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上海交大出版档案归档须知
发布日期:2017-03-15    撰稿:    摄影:
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一、归档范围

一、归档范围

按照《上海交大出版档案业务建设规范》之规定,凡事在学校在编辑出版报纸、刊物、图书、音像出版活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等载体材料,且必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用.(详见《上海交大出版档案归档范围和保管期限表》)

二、归档要求

1、各归档部门兼职档案员是本部门归档工作的直接负责人。应在平时工作中及时做好部门文件材料的网上收发文登记工作。其中,本部门发文材料必须挂载对应的电子文档,有归档价值的收文材料也必须挂载对应的数字化文档,所有的电子文件必须保证系统的可识别性。

2、兼职档案员在进行收发文网上登记的同时,应对文件开放信息进行鉴定和著录。

3、对于涉及出版的文件信息,以及学校出版工作中的涉密内容,可不在网上进行文件材料登记和网上归档,直接采用纸质文件归档,其电子信息或数字化信息采用报盘形式一并向档案馆归档。

4、出版档案按照一事一卷、按问题组卷的原则,对网上已登记文件材料进行网上预立卷,并依据责任者、事由和文种三要素拟写预立卷标题。

5、每年的6月底各归档部门必须完成上一年度网上预立卷文件的在线归档,提交档案馆业务指导室进行审核后,随即将与之配套的纸质文件材料进行整理归档。同时打印年度可开放的文件清单请本单位主管领导进行审定签章。

6、纸质文件与电子文件归档工作必须做到:纸质文件预立卷和网上预立卷的案卷标题一致、卷内件的标题与电子文件标题一致、纸质文件与电子文件全文信息一致。

7、因归档部门无故拖延或因人员配备不力逾期归档所造成档案利用不便等责任由该部门负责,并在年底归档工作考核校园网公示中予以公布。

三、联系方式

如有疑问,可拨打电话:62932664询问。

立卷部门:出版社CB11.CB12.CB13.CB14.CB16

分类号

序号

类目名称

保管期限

备注

CB11

 

1

 

1)

 

2)

 

上级、交大有关出版工作规定、通知

 

需要长期贯彻执行的

 

需要短期贯彻执行的

长期

 

长期

 

短期

 

 

2

 

 

出版社(出版)计划、总结、重要请示报告及上级批复

 

 

长期

 

 

3

 

 

出版社统计年报表

 

永久

 

 

4

 

 

出版社工作简报

 

长期

 

 

5

 

 

出版社和有关单位签订的合同、协议书

 

长期

 

 

6

 

出版社人员奖、惩名单及事迹材料

 

 

长期

 

 

7

 

 

交大出版社出书目录

 

长期

 

 

8

 

交大出版社和有关单位来往重要函件

 

 

长期

 

 

9

 

 

出版的样书获奖名单

 

永久

 

 

 

 

 

 

 

 

CB12

 

 

10

 

出版的样书

 

 

永久

 

 

 

 

 

 

 

B13

 

 

11

 

出版样书的合同、协议书、著作推荐表等材料

 

 

长期

 

 

CB14

 

12

 

上海交通大学学报, 上海交通大学学报哲学社会科学版, 上海交通大学学报(农业科学版) ,思源

 

 

永久

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

CB16

 

 

13

 

交大校报

 

 

永久

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


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