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上海交大外事档案归档须知
发布日期:2017-03-15    撰稿:    摄影:
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一、归档范围

按照《上海交通大学档案工作业务建设规范》之规定,凡是学校与外国学校、团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等载体材料均属外事档案。主要内容包括外事综合类、出国类、来校类、国际合作与会议类、外国留学生工作类等方面的文件材料(详见《上海交大外事档案归档范围和保管期限表》)

 

二、归档要求

1、各归档部门兼职档案员是本部门归档工作的直接责任人,应在平时工作中及时做好

部门文件材料的网上收发文登记工作。其中,本部门发文材料必须挂载对应的电子文档,有归档价值的收文材料也必须挂载对应的数字化文档,所有的电子文件必须保证系统的可识别性。

2、兼职档案员在进行收发文网上登记的同时,应对文件材料的开放情况进行鉴定和著录。

3、对于涉及学生、教师个人隐私的文件信息,以及学校管理工作中的涉密内容,可不在网上进行文件材料登记和网上归档,直接采用纸质文件归档,其电子信息或数字化信息采用报盘形式一并向档案馆移交。

4、外事档案按照一事一卷、按问题组卷的原则,对网上已登记的文件材料进行网上预立卷,并依据责任者、事由和文种三要素拟写预立卷标题。

5、每年的6月底各归档部门必须完成上一年度网上预立卷文件的在线归档,提交档案馆业务指导室进行审核后,随即将与之配套的纸质文件材料进行审定签章。

6、纸质文件与电子文件归档工作必须做到:纸质文件预立卷和网上预立卷的案卷标题一致、卷内文件的标题与电子文件标题一致、纸质文件与电子文件全文信息一致。

7、因归档部门无故拖延或因人员配备不力逾期归档所造成档案利用不便等责任由该部门负责,并在年底归档工作考核校园网公示中予以公布。

 

三、联系方式

如有疑问,可拨打电话6293202962932664与校档案馆业务指导室联系。

 

 

 

 


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