数，一般不超过200页，对同一问题文件数量多的，宜酌情分为数卷。问题单一、文件数量少的可组成簿卷；

检查案卷纸质文件预立卷和网上预立卷的案卷标题是否一致、卷内文件标题与电子文件标题是否一致、纸质文件与其相应的电子文件的全文信息是否一致。

3．整理组卷

1)根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则，以内容为主，按问题组卷。将每组外事文件材料进行整理，组成一个或多个案卷。

2)对来校、出国和国际合作、国际会议的文件材料中，上级文件、请示、报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段材料，按年度分类组卷．将国内和国外活动期间形成的材料及派出回国后的综合材料按活动性质分类组卷，各阶段不可分的材料按正件在前，附件在后，印件在前，原稿在后．批复在前，请示在后排列。

3) 对组成案卷的文件进行网上预立卷，并自动生成卷内文件目录和案卷目录。

4）拆除卷内文件中的金属物，对破损的文件材料进行修补。

5）外事文件材料，采用卷皮方式保管，整卷装订。装帧精致的协议书、合同和备忘录之类的文件材料，亦可单独装盒组卷保管。

6)幅面大于卷皮的文件材料要进行折叠，除与文件材料密不可分者外，其余声像载体的材料、礼品实物．应保持原状，另行专类、专柜保管，档号与文字材料的档号互为参见。

7)以案卷形式保管的外事文件材料，按顺序编写页码，无论单面或双面只要有书写文字，每面均为一页，每卷页号均从1开始，页号位置标在非装订线一侧的下角。 单独装盒组卷保管的外事文件材料，亦可采用以件为单位的编号方法。

8）每个案卷组成以后，都要填写备考表，对文件材料的完整、准确的程度，损坏缺少情况加以说明，案卷内文件材料需要变更、修改时，由兼职档案员随时在备考表上注明，移交前，由该部门分管档案工作的领导签字。   

9)外事管理部门要进行归档前的鉴定工作，按规定提出每个案卷内部文件的保管期限、开放情况和密级意见，经单位主管领导同档案馆协商后确定。  

4．归档验收

1)移交档案时交接双方必须当面验收，凡不符合要求者，档案部门应拒绝接收．要求限期补正。

2)移交时填写移交目录，移交目录一式二份，双方各执一份备查。

3)外事档案在次年5月底前归档。

 

六、外事档案的管理

 

1．分类编号

1)按照< 中国档案分类法——教育档案分类法)进行分类标引，给出检索分类号。

2)根据外事档案内容构成和形成规律，从维护档案的有机联系和查找利用方便考虑．将各种涉外文件材料集中起来，单独设立“外事类”．如：人事处产生的派出国人员材料、国际交流处产生的请进国人员材料、国际会议材料及留学生管理材料，体育系、学生会、团委、教务处等部门组织师生参加国际比赛、竞赛材料等，二级类目为外事档案内容分类(见附件一)，编制用二级类目代号简表(见附件二)。

3)外事档案档号：年度号十分类号+案卷号

注：案卷号按最下位类目流水，年度按自然年度。留学生工作接入学年度。

2．编目

1)每卷档案脊背上贴上注有档号的标签，标签下沿的位置距离底边40mm

2)编写外事档案目录，按归档部门及先后顺序，以案卷为对象填写。

3)认真登记外事档案分类目录。

3．排架、保管

1)按档号顺序排架。

2)按《上海交通大学档案工作业务建设规范》第八条执行。

4．鉴定和销毁

按《上海交通大学档案工作业务建设规范》第九条执行

 

七、外事档案的开发利用

 

1．大力开发利用外事档案，为提高本校教学、科研水平及社会效益和经济效益服务。

2．借阅

按《上海交通大学档案工作业务建设规范》第十条执行。

3．咨询服务、指导交流

1)指导利用者使用各种检索工具，回答利用者提出的问题。

2)了解和掌握本单位外事活动状态，定期编制外事档案汇编和编辑参考资料，积极为利用者提供服务。

3)结合本单位管理现代化的进程，创造条件，逐步运用计算机进行外事档案检索，提高开发利用外事档案的能力。

 

八、外事档案工作岗位责任制

 

1．分管外事工作的校领导职责

1)组织学习贯彻《档案法》及有关档案工作方针政策，把外事档案工作列入分管工作计划中。

2)定期检查和研究解决外事档案工作中存在的实际问题。

2．与外事活动有业务联系的各部门领导职责

1)重视和健全有关的管理制度，确保外事档案工作全面纳入本部门工作之中．并认真执行。   

2)按本部门外事业务活动的程序、形式，积累收集外事文件材料，在工作结束后，将材料汇集、检查．送档案馆归档。

3．学校外事管理部门领导职责

1)制定和健全外事工作管理制度．确保外事文件材料的形成积累，将外事档案工作纳入外事管理之中，并监督与外事活动有业务联系的各部门执行。

2)指导本部门兼职档案人员的工作．关心其工作条件的改善和工作素质的提高。

3)指导、监督按外事活动的程序，将整个活动中形成积累的外事材料整理组卷．按期向本校档案管理部门移交。

4)指导外事档案的鉴定工作。

4．外事管理部门兼职档案员职责

1)在部门负责人的领导下，做好外事档案材料的平时积累工作。

2)会同部门领导，检查与外事活动有关单位交来的外事文件材料是否完整、准确、系统，经检查合格后再办理移交手续。

3)将收集、积累的外事文件材料，整理组卷、装订．做到组卷合理、编目清楚、标题准确、装订整齐，并及时向档案馆移交。

4)完成学校档案部门委托办理的其他有关任务。

5．学校档案部门职责

1)根据国家有关档案工作的政策、法规，制定本校外事档案工作各项管理制度。

2)监督、指导、检查、协助外事部门做好外事文件材料的形成、积累、整理、归档工作．检查验收外事档案是否完整、准确、系统。

3)负责外事档案的接收、保管、组织鉴定、统计和利用等业务工作。

4)积极开发利用外事档案资源，充分发挥其作用。

5)遵守国家有关法规，保证外事档案的安全。