学院（系）部分
前 言
根据2009年4月13日校长办公会议通过的《上海交通大学档案工作岗位职责规范》（沪交内（档）[2009]10号）以及《上海交通大学档案工作业务建设规范》（沪交档翁字（97）第196号）、《上海交通大学科学技术研究项目文件材料接收归档管理办法》（沪交内（档）[2006] 7号）等文件的要求，结合院（系）档案工作的实际情况，特制定《上海交通大学院（系）档案工作指南》，请各院（系）参照执行。
教育技术中心、分析测试中心、工程训练中心、Med-X研究院、系统生物医学研究院、微纳科学技术研究院、Bio-X生命科学研究中心、海洋水下工程科学研究院、人文艺术研究院、高等教育研究院等从事科研、教学的直属单位原则上可参照本工作指南开展年度归档工作。
院（系）档案工作岗位职责
各院（系）要明确一位院（系）领导分管档案工作，其他院（系）领导要协助分管领导切实做好科研、教学等方面的档案工作。
一．院（系）档案工作分管领导岗位职责
1．贯彻执行国家和学校的档案工作法规、政策及规章，规范本院（系）档案管理行为，教育本院（系）教职员工不断增强档案意识，提高档案工作水平；
2．加强对本院（系）档案工作的领导，把档案工作纳入科研、教学等分管领导的岗位职责；
3．加强对本院（系）网上档案信息利用的安全监督，提高本院（系）兼职档案人员的档案工作安全保密意识；
4．主管本院（系）党政档案工作
（1）建立健全把党政档案工作纳入党政管理的规章制度，把党政档案工作纳入本院（系）党政办公室及相关人员（即兼职档案人员）的岗位职责，并作为年度工作考核的一项重要内容；
（2）保障兼职档案人员完成年度档案工作所必需的工作时间和条件，支持兼职档案人员参加档案业务学习和岗位技能培训；
（3）督促本院（系）党政办公室及其兼职档案人员按照凭证性材料以纸质文件与电子文件同步配套归档，参考性材料以电子文件归档为主的工作要求，在次学年6月底前完成归档工作，确保年度归档文件材料的完整性、准确性和系统性；
（4）负责年度归档文件开放鉴定和归档案卷质量的审核。
二．主管科研的院（系）领导档案工作岗位职责
1．建立健全把科研档案工作纳入科研管理的规章制度，把科研档案工作纳入本院（系）科研办公室及相关人员（即兼职档案人员）的岗位职责，并作为年度工作考核的一项重要内容；
2．宣传教育科研教师做好科研项目文件材料的积累工作并及时向本院（系）科研办移交，不断增强科研教师的档案意识，加大知识产权保护力度。督促本院（系）科研办及其兼职档案人员在项目课题组鉴定（验收）或结题后二个月内完成科研项目文件材料向学校档案部门移交归档；
3．切实加强对科研档案工作的领导，定期检查本院（系）重大科研项目和国防军工项目课题组文件材料的安全保密和项目文件材料立卷保管情况，并针对问题及时提出整改措施，确保项目研究的保密安全和归档文件材料的完整性、准确性和系统性。
三．主管教学的院（系）领导档案工作岗位职责
1．建立健全把教学档案工作纳入教学管理的规章制度，把教学档案工作纳入本院（系）教务办公室及相关人员（即兼职档案人员）的岗位职责，并作为年度工作考核的一项重要内容；
2．不断加强任课教师和教务部门干部职工的档案意识，认真做好教学管理的档案工作，并督促本院（系）教务部门“在次学年寒假前”将应归档的文件材料向学校教学主管部门或档案部门归档；
3．定期检查本院（系）教学管理等方面文件材料管理情况，并针对问题及时提出整改措施，确保年度归档文件材料的完整性、准确性和系统性。
四．院（系）兼职档案人员岗位职责
1．认真学习执行国家及学校的档案法规、政策及规章，积极参加档案理论知识学习和岗位技能培训；
2．按照国家和学校有关归档工作的要求，负责各自承担的相关档案文件材料的收集积累、整理立卷和归档工作，确保归档文件材料的完整性、准确性和系统性；
（1）院（系）党政办公室及其兼职档案员负责党政文件材料的立卷、归档工作，其中凭证性材料以纸质文件与电子文件配套归档，参考性材料以电子文件归档为主；对归档文件的开放鉴定提出意见,并将年度归档案卷和开放鉴定情况送交本院（系）分管领导审核；
严格遵守“在次学年6月底前完成归档工作”的规定；
切实执行学校关于网上档案信息查询利用的各项规定，妥善保管好被授权的用户名和密码等资料；
（2）院（系）科研办及其兼职档案人员应在科研项目结题、验收或鉴定后二个月内将科研项目课题组移交的文件材料向档案部门移交归档。
（3）院（系）教务办及其兼职档案员将应归档的文件材料“在次学年寒假前”向学校教学主管部门或档案部门归档。
3．院（系）兼职档案人员要注重保护重要文件材料的安全，防止整理和移交归档过程中的泄密和丢失事件。
院（系）档案工作奖惩办法
为切实落实学校档案工作岗位职责，规范学校各部门管理行为，实现依法治校与依法治档、学校决定对下列情况给予奖励或惩处：
1、每两年一次开展档案工作先进个人和集体评比活动。对在档案收集、整理、保护、利用和现代化管理工作中作出显著成绩的、在档案学研究及档案史料研究中作出突出贡献的和将重要或珍贵档案捐赠给校档案馆的个人或集体，授予学校档案工作先进个人或先进集体的荣誉称号，颁发证书并予以一定的物质奖励；
2、对玩忽职守、造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的行为，对违反保密规定，擅自提供、抄录、公布、涂改、伪造档案的行为，对擅自出卖、赠送、交换档案、不按规定归档、拒绝归档或者将档案据为己有的行为以及其他违反档案法律、法规或规章的行为，其直接负责的主管人员和其他责任人员应依法受到处分。构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任。；
3、档案工作纳入学校对各单位年终工作考核和精神文明单位评比活动。对有下列情况之一的单位，不得评为学校年度工作考核优秀单位和精神文明单位。
院（系）：
（1）连续两年不按规定时间归档；
（2）党政档案：参照部门预立卷目录和年度工作总结，连续两年归档齐全率低于95%或连续两年归档的凭证性纸质文件与电子文件配套率低于95%的；
（3）科研档案：参照《上海交通大学科学技术研究项目文件材料接收归档的管理办法》（沪交内(档)[2006]7号）的有关规定，连续两年科研项目档案归档率低于90%；
（4）教学档案：参照毕业生验印名册，连续两年硕博毕业论文评审材料归档率低于100%。
——以上内容摘自《上海交通大学档案工作岗位职责规范》
院（系）年度归档主要范围
院（系）档案主要分为党政档案、科研档案、教学档案等几个部分，由院（系）党政办公室、科研办、教务办分别承担党政档案、科研档案、教学档案的归档工作。
院（系）党政档案年度归档主要范围
院（系）在党务、行政管理活动中形成的具有重要凭证、参考价值的文件、声像等材料都应归档，主要包括：
1．院（系）年度工作计划、工作总结；
2．院（系）党政联席会议、院（系）务会议及其他重要会议的记录、纪要；
3．院（系）重大庆典活动、具有重要影响力的外事、学术交流活动的日程安排表、宣传册、重要人物讲话稿、社会各界贺词、重要论文以及反映活动内容的重要照片、音视频等声像材料；
4．院（系）师生员工个人或集体荣获的国内外重要奖励的证书、奖状、奖杯等荣誉材料；
5．院（系）中长期发展规划、纲要；
6．对院（系）今后工作具有长期凭证、参考价值的其他材料；
上述文件材料由院（系）承担相关活动的部门向院（系）党政办公室兼职档案人员移交，兼职档案人员在档案馆的指导下立卷并按时向校档案馆归档。
院（系）归档的党政文件材料中，具有重要凭证作用的材料（如工作总结、重要会议纪要等）须以纸质文件与电子文件配套归档，参考性材料（如院刊、简报等）可以电子文件归档。以光盘形式归档的声像材料应注明制作和使用所需的计算机环境条件。
院（系）科研档案年度归档主要范围
根据《上海交通大学科学技术研究项目文件材料接收归档管理办法》（沪交内（档）[2006]7号）、《上海交通大学国防科研涉密项目文件材料接收归档管理办法》（沪交内（档）[2008]4号）的规定，我校承接的重大民口及军工科研项目必须纳入归档范围，主要包括：
1．国家级、地方级纵向重大科研项目，如：863计划、973计划、国家各类基金、国家各部（委）、上海市各委（办）、上海市各类基金等渠道下达的重大科技攻关、重大基础研究项目必须归档。
2．项目经费达500万元及以上的横向科研项目必须归档。
3．纵向国防科研项目中，除与任务来源单位约定向任务来源单位归档的，其余项目都应向档案馆归档。
4．横向国防科研项目中，绝密级、机密级项目必须归档，秘密级项目中由院（系）选择重要项目归档。
5．获上海市级及市级以上奖励的民口、军工科研项目必须归档。
科研项目文件材料归档的内容主要包括：立项准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定（验收）阶段、成果申报阶段、应用转化阶段等过程中形成的文字、图表、声像等材料。
承担项目研究的课题组进行科研文件材料的积累、立卷，并于项目结题验收（或鉴定）后两个月内须移交院（系）科研办兼职档案人员，由科研办兼职档案人员向校档案馆归档。
院（系）教学档案年度归档主要范围
根据《上海交通大学档案工作业务建设规范》的要求，院（系）在学科建设、教学实践、学籍管理、学位评审等活动中形成的具有重要凭证、参考价值的文件材料构成院（系）教学档案的主体，主要包括：
1．教学执行计划、专业实习计划；
2．学生个人信息表
3．学生学籍变动（升、留级、休、复、退、转学等）材料；
4、院（系）每年毕业的本专科生、研究生的毕业合影照及底片；
5．学生成绩大表；
6．学生各类奖励、处分申报材料；
7．硕、博士研究生学位论文评审材料（包括答辩决议书、评阅意见书）、学位论文；
8．学生毕业、学位验印名册；
9．教学成果、教学名师、精品课程、优秀论文等各类反映办学成果的申报材料；
10．教学名师的经典教案、优秀学生的答题试卷；
11. 重点实验室的申报、评估、验收材料；
12．其他各类具有重要参考价值的材料；
院（系）应归档的教学文件材料中，除硕、博士研究生学位论文评审材料由院（系）教务办直接向校档案馆归档外，其余文件材料一般由院（系）教务办向教务处、研究生院、学指委等职能部门移交，由相关职能部门审核后向校档案馆归档。
