为确保档案信息的安全，使之更有效地为学校中心工作服务，现根据《档案法》、《档案法实施办法》、国家教育部《高等学校档案管理办法》及《上海交大档案馆查档指南》，制定本细则。

一、 总原则

（一）各部门归档的档案仅限于该部门利用，如因工作需要查阅其他部门档案，须经归档部门领导签字同意后，才能提供查阅。

（二）档案实体原则上不外借，如因工作需要外借其他部门档案，须经归档部门领导签字同意后，才能外借。外借时要详细填写档案外借登记表，出借人要负责催还，归还接收人要认真清点并及时上架。

（三）外籍人士同胞查档，须经国际交流处签字同意。

（四）港澳台同胞查档，须经港澳台办公室签字同意。

（五）国家安全局查档，须经保卫处签字同意。

二、 各门类档案查阅利用细则

（一）党群档案

1.党委会议记录、纪要，须经党办主任或主管校领导签字同意后才能提供利用；

2.人员处分档案须经纪委、组织部或主管校领导签字同意后才能提供利用；

3.不开放的文革材料一律不提供利用；

4.涉及国家和省市级领导、著名人士的档案须经馆领导批准后才可提供利用；

5.中共中央文件须凭介绍信提供查阅，且红头文件不得复印。

（二）行政档案

校长办公会议记录、纪要，须经校办主任或主管校领导同意签字后才能提供利用。

（三）历史档案

一般情况下不得查阅原件，特殊情况须经馆长签字同意后提供利用。

（四）人事档案

仅限于人事处、组织部、各部门的组织干事查阅，外单位凭组织部门介绍信查阅；本人及家属不得查阅；所需材料只能摘录不能复印。特殊情况须经馆领导批准。

（五）财会档案

仅限于财务处、各部门组织干事查阅，其他人员未经财务处同意不得查阅。特殊情况须经馆长批准。

（六）声像档案

声像档案一律不外借。因工作需要，必须复制相关信息的，须经馆领导批准后，在档案馆内，在有关人员的指导下方可复制，不得随意扩大复制范围。

（七）校友人物档案

未经馆领导批准不得提供查阅、复印及外借。

（八）实物档案

未经馆领导批准一律不得外借。

（九）教学档案

1.涉及学生处分、考试试题及答案等的档案未经馆领导同意不得提供查阅；

2.近三年的论文不得提供利用，仅限作者本人或导师查阅；三年期满后也仅提供图书馆缺失的论文查阅，论文不得复印复制。

3.由本人前来办理成绩单或学历学位论证，须持有效证件，若代他人办理，除须带上述材料外还须出示委托书及被委托人有效证件；

4.为保证学历学位核实工作的严肃性，以邮件、传真和电话形式要求核实学历学位的一律不予接待，可请其到教育部学历学位认证中心等相关部门办理，或者登陆我中心“档案网上服务大厅http://dazx.sjtu.edu.cn/”办理。来我中心进行学历学位核实须持有单位介绍信及该生的相关学历或学位证明（复印件亦可）方可提供核实；

（十）科研档案

1.由课题组人员前来调阅自己参与的项目档案时，须出示工作证或身份证等有效证件，接待人员在项目鉴定书等相关材料上核实其身份后方可提供其查阅；

2.非课题组人员查阅项目档案时，须开具单位介绍信并经该项目课题组负责人签字同意；

3.因特殊情况需外借项目档案，须开具单位介绍信并经课题负责人签字同意；

4.查阅专利档案者须出示身份证明，且只能查阅，不得复印。

（十一）基建档案

基建图纸外借必须经馆领导批准。

（十二）出版档案

样书审稿单仅限于出版社归档人员及样书作者查阅。

（十三）户籍档案

凭毕业证、身份证或相关户籍证明方可提供查阅、复印。