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上海交通大学档案工作业务建设规范总则
发布日期:2008-08-06    撰稿:    摄影:
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为了加强学校档案工作的业务建设,做到门类齐全,结构合理,管理科学,服务有效,必须实行目标管理,使档案工作各个环节规范化

为了加强学校档案工作的业务建设,做到门类齐全,结构合理,管理科学,服务有效,必须实行目标管理,使档案工作各个环节规范化.进一步提高管理水平,更有效地保护及利用档案,为学校和社会服务。根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和国家教委《普通高等学校档案管理办法》和《高等学校档案部门业务建设规范》等法律、法规和规章.制订本规范。

本规范为评估考核学校各部门档案工作的重要依据之一。

 

一、档案工作的基本原则

 

1.学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料,均属学校档案。

2.学校档案工作是办好学校的重要基础之一,也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志,档案工作应是学校评估的重要内容之一。

    3.学校档案必须实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全,便于开发利用。

    4.学校应严格实行部门立卷归档制度.做到“三纳入”、“四同步”;即纳入学校计划和规划,纳入管理制度.纳入有关人员职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。

    5.档案工作由校档案工作委员会指导、协调,其正副主任负责分管,各部处要有一位负责人分管本单位的档案工作,各院系由档案工作领导小组负责所属部门的档案工作,并确定适当的专()职档案干部具体承办。

6.学校要把档案工作列入学校计划,在人员、经费、库房、设备等方面给予保证,确保档案工作与学校工作同步发展。

7.学校档案工作要努力从经验管理转向科学管理,采用先进技术.大力开发档案信息源。主动满足学校和社会的需要。

 

二、档案部门的任务

 

1、贯彻执行国家有关档案文博工作的法规政策,规划全校档案文博工作,制定本校档案文博工作的规章制度,并负责监督、指导和检查;

2、统一管理学校档案文博工作,并根据国家有关规定和标准确定学校档案文博的归档范围、分类标准、保管期限和整理规则,负责接收(征集)、整理、组卷、鉴定、统计、保管、开放和利用学校各类档案文博和有关资料。

3、开展上海市爱国主义教育基地建设,负责学校校史文物和陈列品的管理工作及博物馆的建设与管理。

4、组织实施档案文博信息化建设,负责电子文件归档和电子档案的科学化、规范化和安全管理。

5、编制检索工具,开展档案史料研究,多形式深层次开发档案文博信息资源;

6、明确档案文博工作职责,对全校专(兼)档案工作人员和有关业务人员进行档案文博业务培训,开展档案文博学术研究和宣传教育活动。建立、健全学校档案工作网络;

7、加强档案文博学科建设,开展研究生教育;

8、按照学校的统一布置,受理并审核全校档案文博人员专业技术职务评聘申报工作;

9、完成上级部门和学校领导交办的其他任务。

 

三、档案部门的制度建设

 

1.综合性的规章制度:包括各种综合性的实施办法、细则、规定。

2.立卷归档制度:包括校内各部门立卷要求,各种门类和载体的档案归档范围、归档时间和归档办法。

3.档案保管制度:包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。

4.档案的保密、保卫制度:包括档案的保密、保卫措施和对档案人员的相应要求。

5.档案统计制度:包括统计时间、项目、内容、办法。

6.开放档案的利用制度:包括确定档案开放与控制使用的具体范围和开放档案的管理办法等。

7.未开放档案的利用制度:包括利用手续、方式、要求、批准权限和管理办法等。

8.档案的鉴定制度:包括鉴定范围、组织、办法、程序、手续等。

9.档案部门及下属科室负责人、全体人员的岗位责任制度:包括目标、职责、权限、任务、考核、奖惩措施等。

 

四、档案干部素质要求

 

1.学校档案部门应配备政治上可靠、具有大学本科以上文化水平和一定专业知识、年龄结构合理、数量足够的档案干部。

2.学校档案干部要努力学习马列主义、毛泽东思想,坚持四项基本原则,执行党和国家方针政策。公正廉洁、严守党和国家机密。

3.学校档案干部要热爱档案专业,忠于职守、埋头苦干,全心全意为人民服务。

4.学校档案干部要认真学习档案专业知识,管理科学知识,还要学习自然科学、社会科学、计算机科学等方面的知识,刻苦钻研业务,以保证工作的顺利进行。

5.各级领导应为档案干部提高政治、业务素质和经济待遇创造条件,关心他们的思想、工作、生活。档案干部应相对稳定,一般不要轻易调离档案部门。

 

五、档案的收集

 

1.收集范围

1)学校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料及对应的电子文件或电子版文件;

国家教委颁布的《高等学校档案实体分类法》规定应归档的党群、行政、教学、科研、产品生产和科技开发、基本建没、仪器设备、出版、外事、财会、人物、人事(退休)等大类文件材料:

反映学校工作和活动的有保薛价值的声像载体材料;

征集国内外与学校有关的各种具有保存价值的其他材料;

校内个人在其非职务活动中形成的文件材料,可按征集、代管、捐赠的方式处理。

2)建国前学校的各类档案。

3)并入学校的单位的档案。

4)上级决定由校档案部门保管的撤销或合并单位的档案。

2.立卷归档分工

1)部门、课题组立卷归档是校档案工作的基本制度和基础,各部门必须分工明确.协同配合。

2)学校分管某个方面工作的校领导,各部门分管档案工作的负责人,都应把涉及相应的范围的档案工作列入自己的职责范围,督促有关部门、有关人员认真做好档案工作。

3)全校性、综合性的文件材料由党委办公室、校长办公室负责立卷归档。其余按职能部门分工负责相应门类的立卷归档。

4)立卷归档涉及多个部门的人类,由一个或几个主要职能部门归口。

3.案卷的质量要求

1)各门类档案的质量要求,总的是:遵循文件材料的形成规律.保持彼此之间的有机联系。区别不同价值,便于保管和利用。

2)卷内文件材料必须准确反映学校教学,科研和管理活动的真实内容,手续完备,制作和书写材料利于长期保存,尤其是校领导的有关批示和签阅勿用圆珠笔书写。

3)管理性文件一般按问题组卷,一卷内若含有若干问题则按重要程度或时间排列,要注意密不可分的材料排列顺序:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;定稿在前,历次重要讨论稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后。

4)专题性、成套性档案(含教学、科研、产品与科技开发、基建、设备、出版档案)按阶段、结构、部件等分别组卷。

5)在充分照顾前述原则和不影响文件的有机联系情况下.同一内容的文件材料可按永久、长期、短期分别组卷。

确定文件材料的保存价值。要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要.准确进行判断:

凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌,对本校、国家建设、历史研究有长远利用价值的列为永久保管(期限50年以上)

凡反映学校一般工作活动.在长期内对学校和社会有查考利用价值的。列为长期保管(期限1650)

凡在较短时期内对学校工作有查考价值的,列为短期保管(期限15年以下)

对上级发来的文电,除少数直接针对本校,并要执行的重要文件,应永久保管外,其余多数为长期、短期保管。

6)卷内文件要求文字材料在前,图表在后。图表按目录或图号排列,配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。

7)立卷视文件材料数量的多寡进行。当同一问题的文件多时,可采用硬卷皮成卷或单份装订,一般不超过200页。当问题单一,文件较少,又不便一起归类时,可立薄卷。

8)卷内文件材料按顺序排好后,装订的案卷无论单面或双面,只要是书写的文件材料,均应依次在非装订线一侧下角编页号,不装订的案卷,应在卷内每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记。并逐项填写。

9)每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录,对文件材料原有题名不要随意更改和简化,若原有题名无实质内容或无题名的,要重新拟定并在前后加[]。没有责任者、年、月、日的文件.要考证清楚,及时补上。会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的参见号。

10)卷内文件材料情况说明,应填在备考表内。或无说明,也应将立卷人和检查人姓名、时间写上,以示对历史负责。检查人应是立卷单位分管档案工作的负责人。

11)案卷题名应简明确切。体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称(文种)等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号名称。一般写在卷面,不超过50字。

12)要去掉卷内文件上的金属物,托裱破损文件,字迹稍模糊的应复制与原件放在一起。装订用三孔一线。不装订的案卷,应按标准用细线逐件装订。

13)除有特殊要求的外,档案的案卷格式和各种表格、卡片的内容、规格、用纸应统一。卷皮一般用250以上较厚实的牛皮纸制成的全封闭式,规格为300毫米×220毫米,其厚度一般为10152030405060毫为;表格用纸为260毫米×185毫米,卡片为125毫米×75毫米,用70以上白色书写纸。某些特殊规格以国家制定的有关标准为准。

4、归档时间和手续

1)党政部门和能按年度归档的部门应在次年五月底以前归档。

2)教学部门和能按教学年归档的部门应在次年寒假前归档。

3)科研、基建项目和专题性、成套性档案。在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。

4)随时接收领导指定应接收的档案。

5)接收档案必须履行手续,填写移交清册,一式二份,写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间,交接双方要签名盖章。

 

六、档案的整理

 

1.划分全宗

1)档案必须按全宗整理,同一个全宗的档案不能分散.不同全宗的档案不能混杂。

2)建国前档案有两个以上全宗的,按全宗分别整理。

3)建国后学校形成的包括各门类和载体的档案,全宗名称不因学校名称变动而改变。

2.档案的分类、编号、排架

1)档案分类编号要在文件收集齐全的基础上,按一定原则和属性逐卷分别归类编号。

2)按照国家教委制订的《高等学校档案实体分类法》,根据我校档案工作实际,编制我校各门类档案实体分类方案,对档案进行分类、编号。

3)实体分类以全宗为单位,按档案产生的领域范畴,结合记述的内容性质.对馆藏档案整理、编号,排架组织馆藏。

4)档案实体按档号顺序排架。其中年度为自然年度或教学年度,按各类档案规范要求确定。

5)档案分类、编号、排架,一经确定,不可随意变动。

3.档案检索工具的编制

1)案卷目录应根据不同门类档案的具体情况分年度编制,做到不出现重复的档号。

2)从实际出发逐步编制配套的其他检索和参考工具,诸如档案馆指南、全宗介绍、分类目录、全引目录、专题目录和文件字号索引等,按照(档案著录规则)要求编制人物卡片、著录卡片与资料目录。

 

七、档案的信息化建设

 

1.将档案信息化建设纳入学校信息化建设规划之中。

2.加强档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设和档案数字化建设,大力开发和推广应用档案信息管理系统,努力构建档案信息化所必需的标准化体系、安全保障体系、人才队伍体系,指导建立档案数字化加工的社会服务体系,促进学校档案信息化建设持续、快速、健康地发展。

 

八、档案的保管

 

1.库房要求

1)库房应基本附合国家档案局、建设部发布的< 档案馆库房建筑设计规范)

2)库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。

3)库房标准温度为1424,标准相对温度为4560%。

2.档案部门应根据工作的实际需要,配备相应的复印机、电视机、照像(翻拍)机、录像机、去湿机、空调机、吸尘器、消毒机等设备。

3.案卷入库时应检查帐、卡、物是否相符。以全宗为单位。按不同门类、载体、依档号顺序排列。

4.案卷应依档号顺序排放,库房柜架应编顺序号.库房内应有档案资料存放标志图、示意图。

5.档案部门应对档案的安全定期组织检查.记录在案。发现问题.及时解决。对破损、褪变档案要及时修补复制。

6.声像载体档案的保管,按有关声像载体档案工作规范执行。

 

九、档案的鉴定、销毁和统计

 

1.档案的鉴定和销毁

1)档案部门应根据本规范并结合国家有关保管期限原则规定,对已期满的档案进行鉴定。 

2)在学校领导下,档案部门和有关部门组成鉴定小组,采用直接鉴定的方法,以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础。按照分工.个人初鉴,集体审查.对到期的档案.提出销毁或延长保管期的意见,登记造册经分管校长批准后,方可销毁。

3)销毁档案时必须有两人监销.并在销毁清册上签字。

2.档案的统计

1)建立健全统计台帐,掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和馆内各种情况数据.按上海市档案部门和院校主管部门的要求及时报送各种报表。

2)按上级主管部门和学校要求进行定期的综合或专项统计分析。

3)对统计数字进行综合分析,找出存在的问题,提出改进措施、建议,报告学校领导。

 

十、档案的开放利用

 

1.档案部门人员要熟悉馆藏.主动提供利用.起好领导和有关部门的助手和参谋作用。

要充分发挥档案信息优势,加强内外信息的综合开发利用,发挥档案的信息功能。定期跟踪服务。提高社会效益和经济效益。

2.对馆藏档案,自形成之日起满三十年的,除未解密或需要控制使用部分外,均应按国规定。报主管校领导批准后,分期分批向社会开放。科技档案开放利用按国家档案局、国家科委关《开发利用科技技术档案信息资源暂行办法》执行。涉及重大问题和机密的,还要报请校领导批准。

3.利用办法

参见《上海交通大学档案馆档案查档指南》

 

十一、档案的编研和学术研究

 

1.结合学校中心工作,围绕一定主题开展档案科学及史料应用研究,编纂出版有关专著。

2.加强编研工作,对档案资料进行研究整理、公布。参加学校信息网络整体建设和校内外编史修志,编写或配合有关部门编写重要参考资料。编研的重要参考资料包括:学校沿革表;历任校领导(含副职)职务名称及任免;学校各种基础数据汇编;重要档案史料汇编;重要专题档案汇编(如学生运动、规章制度、科研成果、重要教材、基建工程、大型设备等);重要会议简介等等。档案部门对编纂的各种汇编要注意把关,保证质量。必要时应报分管校领导审查。

3.档案部门应认真组织本单位学术理论研究.参加本系统、本地区的档案协会(学会、研究会)活动,并起重要作用。

 

十二、本规范的解释权属学校档案馆

 

本规范自批准之日起生效。学校原来颁发的有关文件与之若有冲突、矛盾,一律以本规范为准。

 

   

 

 

 


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