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上海交通大学档案馆特藏档案安全管理规定
发布日期:2018-02-06    撰稿:    摄影:
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为确保档案馆特藏档案的完整与安全,根据《上海交大档案工作条例》和《上海交大档案馆馆务管理条例》有关规定,结合工作实际,制定本规定。

一.本规定所称特藏档案是指存放于库房精品柜及保密柜中的所有档案。

二.严格执行《档案法》及相关法律、法规的有关规定,坚持预防为先,安全第一的原则,严格管理措施,确保馆藏特藏档案的完整和安全。

三.特藏档案的保管工作由档案保管利用室正副室主任共同负责,严格执行特藏档案保管制度

1.特藏档案及其增减等情况必须进行详细登记,并编制目录。

2.定期检查特藏档案受潮、霉变及安全等情况,并做好检查记录。发现问题应立即向分管馆领导和馆长报告。

3.每半年逐件清点一次特藏档案,严格做到帐物对应,并做好记录。

4.保存特藏档案的精品柜和保密柜必须全部上锁,钥匙由档案保管利用室正副室主任专人保管并负责。

5.特藏档案一律不提供调阅和外借,如有特殊情况需调阅外借,必须经馆长亲自批准。

6.调阅外借特藏档案必须是档案保管利用室正副主任同时在场,并严格履行借阅手续。

7.档案保管利用室主任或副主任发生变动时,必须在分管馆领导或馆长的监交下办理交接手续。

四.加强库房管理,不断提高特藏档案安全保管的物质条件和水平

1.库房重地应实行严格管理。保管利用室以外人员一律不得入内。特殊情况必须有保管利用室人员陪同并登记备案。

2.阅览室值班人员应对当天的档案安全利用和库房安保工作负责并记录在案。

3.库房内配备电子监控、防火报警、防盗报警和自动消防等设施,加强技防和物防。

附件:1.非本室人员进入库房登记表

2.涉密档案借阅登记表

3.涉密档案目录

4.精品档案借阅登记表

5.精品档案目录

二○一一年四月二十五日

附件下载:非本室人员进入库房登记表等汇总

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