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上海交通大学档案工作条例
发布日期:2008-10-30    撰稿:    摄影:
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第一章 总 则

第一条 为了进一步加强学校档案工作,促进我校档案事业的建设与发展,维护学校历史真实面貌,有效地保护和利用档案,为学校工作和经济社会发展服务,根据《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)及其实施办法、《普通高等学校档案管理办法》、《上海市档案条例》等法规文件的精神,结合学校实际,特修订本条例。

第二条 本条例所称档案,是指学校各院(系)、机关部处及直属单位从事教学、科研、党政管理、基本建设以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像及其他载体等形式的历史记录。

第三条 学校档案工作是办好学校的一项重要基础工作,是衡量学校真实管理水平的一个重要尺度,也是学校改革与发展必不可少的一项重要管理工作。学校必须把档案工作纳入学校整体发展规划,加强对档案工作的领导,健全档案机构,保证人员编制、档案用房、档案设施、档案安全和档案经费的落实。

学校档案馆具有档案行政管理和档案业务管理与服务的双重职能。

学校各院(系)、机关部处及直属单位应加强对部门档案工作的领导,把部门的档案工作列入议事日程,纳入有关人员的岗位职责,作为考核干部和检查工作的重要内容之一,以保证文件材料归档特别是纸质文件和电子文件配套归档的完整准确和有效利用。

第四条 学校档案工作应遵循统一领导、分级管理的原则,维护档案完整准确,维护国家机密和教师知识产权,加速推进档案信息化建设,方便学校、社会对档案的利用。

第二章 管理体制

第五条 学校档案工作由学校直接领导,同时接受上级教育行政管理部门领导和上级档案行政管理部门的业务指导、监督和检查。

第六条 学校根据国家有关法规文件精神,设立档案馆,为正处级建制。经上海市档案局核准,其合法权益受法律保护。

第七条 学校确定一名校领导分管档案工作。其主要职责是:贯彻国家关于档案工作的法律、法规,审批学校有关档案工作的规章制度,提出指导意见;负责将档案工作、档案信息化建设纳入学校的发展规划和总体规划。

机关部处及直属单位必须有一名主要负责人分管本部门的档案工作,并根据所属单位档案的收集、整理、立卷、归档的实际工作量设专职或兼职档案工作人员。

各学院(系)应成立档案工作领导小组,可由一名院领导任组长,成员包括院(系)办公室主任、教务办负责人、科研办负责人和组织人事干事等,具体领导本单位教学、科研、党群、行政、人物等门类的档案工作,并按要求配备好各类档案工作的兼职档案工作人员。学校各部门档案工作分管负责人应对所属部门的专兼职档案人员的工作进行检查、考核,确保专兼档案工作人员从事档案工作的必要时间,配备电子文件归档及归档文件材料数字化所必需的设备。

第八条 档案工作是检查评估一个部门管理水平的重要方面。学校对各院(系)、机关部处及直属单位档案工作实行年度实行电子文件与纸质文件配套归档的、定性与定量相结合的校园网公示制考核,并作为学校对各部门年度工作考核、先进集体评选、文明单位评比时一项重要依据。凡文件材料管理混乱、归档情况差或拒绝归档的部门不得评为学校先进集体等荣誉称号。

第九条 利用频繁高又具有一定保管档案条件的,可根据实际情况在有关职能部门设立分室。档案分室是学校档案部门的分支机构,受档案部门和业务主管部门双重领导。

根据有关档案法律、法规,附属单位应设档案分馆或综合档案室,学校附属单位的档案工作受学校档案部门和附属单位双重领导。

第三章 档案机构基本任务

第十条 学校档案部门的基本任务是:

1、贯彻执行国家有关档案文博工作的法规政策,规划全校档案文博工作,制定本校档案文博工作的规章制度,并负责监督、指导和检查;

2、统一管理学校档案文博工作,并根据国家有关规定和标准确定学校档案文博的归档范围、分类标准、保管期限和整理规则,负责接收(征集)、整理、组卷、鉴定、统计、保管、开放和利用学校各类档案文博和有关资料。

3、开展上海市爱国主义教育基地建设,负责学校校史文物和陈列品的管理工作及博物馆的建设与管理。

4、组织实施档案文博信息化建设,负责电子文件归档和电子档案的科学化、规范化和安全管理。

5、编制检索工具,开展档案史料研究,多形式深层次开发档案文博信息资源;

6、明确档案文博工作职责,对全校专(兼)档案工作人员和有关业务人员进行档案文博业务培训,开展档案文博学术研究和宣传教育活动。建立、健全学校档案工作网络;

7、加强档案文博学科建设,开展研究生教育;

8、按照学校的统一布置,受理并审核全校档案文博人员专业技术职务评聘申报工作;

9、完成上级部门和学校领导交办的其他任务。

第四章 档案工作人员

第十一条 学校档案工作人员应认真执行党和国家的方针政策,热爱档案事业,忠于职守,遵纪守法,具备档案专业或相关专业学科知识及现代化管理技能,具有大学本科以上学历。

第十二条 学校档案馆设馆长一名,并视实际需要设副馆长一名至二名。馆长、副馆长由认真执行党和国家的方针政策,热爱档案事业,有组织管理能力和开拓创新精神,身体健康,具有高级专业技术职务的人员担任。

第十三条 学校档案工作人员及以档案工作为主的兼职人员属于档案技术专业人员或行政管理人员,与学校教学、科研和行政管理人员享受同等待遇,实行专业技术职务评聘制。档案管理行政职务的聘任则按照学校有关规定执行。专(兼)档案工作人员队伍要保持相对稳定。

第十四条 学校档案工作人员因长期接触纸质档案的霉菌和有害气体,应根据学校有关政策规定享受劳动保护的补贴。

第五章 归档与接收

第十五条 学校各部门必须将档案管理工作纳入本部门的规章制度和岗位职责,做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作,都有完整、准确、系统文件材料,特别是纸质文件材料和与之配套的电子文件材料归档。

第十六条 学校各部门的每项重要工作必须与档案工作实行“四同步”管理,即布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十七条 学校各部门在教学、科研、党政管理等活动或个人在职务活动中形成的各类载体材料,应按照《上海交通大学档案管理业务建设规范》的要求,收集齐全、整理组卷,定期向学校档案部门移交。校档案部门应指导各单位的预立卷工作。凡列入学校归档范围的档案,任何人不得拒绝归档或据为己有。

第十八条 学校领导和机关部处级干部调离、提拔或退休时,应主动将其应归档的文件材料移交本部门的兼职档案工作人员归档,不得擅自销毁应归档的文件材料。本部门档案工作分管负责人或档案工作人员也应主动提请其清理所保存的文件材料归档,以维护学校历史记录的完整、系统。

第十九条 学校或校内单位组织承办的在国内外有重大影响的全国性、国际性会议(简称重要会议)和本校区域重大的政治、经济、科学、技术、文化等活动(简称重大活动)所形成的材料,由会议或活动的承担部门及时移交学校档案部门。

学校重要基建工程、重要修缮项目、重大科研成果和重大设备采购等项目验收、鉴定前,必须由档案部门或业务主管部门对项目进行档案验收。未经档案验收或验收不合格的,不得安排工程竣工、课题结题验收、鉴定和报(评)奖工作。

第二十条 个人在非职务活动中形成的重要文件材料,学校档案部门可通过征集、代管等形式进行管理。

第二十一条 学校档案部门应重视向国内(境)外征集与本校有关的各种档案和校史文献、文物征集工作。

第六章 档案管理

第二十二条 学校档案部门是学校保管档案的永久基地。学校档案归国家所有,是国家档案资源建设的一个组成部分,应列入学校国有资产管理的范围。学校所有档案任何部门和个人不得赠送、交换、出售。

第二十三条 学校分立或合并前档案的归属,应本着集中保管、方便利用的原则,由学校或合并后的学校档案部门集中保存。

第二十四条 学校档案部门馆舍建设必须按照国家《档案馆建设设计规范》和《档案馆建设标准》,在选址、规划、功能、结构、内部设施等方面充分考虑学校档案事业发展和服务、馆藏数量增加和档案(校史)陈展等因素,合理安排档案馆舍建设。

第二十五条 学校档案的分类、编目和排列,按《上海交通大学档案工作业务建设规范》执行。

第二十六条 学校档案部门库房所保存的档案应采取下列管理措施:

1、 建立科学、规范的管理制度,实行专人管理,消除安全隐患,采用现代先进技术设备,配备防盗、防火、防渍、防有害生物和有害气体的必要设施,防止档案的破损、褪色和霉变,以利档案管理者和利用者的身心健康;

2、 对重要、珍贵档案要采取有效措施,加以重点保护和管理。对已破损或字迹褪色的档案,应及时修复或复制。

3、 配置相关设备,开展归档文件和馆藏档案数字化工作,最大限度的保护档案原件。

第二十七条 学校档案部门应认真执行档案统计年报制度,并按国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第二十八条 学校各部门应按照校务政务公开的原则,认真做好年度归档文件材料的开放鉴定工作,学校档案馆应按照国家有关档案法规之精神做好馆藏档案的开放鉴定工作。对保管期限已满、失去保存价值的档案,应在征得有关部门同意,并登记造册报经主管校领导批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第七章 档案的利用和公布

第二十九条 学校档案部门应按照有关档案法律、法规的规定,分期分批向学校和社会开放档案,并设立专门阅览室,提供开放的档案目录或检索工具。

根据《中华人民共和国政府信息公开条例》(中华人民共和国国务院令第492号)有关规定,档案馆是学校历史与现行文件服务中心。

学校档案部门开放档案,应遵循下列规定:

1、 凡持有合法证明的单位或个人,在说明利用档案目的的或范围后,均可查阅利用属于开放范围的档案,并可摘抄或复制;学校档案部门是学校出具档案证明的唯一合法部门。

2、 港澳台胞、海外华侨要求利用档案,须经有关主管部门同意后方可利用档案。

3、 外国机关或个人要求利用档案,应按国家有关规定办理;

4、 未经学校授权或上级主管机关批准,任何组织或个人无权公布档案。

5、 学校档案部门可按学校有关规定向档案利用者合理收费;

第三十条 学校档案部门馆藏档案属下列情况之一者不宜开放;

1、 涉及党和国家秘密的;

2、 涉及专利或技术秘密的;

3、 涉及个人隐私的;

4、 档案形成部门规定限制利用的。

第三十一条 学校各部门及其有关人员利用本校档案部门未开

放的档案,原则上只能利用本部门形成的档案。若需要利用其他档案,应经档案形成部门领导或档案形成者准许后方可利用。

第三十二条 校外单位以及个人利用本校档案部门未开放的档案,应当经档案部门主管或学校有关部门同意后方可利用。因国家或公共利益需要利用档案,档案部门应予提供利用。

第三十三条 利用档案时,任何人不得涂改、伪造、损毁、丢失档案,应当遵守国家保密规定,不得擅自摘录、复制或泄漏档案内容。

第三十四条 学校档案部门提供利用重要、珍贵的档案应当用经过数字化的文件代替原件,加盖校档案部门公章的档案复制件,具有与档案原件同等的效力。

第三十五条 学校档案部门应当加强对档案史料的研究整理、编辑出版档案史料。

第八章 奖励与惩罚

第三十六条 有下列事迹之一的,由档案部门报请学校审批后,学校应给予表彰与奖励:

1、 对档案收集、整理、提供利用作出显著成绩的;

2、 对档案的保护和现代化管理作出显著成绩的;

3、 对档案学、档案史料应用研究作出重要贡献的;

4、 将重要的或珍贵的档案、文献文物捐赠给学校的;

5、 同违反档案法律、法规的行为作斗争,表现突出的。

第三十七条 根据《档案法》及其实施办法和《上海市档案条例》之规定,有以下行为之一的,可由学校档案部门提出申请,由上级档案行政管理部门对直接责任人依法给予行政处分:

1、 损毁、丢失重要档案的;

2、 涂改、伪造档案的;

3、 擅自泄漏档案内容的;

4、 拒不按规定对档案统一管理的;

5、 拒绝向校档案部门移交应当归档的文件材料的;

6、 对于未经档案验收或者验收不合格的重点基建工程和重大科研项目进行竣工验收、鉴定的;

7、 明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的;

8、 档案工作人员玩忽职守,造成档案损失的。

第九章 附则

第三十八条 本条例适用于学校各院(系)、机关部处及直属单位。学校附属单位可参照本条例执行。

第三十九条 本条例具体实施问题,由学校档案部门负责解释。

第四十条 本条例由学校批准之日起施行。原学校《档案工作暂行条例》[沪交档翁字(87)第45号]和《上海交通大学档案工作条例》[沪交白字(1999)第725号]同时废止。

上海交通大学

二○○七年六月五日

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