近日，经校长办公会讨论通过，沪交内（档）[2009]10号《上海交通大学档案工作岗位职责规范》（以下简称《规范》）印发，该规范自2010年1月1日起执行。这是我校学习贯彻教育部、国家档案局以27号令形式联合颁布的《高等学校档案管理办法》（以下简称27号令）的最新成果，也是全国高校第一份档案工作岗位职责规范。为了更好地学习贯彻该规范，现就有关部门关心的问题，我们走访了档案馆相关负责人。以下是具体的谈话内容：

 

问：《规范》出台的背景是什么？

答：为学习贯彻教育部和国家档案局联合颁发的27号令，建立健全学校档案工作由校长领导工作机制，把档案工作纳入学校整体发展规划，强化档案工作与学校教学、科研、管理等工作的同步管理，进一步规范学校档案管理工作，提高档案服务学校及社会的能力和水平，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等法律、法规和规章，结合本校实际，制定了本规范。

 

问：《规范》除了赋予校长档案工作岗位职责外，还赋予哪些相关领导档案工作岗位职责？

答：《规范》根据27号令的规定将校长档案工作岗位职责纳入其中，进一步明确了校长是档案工作和档案安全的第一责任人。此外，结合本校实际情况，《规范》还赋予了机关部处及直属单位、院（系）分管档案工作领导岗位职责。并首次明确了院（系）主管科研、教学领导档案工作的岗位职责，表明了学校在加速创建世界一流大学，加快推进现代大学制度建设过程中，加大了对科研及教学管理的力度和深化以人为本的办学理念。这就形成了学校各级领导负责档案工作的管理网络。具体见下表：

 

问：《规范》如何规定各档案门类的归档时间？

答：《规范》根据27号令要求明确规定：

机关部处、直属单位以及院（系）应归档的文件材料（包括电子文件和必须与之配套的纸质文件），除下列内容外均应在次学年6月底前归档。

基建项目类档案在项目结束后三个月内归档。

科研项目档案应在科研项目结题、验收或鉴定后二个月内归档。

学生成绩大表、学位论文及评审材料在次学年寒假前归档。

 

4、问：《规范》如何界定“完成年度归档任务”？

 答：《规范》明确，同时满足以下内容谓“完成年度归档任务”：

（1）按照归档范围及内容，根据上述第三条归档时间的要求，各门类档案应在法定时间归档。

    （2）要求配套归档的文件材料：非保密电子文件全部完成网上归档，保密电子文件可通过报盘归档，并通过档案馆的审核。与之配套的纸质文件须送至档案馆。

（3）不要求配套归档的文件：非保密电子文件全部完成网上归档，保密电子文件可通过报盘归档，并通过档案馆的审核即可。

 

5、问：我校建立档案门类以及归档范围的依据是什么？

答：27号令第十五条确定了应归档的门类。教育部的《高校学校档案实体分类法》明确了归档的范围。近日，档案馆已拟订《上海交通大学机关部处、直属单位及院（系）年度归档工作指南》，就各个档案门类及各部门应归档的文件材料范围进一步作出了详细规定，不日将发至各部门。

 

6、问：《规范》所规定的“归档内容应参照部门预立卷目录和年度工作总结”如何操作？

答：机关部处、直属单位以及院（系）党政档案年度归档内容，由档案馆和归档部门参照本部门预立卷类目及年度工作总结协商确定，并须于每年寒假前后经双方签字认可。经双方确定后的归档内容作为年度归档的依据。

 

问：《规范》为何规定纸质文件、电子文件配套归档？

答：27号令第十五条规定：高等学校应当对纸质文件、电子文件材料同步归档。《规范》亦将此点纳入其中。纸质文件、电子文件的配套归档是新形势下档案管理的必要举措，有利于档案信息的及时利用及纸质档案的长期保护。

 

8、问：《规范》为何将档案工作纳入学校对各单位年终工作考核和文明单位评比活动？

   答：27号令第三条规定：高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。

为切实落实27号令精神，规范学校各部门管理行为，确保档案工作与学校其他工作协调发展，实现依法治校与依法治档、显性管理与隐性管理、定性管理与精细化管理的有机统一，学校决定将档案工作纳入学校对各单位年终工作考核和文明单位评比活动。这对加快创建世界一流大学、聚焦管理作内功，全面规范学校档案工作，加速现代大学制度建设，进一步提高档案工作服务学校社会的能力和水平，具有十分重要的意义。

 

9、问：《规范》规定有哪些情况的单位，将不得评为学校年度工作考核优秀单位和文明单位？

答：《规范》明确规定：有下列情况之一的单位，不得评为学校年度工作考核优秀单位和文明单位。

对机关部处和直属单位而言：

（1）连续两年不按规定时间归档；

（2）参照部门预立卷目录和年度工作总结，连续两年归档齐全率低于95%；

（3）连续两年归档电子文件和纸质文件配套率低于95%；

对院（系）而言：

（1）连续两年不按规定时间归档；

（2）党政档案：参照部门预立卷目录和年度工作总结，连续两年归档齐全率低于95%或连续两年归档的凭证性纸质文件与电子文件配套率低于95%；

  （3）科研档案：参照《上海交通大学科学技术研究项目文件材料接收归档的管理办法》（沪交内(档)[2006]7号）的有关规定，连续两年科研项目档案归档率低于90%；

（4）教学档案：参照毕业生验印名册，连续两年硕博毕业论文评审材料归档率低于100%。

 

10、问：《规范》规定的“科研项目档案归档率”如何计算？

答：科研项目档案归档率是指在规定归档时间内，实际归档的科研项目数与应归档的科研项目数之间的比率。

 

11、问：《规范》规定的“机关部处和直属单位以及院（系）党政档案归档齐全率”如何计算？

答：是指依据由档案馆和归档部门确定年度归档内容和应有的归档文件，而映证出实际归档的文件数与应归档的文件数之间的比率。