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上海交通大学档案文博管理中心查档指南
发布日期:2021-04-30    撰稿:    摄影:
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一、查档时间

非寒暑假期间:周一至周五(周三下午及节假日除外)上午8:30~11:30,下午13:30~16:30。

寒暑假办理时间另行通知。


二、查档地点

上海市闵行区东川路800号上海交大文博楼519室


三、查档须知

(一)开放的纸质档案利用:

1、国内单位用户可持有效证件和所在单位介绍信等合法证明,国内个人用户可持有效证件等合法证明,直接来本中心查阅和利用。

2、港澳台胞、海外华侨以及外国组织或个人查询非本人档案资料必须经过学校国际合作与交流处同意后,并持相关证明方可利用档案。

(二)未开放的纸质档案利用:

1、本校人员因工作需要,查阅本部门未开放档案,需持部门介绍信;查阅其他部门的未开放档案,需经档案形成部门负责人或档案形成者同意并出具书面证明。

2、校外人员查阅本校未开放档案,需出具单位组织部门介绍信,写明查阅理由和要求,经档案文博管理中心领导或学校有关部门同意后方可利用。

3、学生复印本人学籍档案,在校生需持学生证、毕业生需持学历或学位证书,代办还需带好委托书及代办人身份证等有效证件。

(三)开放档案信息的网上利用:

仅限校园网上利用,目前在更新升级中,暂不开放利用。

(四)内阅、外借及复制的相关规定:

1.馆藏档案不外借(特别是原件)。若有特殊需要必须外借时应提出外借申请,经中心领导审批后,方可办理出借手续。

2.档案外借期限不得超过一周,如有需要可办理续借手续。逾期不还且未办理续借手续者,本中心将会同主管部门酌情予以处罚。

3.借阅者应对所借档案的安全保密负责,档案外借期间应妥善保管,并保持档案的整洁。如有遗失应立即报告,以便及时追查处理。

4.利用者不得擅自拆卷,更不得在案卷上涂改、划圈、眉批、增删、抽页、剪裁和污损。利用过程中如有损坏,本中心可根据档案价值责令利用者进行赔偿。

5.对已经数字化的档案、资料,仅向借阅者提供电子版。未经中心领导批准一律不得调阅原件,对纸质已经发脆或珍贵档案不得复印,更不得外借。

6.为保护档案,档案阅览室内禁止吸烟,饮料和食品等谢绝入内。

7.每人每次调阅档案不超过10卷,申请调卷前未还档案不超过5卷。

8.教职工调离本校前应还清所借档案,否则不予办离校手续。

9.利用者有义务及时有效地向档案文博管理中心反馈档案利用效果。


、查档方式

(一)网上查档(推荐,可以网上办理已归档学籍的查询、邮寄或进行学历学位核实)

1、方法一:登录上海交通大学数字档案馆“档案查询服务利用中心”网页http://dazx.sjtu.edu.cn/,注册并选择“在线办理”。

2、方法二:微信关注“上海交大档案文博管理中心”公众号,在“服务”中选择“档案服务”,进入“档案查询服务利用中心”,注册并选择“在线办理”。

3、方法三:下载“交我办”APP,选择“档案服务”中的“在线办理”(仅限交大师生)。

(二)现场查档(疫情防控期间校外人员进校方式)

1、入校申请:请至少提前一天提交查档人姓名、身份证号、手机号、预备进校的日期及申请当日随申码、行程卡截图(单位查档还需提供单位名称)提交至交大档案文博管理中心邮箱archives@sjtu.edu.cn,并拨打档案文博管理中心联系电话54740136,确认是否收到申请邮件。待学校保卫处审核通过后,查档人手机会收到短信通知。

2、入校查档:查档人在申请的进校日期当天携带查档所需凭证材料,凭短信通知即可进校查档。


五、联系电话

电话:021-54740136



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