为了提高我校科学技术研究类档案(以下简称科研档案)的质量和管理水平，充分发挥科研档案在我校科研、教学中的作用，并为主管部门考核我校科研工作和科研档案工作提供依据，特制定本规范。

本规范依据《中华人民共和国档案法》、国务院批准的《科学技术档案工作条例》，国家科委、国家档案局联合发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》，国家教委颁布的《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规、规章拟定。

 

一、主题内容

 

本规范规定了高校科研档案工作的基本原则，归档范围的确定、文件材料的部门立卷与归档流程，科研档案的管理，开发利用，各级岗位责任制．以及归档范围和保管期限表，二级类目代号简表。

 

二、引用标准

 

GB／T11822—《科学技术档案案卷杓成的一般要求》

GB3792.5—85 《档案著录规则》

 

三、科研档案工作的基本原则

 

1．凡在科学研究管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子等有关材料．均属科研档案。

2．科研档案必须实行集中统一管理，确保其完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

3．科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，必须纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之中，与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合．实行科研工作和建档工作“四同步”管理。即下达计划任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步，验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。

4．努力实现科研档案工作从经验管理向科学管理转变，采用先进管理技术手段，大力开发档案信息资源，为学校的科技进步和经济建设服务。

 

四、科研档案归档范围的确定

 

1．确定的原则

1)归档的科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料，必须对本校当前的工作和今后的发展具有参考价值和凭证作用。

2)归档的科研文件材料，必须反映本校科研管理、科研项目(课题)活动的全过程，保持其完整、准确、系统。

3)归档的科研文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性。

4)几个单位协作完成的研究课题．由主持单位归档保存一整套档案，协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料，并将有关的复制件送交主持单位。如确系涉及协作单位的合法权益．应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属，但协作单位应将承担课题部分的有关档号及案卷目录提供主持单位。

5)与国外合作的课题，经协商在协议、合同中明确科研文件材料的归档办法，一般应归入外事类。

2．科研文件材料归档内容

1)归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面(详见附表一)。

2)归档的重点是本校承担的国家、上海市各部委纵向重大科研项目，各类横向重大科研项目及获省、市、部委奖励的科研项目各个阶段形成的文字材料及电子、声像材料，特别是研究实验阶段形成的材料和总结鉴定阶段形成的评审材料。（详见沪交内（档）[2006]7号文）

3)归档的科研项目各个阶段形成的声像载体材料，原则上归入声像类档案。

3．不归档的文件材料   

1)上级有关科研的普发的(非专指本校)，不办的文件；

2)上级有关科研的未定稿的文件，未生效的合同、协议书；

3)未按科研管理程序列入计划和不计工作量的个人项目；

4)重份文件；

5)无查考利用价值的事务性、临时性文件；

6)非隶属单位抄送的不办的，也无参考价值的文件；

7)校内其他单位发来的文件；

8)与校外单位交换来的材料。

 

五、科研文件材料的部门立卷及归档流程

 

1．形成积累

1)课题负责人在制订和讨论工作计划安排时，向课题组成员布置平时积累科研文件材料的任务和方法，指定档案负责人统一收集本课题的科研文件材料，并向校档案馆归档。

2)由课题组档案负责人到所在学院科研管理部门领取与归档有关的指导性文件材料，如归档须知，科研文件材料归档审核表等。

3)学校科研管理部门和各课题组．按各自的职责范围，分别形成积累和整理科研工作各阶段的有关文件材料。

4)档案部门应深入课题组了解课题进展情况，督促、指导科技人员做好科技文件材料的积累工作。

5)归档的科研文件材料必须字迹工整，格式统一，图样清晰，签字手续完备。

2．整理组卷

1)坚持实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。

2）根据科研文件材料形成规律，在保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则下，结合科研文件材料的内容、价值、数量等实际情况，将每个研究课题的科研文件材料进行系统整理，视其材料多少，组成一卷或若干卷。

3)将最能反映课题概况的科研文件材料，如开题文件、鉴定、验收材料，成果申报与获奖材料等整理组成一卷或数卷，因总结鉴定、验收材料在课题全部材料中所处的特别重要地位，可将其排放在研究课题全部案卷之首，其余材料按各阶段依次系统整理组卷。

4)内容不可分的科研文件材料按以下要求排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。

5)拆除案卷内的金属物。对破损的科研文件材料进行修补。

6)科研管理部分的文件材料，按党、政档案要求组卷装订。并编写件号及每件材料的标题。装订卷的全部科研文件材料按顺序编写页号．无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号，每卷页号均从1开始，页号位置在非装订线一侧的下角。不装订卷的全部科研文件材料，以件为单元。在每件文件材料的右上角盖上有单位名称、档号、件号戳记，并逐项填写。

7)认真填写卷内目录、备考表和案卷封面。归档的案卷必须填写卷内目录．卷内目录应准确地反映卷内文件材料的名称、形成者、形成日期等基本要素。每个案卷组成以后，都应填写备考表，对本卷文件材料的完整、准确程度，损坏缺少情况，材料能否公开利用等其他需要说明的情况加以注明，日后案卷内的文件材料需要变更、修改时，应随时在备考表上注明。拟写案卷封面各栏目，案卷标题要简明，并能准确揭示卷内文件材料的内容。

8)根据科研项目的任务来源、学术水平，获奖层次等确定科研档案内文件的保管期限，保管期限分为永久、长期、短期三种。到期经过鉴定，根据价值和需要．也可以对保管期限的升降，进行适当调整。

9)课题负责人填写科技档案简介及质量审查表，对其所研究的课题概况和档案文件材料的情况进行概要性说明，并放入每个课题第一卷之首。

3．归档

1)参加鉴定的研究课题在鉴定验收后两个月内归档。

2)重大科研项目的鉴定、评审工作必须在课题组签署归档承诺书后方可进行。

3)归档时档案部门应进行审查、验收，并在成果登记表上签署意见，加盖档案部门专用章。凡归档不完整、不齐全者，校档案部门拒绝出具证明，科研管理部门不得申报成果。

4)课题组填写科研档案移交目录一式二份，连同案卷向校档案部门移交，然后经档案部门清点无误后，交接双方在移交目录上签字，各执一份备查。

 

六、科研档案的管理

 

1．分类编号

1)按《高等学校档案实体分类法》进行分类。

2)根据科研档案的内容和特点，编制用于组成档号的二级类目代号简表(详见附件二)。

3)科研档案档号=年度号+科研项目(课题)+案卷号 

模式如下：

2．编目

1)登记科研档案目录，按档号先后顺序，以案卷为对象填写。

2)编制各种分类目录，专题目录，按照G]33792．5—85《档案著录规则》编制课题案卷级、文件级科研档案著录卡，作为手工检索卡和计算机采集卡使用。

3)将编制的科研档案著录卡的数据存贮到计算机数据库中，并在各校信息系统建立后，按要求与之联网。

3．排架、保管

1)按档号顺序排架

2)保管要求按(上海交通大学档案工作业务建设规范)第八条执行。

4．鉴定和销毁

1)由课题组、科研管理部门、校档案馆联合组成鉴定小组，根据科研档案的科学价值，以及对经济建设、科技发展，社会进步的作用．进行档案价值的鉴定。鉴定包括对研究课题档案进行整体鉴定和确定每个案卷的保管期限。

2)对研究课题档案进行整体鉴定，以整套研究课题档案为单元，按课题的任务来源、意义、科技水平．经济和社会效益以及历史价值，划分重大、重要．一般等三级。

3)属于重大级研究课题档案主要指：国家、上海市和各部、委下达的重要研究项目，以及重要的，获得国家级各类成果或部、市级二等以上科技成果奖(含二等奖)的项目档案，对自然现象(如天文、地震、药物、疾病等)的系统观测和资源，疾病等的调查、考察中积累的重要基础档案资料。

4)属于重要级研究课题档案主要有：国家各部门和市下达的较重要的研究项目，以及一般的、获得各部委、市级三等以下科技成果奖(含三等奖)的项目档案；属国家级、部级重大研究项目，因故中断研究．但在较长时期内具有较高查考应用价值的档案。

5)确定具体案卷的保管期限，以每个案卷为单元，确定卷内文件保管期限。

6)鉴定工作分为归档前鉴定和归档后鉴定两个阶段。课题组组织归档前的鉴定，提出每个案卷的保管期限和密级划分的具体意见，密级分为绝密．机密、秘密三种。校档案部门在课题组提出具体意见的基础上．组织归档后的鉴定。

7)销毁按《上海交通大学档案工作业务建设规范》第九条执行。

5．统计按《上海交通大学档案工作业务建设规范》第九条执行。

6．补充与修改

1)科研处和课题组随时收集在科技成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研文件材料，经整理后向校档案部门归档，并根据获得成果奖情况．及时对有关课题档案的案卷保管期限进行调整。

2)已归档的科研文件材料需要修改时，必须填写修改申请单，经有关主管负责人及相应厂家批准同意，未经批准．严禁修改已归档的任何科研文件材料。

3)校档案部门对补充归档的科研文件材料应及时整编目。若材料不多．可归入相关的案卷内，并补充填写卷内目录，材料较多的，可单独组卷，编目。

 

七、科研档案的开发利用

1．努力开发利用科研档案，为提高本校的教学、科研水平．提高社会效益、经济效益服务。

2．借阅

1)借阅基本办法参照《上海交通大学档案工作业务建设规范》第十条执行。

2)课题研究组成员可凭有效证件向校档案部门借阅其参加研究的课题的档案材料，非课题研究组成员若需利用该课题的档案材料，必须得到课题组负责人的同意，办理相应的手续，方可进行借阅利用。

3)科研档案的借阅利用原则上应在校档案馆内进行，确需借出校档案馆利用的，须说明利用目的，提供有关的证明，并经档案部门同意，办理相应的借阅手续，才能借出使用。

3．咨询服务、报道交流

1)指导利用者使用各种检索工具．回答利用者提出的问题。

2)定期编制科研档案目录或内容摘要，积极提供利用。

3)充分发挥科研档案的法律凭证作用，为保护科技成果所有权及正确处理科研工作中的各种权益问题提供凭证。

4．根据科研和管理工作的需要，积极创造条件，编辑各种形式的参考资料，如档案文摘、科技成果简报等。为利用者进行服务。

5．注意收集、登记利用科研档案后取得的社会、经济效益．并将实例汇集成册，印发寅传。

6．在科研档案的利用开发中，必须严格执行国家和科技保密、专利等法规制度。

7．结合本单位管理工作现代化的进程．创造条件．加快科研档案的现代化管理建设步伐。

 

八、科研档案工作岗位责任制

 

1．分管科研工作的校领导的职责

1)组织贯彻国家和本单位有关档案工作的方针、政策和法规，把科研档案工作列入本单位科研工作的管理体系，并监督所分管部门做好档案工作。

2)定期检查和研究解决档案工作中存在的实际问题。

2．科研管理部门领导的职责

1)将科研档案工作纳入科研管理的长远规划和年度计划。

2)制定和健全有关的管理制度，把科研档案工作全面纳入科研管理工作之中并督促各部门执行。

3)要及时催促课题负责人，专(兼)职档案员及时按规定将应归档的文件材料归档。

4)支持档案部门的工作，关心工作条件的改善和档案干部素质的提高。

5)组织参加对科研档案组卷质量及保管情况的检查。

6)指导科研档案的鉴定和密级的确定等工作。

3．校档案部门的职责

1)根据国家有关档案工作的方针、政策和法规，制定本单位科研档案工作的各项管理制度。

2)负责对科研档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计、利用等业务工作，认真执行科研档案工作与科研工作的四同步管理。

3)指导、督促、检查和协助科技人员做好科技文件材料的形成、积累、立卷、归档以及补充工作，参加重大科研项目的成果鉴定、验收会；审查、验收归档文件材料的完整性、准确性、系统性。

4)大力开发科研档案信息资源．实验科研档案的现代化管理．做好档案信息的咨询服务工作、充分发挥档案的社会效益和经济效益．并注意档案利用效果的追踪搜集与及时对反馈信息进行分析研究。

5)积极宣传树立科技人员的档案意识．加强科研档案网络建设，并定期组织全校兼职档案员的业务学习，不断提高业务水平。

6)遵守国家关于科技保密的规定．保证科技机密及档案的安全、维护本单位和科技人员的合法权益。

4．研究所(室)的职责

1)把建立科研档案列为研究所(室)的工作内容之一。提出要求，定期检查，做到各课题组积累科研文件材料的工作与科研进展同步。

2)研究课题结束后．审查科研文件材料是否完整、准确、系统。确定保管期限和密级，并签署意见。

5．课题组长的职责

1)主持研究课题科研文件材料的整理和归档工作，明确课题组成员形成积累有关科研文件材料的任务，指定档案负责人在课题结束后，组织收齐并系统组卷，做到归档质量符合完整、准确、系统的要求。

2)提出科研档案案卷保管期限和密级．填写科研档案归档说明书．并组织填写卷内目录，备考表及档案移交清单。

3)向科研管理部门办理移交手续。

6．科技人员的职责

1)按规定做好平时科研文件材料的形成，积累工作。

2)课题完成后．整理出由本人承担任务部分的科研文件材料，做到质量符合要求。

7．兼职档案员的职责

1)努力学习．钻研本专业和科研档案专业知识，不断提高自己的业务水平。

2)严格执行“四同步”管理。在课题立题办理经费手续时应做好项目“预立卷”工作，包括领发科研记录、科研文件积累袋等。每年五月、十月分两次向校档案馆移交“预立卷”登记表。并督促检查各课题组关于成果鉴定、登记、报奖、经费结算等各个环节的同步管理实施情况。   

3)负责本单位科研档案和科研管理文件的收集、整理、组卷工作。并及时向校档案移交。