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上海交大数字档案馆档案信息著录与标引规则
发布日期:2018-02-06    撰稿:    摄影:
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为了进一步提高档案信息著录水平,确保档案信息计算机检索的查准率和查全率,现根据《档案著录规则》(DA/T18-1999),结合本校档案工作实际,特制定本著录规则。

本规则适用于我馆各门类档案的著录。对特殊载体的档案信息著录,可参照本规则另行制定细则。

1题名

又称标题,是表达档案文件中心内容和形式特征的名称。完整的标题由责任者、问题和文种三个部分组成,可以依据文件的文头和文尾著录。若“责任者”项已著录作者,则文件题名中的作者项可以省略。如果文件的标题可以完全、清楚地揭示文种,“文种”项也可以省略。

1.1正题名

正题名是档案文件的主要题名,一般指单份文件文首的题目。正题名照原文著录。

1.1.1单份文件若没有题名,依据其内容拟写题名,并加“[]”号。

1.1.2单份文件的题名不能揭示文件内容时,原题名照录,并根据其内容另拟题名附后,所拟写的题名加“[]”号。

Eg:原题名为“通知”的一份文件。可以根据其具体内容拟为:通知[关于体育馆开放时间的通知]

1.1.3单份文件的题名过于冗长时,在不丢失重要信息和损伤原意的情况下,可删去冗余部分,节略内容用“…”号表示。

1.2并列题名

并列题名是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名。必要时并列题名和正题名一并著录,并列题名前加“=”号。

1.3副题名及说明题名文字

副题名是解释或从属于正题名的另一题名。副题名照原文著录。

说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途、载体形式等的说明文字。必要时说明题名文字照原文著录。

副题名文字前加“——”,说明题名文字前加“:”号。

2责任者

责任者是对文件内容进行创作或发布、并负有责任的团体或个人。责任者照原文著录,必要时还需著录其职责或身份(职务、职称等)。责任者为个人的,著录个人姓名;责任者为团体或机构的,著录团体或机构全称或规范的简称。

2.1责任者只有一个时,照原文著录。如需著录职责或身份时,在其后加“()”号著录,多个职责或身份之间以“,”号相隔。

2.2责任者有多个时,著录列居首位的责任者,被省略的责任者用“[等]”表示。若立档单位本身是责任者,必须著录,其余视需要著录。多个责任者之间用“;”号相隔。

Eg:上海交通大学校长办公室;上海交通大学人事处;[等]

2.2.1多个责任者具有同一职责或身份且需著录时,可将职责或身份置于最末一个责任者后的“()” 号中,责任者之间以“;”号相隔。

2.2.2同一责任者有多个职务或身份且需著录时,可将多个职务或身份置于责任者后的“()” 号中,职务或身份之间以“,”号相隔。

2.3机关团体责任者

2.3.1机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用的规范简称。

上海交大国务院,而应该著录为:上海交大国务学院。

上海交通大学计划生育办公室,可以著录为:上海交大计生办

2.3.2历代政权机关团体责任者必须在其名称前冠以朝代或政权名称,并加“()”号。

2.4个人责任者

2.4.1个人责任者一般只著录姓名,必要时在姓名后加“()”号著录与形成文件时相应的职务、职称或其他职责。

2.4.2清代及其以前的个人责任者必须在其名称前冠以朝代名称,并加“()”号。

2.4.3少数民族个人责任者称谓各民族有差异,著录时,应依照该民族的署名习惯著录。

2.4.4外国责任者,姓名前应著录各历史时期易于识别的国名简称,其后著录统一的中文姓氏译名;必要时著录姓氏原文和名的缩写。国别、姓氏原文和名的缩写均加“()”号。

2.4.5文件所署责任者为别名、笔名时,均照原文著录,但应将其真实名称附后,并加“()”号。

2.4.6未署责任者的文件,应著录根据其内容、形式特征考证出的责任者,并加“[]”号;考证无结果时,以三个“□”代之。

2.4.7 文件责任者不完整或有误时,应照原文著录,将考证出的完整责任者附后,并加“[]”号。

2.4.8考证出的责任者根据不足时,在其后加"?",一并著录于"[]"号。

2.4.9特例:各类协议、合同的责任者应著录签定协议或合同的各方单位全称或不发生误解的通用的规范简称;文章或剪报的责任者应著录文章的作者,而非编者、翻印者、编辑或报刊名。

3文号

文号是文件制发过程中由制发机关,团体或个人赋予文件的顺序号。文号包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。文号照原文著录。

联合发文或档案文件上有多个文件编号时,照原件著录。多个文件编号中间用";"号隔开。

4附件

附件是指文件正文后的附加材料。

4.1一般只著录附件题名。

4.2文件正文后有多个附件时,应逐一著录各附件题名。各附件题名前均冠以序号,序号以阿拉伯数字表示。如:1、2、。

5文件形成时间

文件形成时间反映文件产生的确切日期,一般指文件最后落款的时间。文件形成时间照原文著录。著录时一律用8位阿拉伯数字表示,第1-4位数表示年,第5-6位数表示月,第7-8位数表示日。

5.1决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件的通过或发布时间,著录为文件形成时间。

5.2合同、协议的签署时间,著录为文件形成时间。

5.3技术评审证书、技术鉴定证书、转产证书的通过时间,获奖证书、发明证书、专利证书的颁发时间,原始试验记录、测定检验数据的记录时间等,科研试验报告、学术论文的发表时间,著录为文件形成时间。

5.4工程施工图、产品加工图的设计时间,竣工图的绘制时间,著录为文件形成时间。

5.5历史档案中的朝代纪年、农历、地支代月、韵目代日,应照原文著录,同时将换算好的公元纪年附后,并加“()”号。

5.6文件时间不完整、部分时间字迹不清,缺少或字迹不清部分以“01”补之。但应在备注项中说明。

5.7没有形成时间的文件,以“1111-11-11”形式补之,但应在备注项中说明。

6主题词

主题词又叫关键词,是在标引和检索中将文件内容作高度概括和全面揭示并经规范化和优化处理过的词或词组。

6.1主题词一般照原文著录。

6.2原文如无主题词时,可以依据文件内容按照DA/T19-1999、《中国档案主题词表》的规范化词表进行标引著录,也可以由系统自动生成。

7分类名称

分类名称是文件所属的档案门类标志。我馆档案管理信息与服务系统参考《高等学校档案实体分类法》有关规定,并根据我校档案工作的实际情况在系统中生成分类代码库,由著录者根据文件内容选择合适的分类代码。分类代码一般选至三级类目,如无对应的则可以选至二级类目。

8参见号

参见号是与本文件有关系的其他门类档案文件的档号。应著录为:

Eg: 2007-DQ14-01

2009-SX18-0009

9备注

备注是对文件进行解释和补充的说明事项。备注的内容依上述各项的顺序著录,上述各项以外需解释和补充的列在其后。载体形态的破损、残缺、变质及字迹褪变等情况也可著录在此。

9.1备注可以著录说明同一文件的不同题名或其他称谓,可以说明考证出责任者的依据和责任者项未著录责任者的数目或名称,案卷级信息的录入,可以说明考证出时间的依据及种类,也可以说明

9.2备注还可以著录上述著录项目以外需要注明的事项:

9.2.1被著录文件另有其它载体形式者应予注明。

9.2.2被著录文件的来源为捐赠、购买、交换、复制、寄存等情况时应予注明。

9.2.3被著录文件经考证为赝品者应予注明。

9.2.4被著录文件关系密切的相关文件应予注明。

9.2.5除上述附注内容外,需要注明的其它事项。

著 录 符 号 使 用 说 明

符 号

使 用 说 明

1.中括号[ ]

A.单份文件无题名自拟题名时;B.原文件题名不能揭示文件内容,应根据文件内容另拟题名时;C.考证出来的责任者;D.被省略的责任者[等]

2.小括号()

A.责任者职务或身份;B.用以冠朝代名称;C.外国责任者、国别、姓氏原文和名的缩写;D.用以将历史档案中的朝代纪年、农历换算好的公元纪年

3.分号 ;

A.多个责任者之间;B.多个文件编号之间

4.逗号,

同一个责任者具有多个职务或身份之间

5.省略号……

单份文件题名过于冗长时,在不丢失重要信息和损伤愿意的情况下,可省去冗余部分

6.等号=

并列题名之间

7.破折号——

副题名文字前

8.冒号:

说明题名文字前

9.小方块□

未署责任者的文件,考证无果时,以三个“□”代之

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